Períodos de retención para documentos de RRHH: ¡le contamos todo!
En España no existe un único plazo de conservación para todos los documentos de RRHH: cada norma fija el suyo. Los más importantes son cuatro años para el registro de jornada (Estatuto de los Trabajadores) y para la documentación de altas, bajas, cotización y recibos de salarios (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). En este artículo encontrará los plazos clave y las ventajas de un software de gestión documental.
¿Qué son los documentos de recursos humanos?
En RRHH se generan y reciben muchos documentos que hay que archivar, por ejemplo:
- notas de entrevistas y candidaturas,
- registros de jornada,
- nóminas,
- contratos de trabajo y sus anexos,
- cartas de dimisión o despido y finiquitos,
- documentos de cotización a la Seguridad Social,
- resoluciones de alta y baja en la Seguridad Social,
- documentos de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social,
- documentación de prevención de riesgos laborales.
Todos deben poder recuperarse con facilidad cuando se necesiten y conservarse durante el plazo que marque la ley.
¿Cuánto tiempo debe conservarse cada documento?
Los plazos siguientes son mínimos. Puede conservar los documentos más tiempo si existe una razón legítima, por ejemplo un litigio en curso, respetando siempre la normativa de protección de datos.
Plazos clave
- Registro diario de jornada: 4 años. Lo exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Los registros quedan a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Altas, bajas y variaciones en la Seguridad Social, documentos de cotización y recibos de salarios: 4 años. No conservarlos es una infracción leve según el artículo 21.1 de la LISOS.
- Contratos de trabajo, anexos y documentos de extinción: conviene conservarlos al menos mientras dure la relación laboral y, después, mientras puedan servir de prueba ante una reclamación o una inspección.
Plazos de referencia para las reclamaciones
- Las infracciones laborales prescriben, con carácter general, a los 3 años, y las de Seguridad Social a los 4 años (artículo 4 de la LISOS).
- Las acciones derivadas del contrato de trabajo que no tengan un plazo especial prescriben al año de su terminación (artículo 59 del Estatuto de los Trabajadores).
- La normativa fiscal y mercantil puede exigir plazos propios para la documentación contable y las retenciones: consúltelos con su gestoría.
Datos personales
Los datos personales de cada empleado (currículum, titulaciones, certificados de formación, datos de contacto) se conservan mientras dura la relación laboral y, después, solo durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales o atender posibles reclamaciones. Este tratamiento está sujeto al RGPD y a la LOPDGDD: cada persona tiene derecho a acceder a sus datos, rectificarlos y, en su caso, solicitar su supresión, y toda la información debe guardarse de forma segura.
¿En qué formato conservar los documentos?
Archivar los documentos de RRHH es una tarea pesada. Vigilar los plazos exige constancia, y el archivo en papel ocupa espacio. Un sistema de gestión documental electrónico guarda de forma segura los documentos del personal, les pone fecha y hora y le ayuda a seguir el plazo de conservación de cada uno. Ahorra espacio y tiempo, y reduce los errores.
¿Por qué es importante una buena gestión documental?
Los documentos de RRHH sirven mucho después del momento en que se crean. Son la principal prueba en caso de conflicto con un empleado o de inspección. Tener a mano los documentos de cada relación laboral le permite demostrar que su empresa ha cumplido sus obligaciones laborales, de Seguridad Social y fiscales.
¿Qué normas regulan la conservación?
- El Estatuto de los Trabajadores, para el registro de jornada y los plazos de las acciones laborales.
- La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), para la documentación de Seguridad Social y los recibos de salarios.
- El RGPD y la LOPDGDD, para los datos personales.
- La normativa fiscal y mercantil, para la documentación contable y tributaria.
¿Qué consecuencias tiene no cumplir?
No conservar el registro de jornada es una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS), y no conservar durante cuatro años la documentación de Seguridad Social y los recibos de salarios es una infracción leve (artículo 21.1). Además, en caso de reclamación, la falta de documentos puede impedirle defender su posición, lo que a veces resulta más costoso que una multa.
