Derechos y límites del empleador al rechazar permisos de los empleados
En España, las fechas de vacaciones se fijan de común acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora, según lo que establezca el convenio colectivo sobre la planificación anual (artículo 38.2 del Estatuto de los Trabajadores). La empresa puede no aceptar unas fechas por necesidades organizativas justificadas, pero no puede negar el derecho a las vacaciones ni sustituirlas por dinero. Si no hay acuerdo, decide el juzgado de lo social.
Obligaciones de la empresa en materia de vacaciones
Toda persona trabajadora tiene derecho como mínimo a 30 días naturales de vacaciones retribuidas por año completo, o a la parte proporcional si ha trabajado menos tiempo (2,5 días naturales por mes trabajado). El convenio o el contrato pueden mejorar este mínimo.
El calendario de vacaciones se fija en cada empresa, y cada persona debe conocer sus fechas al menos dos meses antes del comienzo del disfrute (artículo 38.3). Muchos convenios regulan cómo se elabora ese calendario, cuántos días se disfrutan en verano o si la empresa puede fijar un periodo de cierre. Si existen delegados de personal o comité de empresa, el convenio puede prever su participación.
Motivos habituales para no aceptar unas fechas
Asegurar la continuidad del servicio
Algunos puestos son esenciales, y la empresa no puede permitir que demasiadas personas clave se ausenten a la vez. Si varias personas piden el mismo periodo, algunas solicitudes tendrán que esperar o cambiar de fechas.
En ese caso conviene aplicar un orden de prioridad conocido de antemano, fijado por el convenio colectivo o por una política interna. Muchos convenios tienen en cuenta, por ejemplo, las responsabilidades familiares o la rotación de un año a otro.
Picos de actividad
Las fechas pueden no aceptarse si coinciden con picos estacionales: el comercio en Navidad o en rebajas, la hostelería en verano. La empresa puede proponer fechas alternativas en periodos de menor actividad.
Circunstancias excepcionales
Un pedido importante imprevisto o la sustitución de una persona de baja pueden justificar un cambio de planes. No existe una lista cerrada, pero cualquier negativa debe estar justificada y no puede ser arbitraria.
Ausencias que no son vacaciones y que la empresa no puede negar
Algunas ausencias tienen su propio régimen legal y no dependen de la organización de las vacaciones, por ejemplo:
- la suspensión del contrato por nacimiento y cuidado de menor, adopción o acogimiento,
- los permisos retribuidos del artículo 37.3, como 15 días naturales por matrimonio o registro de pareja de hecho, dos días por fallecimiento de un familiar hasta el segundo grado o cinco días por accidente, enfermedad grave u hospitalización de un familiar, siempre con previo aviso y justificación,
- la incapacidad temporal.
Si las vacaciones fijadas coinciden con una incapacidad temporal derivada del embarazo, el parto o la lactancia natural, o con la suspensión por nacimiento, la persona puede disfrutarlas en otra fecha, aunque haya terminado el año natural.
Procedimiento recomendado
- Fijar y publicar el calendario de vacaciones con antelación suficiente para que cada persona conozca sus fechas al menos dos meses antes.
- Responder por escrito a cada solicitud y motivar cualquier negativa.
- Proponer fechas alternativas cuando no sea posible aceptar las pedidas.
Riesgos para la persona trabajadora y para la empresa
Para la persona trabajadora
Si toma vacaciones en fechas que no han sido acordadas ni fijadas por el juzgado, la ausencia puede considerarse injustificada y dar lugar a medidas disciplinarias según el régimen de faltas del convenio colectivo.
Para la empresa
Si no hay acuerdo, la persona puede acudir al juzgado de lo social. Según el artículo 125 de la Ley reguladora de la jurisdicción social, dispone de 20 días desde que conoce la fecha fijada para presentar la demanda o, si no hay fecha fijada, debe presentarla al menos dos meses antes de la fecha que pretende. El procedimiento es sumario y preferente.
Además, no respetar las normas sobre vacaciones es una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que puede comprobar la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Un software de gestión de vacaciones para prevenir conflictos
Gestionar las vacaciones de equipos grandes respetando estas reglas es complejo. Un software como Shyfter automatiza las solicitudes, deja constancia de cada respuesta y muestra en el cuadrante los huecos de personal antes de aprobar unas fechas.
Con un sistema transparente, la empresa reduce las negativas, mejora la satisfacción del equipo y evita riesgos legales.
