Cómo gestionar las horas extras de los empleados
En España, las horas extra son las trabajadas por encima de la jornada máxima ordinaria, que el Estatuto de los Trabajadores fija en 40 horas semanales de promedio en cómputo anual. Se compensan con pago o con descanso, son voluntarias salvo pacto y no pueden superar 80 al año. Gestionarlas bien exige anticipar la carga de trabajo, fijar reglas claras y registrar cada hora.
¿Qué son las horas extra?
Definición
Son las horas trabajadas más allá de la duración máxima de la jornada ordinaria, legal o fijada por convenio o contrato (artículo 35.1). Su realización es voluntaria, salvo que se haya pactado en el convenio colectivo o en el contrato individual (artículo 35.4).
Cómo se compensan
El convenio colectivo o, en su defecto, el contrato decide entre pagarlas, con una cuantía que nunca puede ser inferior al valor de la hora ordinaria, o compensarlas con descanso retribuido equivalente. Sin pacto, se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes.
Por ejemplo, si su convenio fija una jornada de 40 horas semanales sin distribución irregular y una persona trabaja 45 horas una semana, esas 5 horas son extraordinarias y se pagan o se compensan según lo pactado.
Obligaciones de la empresa
Máximo de horas extra
El límite es de 80 horas extraordinarias al año, en proporción para jornadas anuales inferiores a la general de la empresa. No cuentan las compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes, ni las realizadas para prevenir o reparar siniestros.
Jornada y descansos obligatorios
Incluso con horas extra, la empresa debe respetar:
- un máximo de 9 horas ordinarias de trabajo efectivo al día, salvo otra distribución fijada por convenio o acuerdo con los representantes de los trabajadores,
- 12 horas de descanso como mínimo entre dos jornadas,
- una pausa de 15 minutos si la jornada continuada supera las 6 horas,
- un descanso semanal de día y medio ininterrumpido.
Los trabajadores nocturnos no pueden hacer horas extraordinarias.
Registro
La jornada de cada persona se registra día a día, se totaliza en el periodo de pago y se entrega una copia del resumen con la nómina. El registro diario de jornada se conserva cuatro años.
Cómo gestionar las horas extra de manera eficiente
Anticipar las necesidades de personal
La gestión de las horas extra empieza por la previsión de la carga de trabajo: picos estacionales, eventos, rebajas. Con una buena previsión puede ajustar la plantilla, reforzar con contratos por circunstancias de la producción cuando corresponda o pactar una distribución irregular de la jornada, en lugar de depender siempre de las horas extra.
Con una planificación adecuada, las tareas se reparten de forma equitativa y se evita el agotamiento.
Establecer una política clara de horas extra
Una política escrita ayuda a su equipo a entender lo que espera la empresa. Debería incluir:
- en qué periodos pueden pedirse horas extra,
- quién puede pedirlas y validarlas,
- cómo se compensan (pago o descanso) según el convenio,
- cómo se comunican y con qué antelación.
Avisar con antelación
El Estatuto de los Trabajadores no fija un plazo general de preaviso para las horas extraordinarias, pero muchos convenios sí lo hacen. Si aplica una distribución irregular de la jornada, la persona debe conocer el día y la hora de trabajo con al menos cinco días de antelación (artículo 34.2). Avisar pronto es, además, la mejor forma de que las horas extra se acepten.
Fomentar la flexibilidad
Los horarios flexibles y los intercambios de turnos dan al equipo más margen para conciliar y reducen la presión de las horas extra.
Repartir la carga de forma justa
El exceso de horas extra suele ser síntoma de una mala distribución del trabajo o de una plantilla corta. Las cargas desiguales provocan agotamiento y absentismo. Las horas extra deben seguir siendo una solución puntual.
Utilizar un software para gestionar las horas extra
Un software como Shyfter registra las horas trabajadas con el fichaje, calcula las horas extra según las reglas que usted configura y le ayuda a cumplir la normativa. Ofrece una visión en tiempo real de la carga de cada persona, sigue el descanso compensatorio y exporta los datos a su gestoría para la nómina.
Con la planificación y el fichaje en la misma herramienta, puede ajustar los turnos en los periodos de más actividad y repartir la carga de forma justa.
