¿Se requiere un sistema de fichaje en el lugar de trabajo?

Cada empleador es legalmente responsable de rastrear las horas de trabajo de los empleados. Aunque las empresas pueden elegir entre varios métodos, los relojes de tiempo siguen siendo una de las soluciones más fiables. Pero, ¿es obligatorio instalar un reloj de tiempo? Revisemos los requisitos legales y las ventajas de usar un reloj de tiempo combinado con software de gestión de personal.

El requisito legal de rastrear las horas de trabajo

En España, independientemente del tamaño de la empresa, los empleadores deben garantizar el registro diario de jornada de cada persona, con la hora concreta de inicio y de finalización (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Es una obligación legal, no una elección.

¿Por qué rastrear las horas de trabajo de los empleados?

Los empleadores necesitan asegurarse de que los empleados trabajen el número de horas acordado contractualmente y respeten los límites legales. El rastreo preciso del tiempo también ayuda a:

Verificar el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Calcular períodos de descanso, horas extraordinarias y horas complementarias.
Asegurar una nómina precisa basada en las horas trabajadas.
Prepararse para una visita de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y para posibles reclamaciones.

¿Quién necesita que se registren sus horas?

Todos los empleados están cubiertos por este requisito, independientemente de:

Tipo de contrato de trabajo (indefinido, temporal, fijo discontinuo).
Horario de trabajo (tiempo completo, tiempo parcial, horario flexible).
Puesto, incluidos los mandos intermedios.

Algunas relaciones laborales especiales y algunos sectores con jornadas especiales tienen reglas propias. En caso de duda, consulte a su gestoría o a la Inspección de Trabajo.

Opciones de rastreo de tiempo para empleadores

Los empleadores tienen varias opciones para documentar las horas de trabajo:

Hojas de tiempo en papel.
Hojas de cálculo (Excel o similar).
Relojes de tiempo (basados en tarjetas).
Dispositivos biométricos (bajo condiciones estrictas).

Algunos métodos más antiguos, como hojas de tiempo en papel, se usan raramente hoy en día debido al riesgo de error y falta de fiabilidad.
Las soluciones biométricas, como los lectores de huella dactilar, están muy limitadas. Según la guía de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) de noviembre de 2023, tratan datos de categoría especial de alto riesgo, el consentimiento de la plantilla no basta para usarlos y exigen una evaluación de impacto previa.

¿Es obligatorio por ley un reloj de tiempo?

Aunque los empleadores están obligados a rastrear las horas de trabajo, no se impone legalmente un método específico. Esto significa que los relojes de tiempo no son obligatorios, pero a menudo son la solución preferida por su fiabilidad y facilidad de uso.

El 14 de mayo de 2019, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea dictaminó que los Estados deben exigir un sistema objetivo, fiable y accesible para medir la jornada diaria. En España, el registro diario ya era obligatorio desde el Real Decreto-ley 8/2019. El Gobierno ha anunciado además una reforma reglamentaria para exigir un registro digital: compruebe en el BOE si ya está en vigor antes de elegir su sistema.

¿Por qué muchas empresas eligen relojes de tiempo de todos modos?

Incluso si los relojes de tiempo no son legalmente requeridos, muchas empresas los utilizan porque ofrecen beneficios significativos, especialmente cuando se combinan con software de programación:

Recopilación de datos precisa y automática, reduciendo el error humano.
Simplificación del procesamiento de nóminas con transferencia directa de datos.
Cálculos precisos de horas extras y períodos de descanso.
Prueba legalmente válida de las horas trabajadas, reduciendo disputas.
Registros claros y conservados cuatro años para la Inspección de Trabajo.

Reglas de cumplimiento al instalar un reloj de tiempo

Si un empleador elige instalar un reloj de tiempo, debe respetar cuatro reglas clave:

El sistema debe ser fiable e inviolable.
El método debe ser proporcionado: app, código o tarjeta antes que biometría, que la AEPD considera de alto riesgo.
Los registros se conservan cuatro años a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Los empleados deben poder revisar sus propios registros de tiempo (los resúmenes mensuales a menudo son firmados por ambas partes).

Obligaciones del empleador antes de la instalación

Instalar un reloj de tiempo conlleva obligaciones legales:

Organizar el registro mediante convenio o acuerdo de empresa o, a falta de acuerdo, consultar a los representantes legales de los trabajadores (delegados de personal o comité de empresa).
Explicar el propósito y las razones para instalar el sistema.
Notificar a todos los empleados con antelación, explicando:
- El marco legal.
- Períodos de retención de datos.
- Derechos de los empleados.

Protección de los datos de los empleados

El sistema de fichaje debe cumplir completamente el RGPD y la LOPDGDD. Esto significa:

Los datos deben almacenarse de forma segura.
El acceso debe estar restringido al personal autorizado.
Los empleados deben tener el derecho de acceder y corregir sus datos si es necesario.

Derechos de los empleados al usar un reloj de tiempo

Los empleados no pueden negarse a registrar su entrada/salida si el sistema cumple con las leyes laborales y las regulaciones de protección de datos. Sin embargo, pueden:

Impugnar sistemas que violen sus derechos (por ejemplo, rastreo biométrico ilegal).
Solicitar correcciones si ocurren errores.
Presentar quejas si sienten que su privacidad es violada.

Si una persona olvida fichar, lo razonable es corregir el registro con una incidencia trazada y validada por su responsable. En caso de conflicto, resuelven los juzgados de lo social, y un registro de jornada fiable es la mejor prueba para ambas partes.