Software de planificación para eventos
Resumen: El sector de eventos tiene necesidades de planificación que las herramientas de RRHH clásicas no cubren: planificación por evento, pool de eventuales, multi-sede, altas masivas en la TGSS y facturación por evento. Un software de planificación de eventos como Shyfter está diseñado para esta realidad. Esta guía compara los enfoques y detalla las funcionalidades imprescindibles para el sector.
Por qué el sector de eventos necesita una herramienta específica
Un restaurante planifica por semana, con los mismos empleados, en el mismo lugar. El sector de eventos no funciona así. Cada evento es un proyecto único: ubicación diferente, efectivos diferentes, horarios diferentes. El lunes planifica un seminario de 30 personas en un hotel. El martes un festival de 3 días con 300 eventuales. El miércoles una gala corporativa de 200 comensales en una finca. Una herramienta de planificación clásica no puede gestionar esta variabilidad.
Los tres enfoques actuales y sus limitaciones
Excel y Google Sheets
Funciona para 2 a 3 eventos por mes con 20 eventuales. Después aparecen las limitaciones: sin notificaciones para los eventuales, sin disponibilidades en tiempo real, sin enlace con las altas en la TGSS, sin registro de presencia, sin seguimiento de costes por evento. Un coordinador dedica 8 a 12 horas semanales a la gestión manual, entre 12.000 y 18.000 € anuales en costes ocultos.
Software generalista de RRHH
Herramientas como Planday, Tamigo o Deputy gestionan bien los turnos recurrentes pero carecen de las funciones clave del sector de eventos: planificación por evento, concepto de eventuales, gestión multi-sede dinámica, gestión por fases y altas integradas en la TGSS.
Software de planificación de eventos
Una herramienta diseñada para el sector piensa en eventos, no en semanas. Cada evento es un proyecto con fases, puestos, ubicación y presupuesto. El pool de eventuales está en el centro del sistema. Los datos para tramitar las altas en la TGSS están listos al validar la planificación. El registro de presencia es móvil y geolocalizado. El coste por evento se calcula en tiempo real.
Funcionalidades imprescindibles
- Planificación por evento con fases (montaje, evento, desmontaje), puestos y efectivos por turno
- Gestión del pool con competencias, disponibilidades, puntuación de fiabilidad y contador de horas
- Movilización vía notificación push, confirmación en un toque
- Datos listos para las altas en la TGSS al validar la planificación y ante cualquier cambio
- Registro de presencia móvil geolocalizado con modo offline y panel en tiempo real
- Seguimiento de costes por evento con comparación previsto/real
- Gestión multi-sede con creación de nuevas ubicaciones en segundos
- App móvil para eventuales: actualizar disponibilidades, confirmar turnos, registrar presencia
- Conformidad con el convenio colectivo de hostelería y eventos: tablas salariales, plus nocturnos y de fin de semana
- Exportación a nóminas en el formato requerido
Retorno de la inversión y transición
Para una empresa que gestiona 10 eventos mensuales con 50 eventuales de media: ahorro de tiempo de ~50 horas/mes, valor de ~1.500 €/mes, más reducción de errores de 500 a 1.000 €/mes. El proceso de implementación dura 1-2 días de setup, medio día de formación y 2-4 semanas de transición.
FAQ
¿El software puede gestionar también los empleados fijos?
Sí. Shyfter gestiona empleados fijos y eventuales en la misma herramienta, con estados y reglas adaptados a cada tipo de contrato.
¿Cuánto tiempo se tarda en implementar el software?
Setup 1-2 días, formación de coordinadores medio día, transición 2-4 semanas. La mayoría de empresas están totalmente operativas tras 3 o 4 eventos gestionados con la herramienta.
¿Tramita Shyfter las altas en la TGSS?
No. En España, el alta la tramitan la empresa o su gestoría ante la TGSS. Shyfter le facilita la lista de personas asignadas y los cambios de la planificación para que las altas se comuniquen a tiempo.
