Cómo crear un plan de integración efectivo
Actualizado el
30/6/2022
Las empresas que tienen un proceso de onboarding estructurado retienen a sus nuevos empleados con una tasa un 82% mayor que las que no lo tienen, según datos de Brandon Hall Group. Sin embargo, muchas pymes españolas siguen improvisando la incorporación de nuevas personas, con el resultado de empleados que tardan meses en ser productivos, o que abandonan antes de los seis meses frustrados por la falta de apoyo. Crear un plan de integración efectivo es una inversión con retorno medible y rápido.
Cómo crear un plan de integración efectivo para nuevos empleados
El plan de integración, también conocido como onboarding, es el proceso estructurado que acompaña al nuevo empleado desde que acepta la oferta hasta que alcanza un nivel de autonomía y productividad pleno en su puesto. Un buen onboarding va mucho más allá de mostrarle el puesto y presentarle a los compañeros: es un proceso sistemático que puede durar desde unas semanas hasta varios meses, según la complejidad del rol.
Entender cómo diseñar un buen plan de integración puede ayudar a las empresas a atraer y retener a los mejores talentos. Aquí hay 7 pasos para apoyar una integración exitosa.
Los 7 pasos de un plan de integración efectivo
1. Enviar un mensaje de bienvenida antes del primer día
Puedes enviar un mensaje de bienvenida a los nuevos empleados antes de su primer día. Esto les ayuda a prepararse y saber qué esperar, además de ahorrar tiempo durante la integración.
El mensaje podría incluir todos los documentos a completar como contratos y formularios, detalles de ubicación y hora de llegada, acceso a portales de empleados o software de seguimiento de tiempo, una agenda para el primer día o semana, una lista de verificación de documentos para llevar el primer día e instrucciones de viaje o direcciones al lugar de trabajo.
Este primer contacto antes del primer día establece el tono de la relación y demuestra al nuevo empleado que su incorporación es importante para la empresa. El preboarding, como se denomina a este proceso anterior al primer día, reduce significativamente la ansiedad del nuevo empleado y permite que el primer día sea más productivo.
2. Preparar el puesto de trabajo antes de la llegada
Nada genera peor impresión que llegar a un nuevo trabajo y encontrar el escritorio sin preparar, el ordenador sin configurar o la cuenta de correo sin crear. Preparar el espacio de trabajo con antelación es una señal de respeto y organización que el nuevo empleado valorará desde el primer momento.
La checklist de preparación del puesto debe incluir: equipamiento informático configurado y con los accesos necesarios, credenciales de todos los sistemas que usará el empleado, tarjeta de acceso y equipamiento de seguridad si procede, y presentación anticipada al equipo más cercano si es posible.
3. Designar un mentor o compañero de referencia
El nuevo empleado tendrá cientos de preguntas pequeñas en sus primeras semanas que no siempre se siente cómodo haciendo a su manager. Designar a un compañero experimentado como mentor o "buddy" durante las primeras semanas proporciona un canal informal de resolución de dudas y acelera significativamente la integración en el equipo.
4. Estructurar la primera semana con un plan claro
La primera semana es crítica: el nuevo empleado está formando su primera impresión de la empresa, procesando una gran cantidad de información nueva y calibrando si ha tomado la decisión correcta al aceptar el trabajo. Una primera semana sin estructura, con largas esperas y sin claridad sobre qué se espera, puede ser suficiente para que un buen candidato empiece a buscar otras opciones.
El plan de primera semana debe incluir reuniones con el manager para alinear objetivos y expectativas, sesiones de formación en los sistemas y procesos del puesto, presentaciones al equipo y a los stakeholders clave, y tiempo para revisar documentación relevante sin saturar al nuevo empleado.
5. Clarificar los objetivos del periodo de prueba
El periodo de prueba en España puede durar hasta 6 meses para técnicos titulados y hasta 2 meses para el resto de trabajadores, según el Estatuto de los Trabajadores. Durante este período, tanto la empresa como el trabajador pueden resolver el contrato sin necesidad de preaviso ni indemnización.
Para que el periodo de prueba sea útil, el nuevo empleado debe saber desde el primer día qué se evaluará y cuáles son los criterios de éxito. La ambigüedad sobre las expectativas durante el periodo de prueba es una de las principales causas de fracaso en la incorporación.
6. Establecer checkpoints regulares en los primeros meses
Las reuniones de seguimiento regulares (al final de la primera semana, al mes y a los tres meses) permiten identificar problemas de integración antes de que se conviertan en motivos de baja. Estas conversaciones deben ser bidireccionales: el manager comparte su observación del desempeño del nuevo empleado, y el nuevo empleado puede expresar sus dudas, dificultades y necesidades de apoyo.
7. Recoger el feedback del proceso de onboarding
El proceso de onboarding debe mejorar con cada incorporación. Recoger el feedback de los nuevos empleados al finalizar su periodo de integración permite identificar los puntos fuertes del proceso y los aspectos que necesitan mejora. Esta información es gold para RRHH y tiene un coste prácticamente nulo.
Preguntas frecuentes sobre los planes de integración
¿Cuánto tiempo debe durar un proceso de onboarding?
La duración óptima depende de la complejidad del puesto. Para posiciones operativas sencillas, un onboarding de 2-4 semanas puede ser suficiente. Para posiciones de mayor complejidad técnica o de gestión, el proceso puede extenderse hasta 3-6 meses. El error más común es dar el onboarding por terminado demasiado pronto, antes de que el empleado haya alcanzado plena autonomía.
¿Qué documentos debe firmar el nuevo empleado en el primer día?
El contrato de trabajo si no se firmó antes, las cláusulas de confidencialidad o no competencia si aplican, la política de protección de datos, el acuse de recibo del manual del empleado y cualquier documentación específica del puesto (permisos, habilitaciones, autorización para uso de equipos). Tener toda esta documentación preparada de antemano agiliza el primer día.
¿Cómo adaptar el plan de integración para el trabajo híbrido o en remoto?
El onboarding en remoto requiere más intencionalidad: las presentaciones informales que ocurren de forma natural en la oficina hay que planificarlas explícitamente. Los primeros días en remoto deben incluir más reuniones de vídeo que lo habitual, una introducción virtual al equipo y acceso temprano a todas las herramientas digitales de la empresa.
¿Cómo usar Shyfter en el plan de integración?
Shyfter permite incorporar al nuevo empleado al sistema de gestión de turnos desde el primer día: crear su perfil, asignarle sus primeros turnos y darle acceso a la aplicación para que pueda ver su horario y fichar desde el día uno. Esto elimina la confusión de los primeros días sobre cuándo se trabaja y cómo se registra la jornada.
Un plan de integración efectivo es la base de una relación laboral exitosa y duradera. Shyfter facilita la integración operativa de los nuevos empleados desde el primer día, con acceso inmediato a sus horarios, al sistema de fichaje y a la comunicación del equipo. Descubre más en shyfter.co/es-es.
Onboarding en entornos remotos e híbridos
El trabajo remoto e híbrido ha cambiado la naturaleza del onboarding. Cuando el nuevo empleado trabaja desde casa desde el primer día, los momentos de integración informal hay que planificarlos explícitamente. Un plan de integración para entornos remotos debe incluir sesiones de vídeo más frecuentes en las primeras semanas, un onboarding digital completo con acceso inmediato a todas las herramientas y la designación de un compañero de referencia que esté disponible para responder dudas pequeñas. La integración en remoto requiere más estructura, no menos, que la presencial.
