Saison terrasse : adapter votre planning
En bref : L'ouverture de la terrasse au printemps, c'est 30 a 50% de couverts en plus du jour au lendemain. Le planning doit suivre : plus de serveurs, des barmans supplementaires, une cuisine renforcee, le tout avec une meteo imprevisible qui peut annuler un service complet. Ce guide couvre la montee en charge saisonniere, le recrutement anticipe, la gestion de la dependance meteo et l'optimisation du planning pendant la haute saison. Shyfter vous aide a adapter vos effectifs en quelques clics.
La terrasse : un accelerateur d'activite qui change tout
Un restaurant de 50 places assises en interieur qui ouvre une terrasse de 30 places augmente sa capacite de 60%. Du jour au lendemain, il passe de 50 a 80 couverts potentiels. Le chiffre d'affaires peut bondir de 30 a 50% sur les mois d'ete. Mais cette hausse ne se gere pas avec la meme equipe.
L'ouverture de la terrasse impose un renforcement des effectifs a tous les niveaux : plus de serveurs pour couvrir les tables exterieures, un barman supplementaire pour les aperitifs et les cocktails en terrasse, un renfort en cuisine pour absorber le volume supplementaire, et parfois un runner supplementaire pour faire la liaison entre la salle et la terrasse.
Le defi : cette montee en charge est progressive (les premieres belles journees de mars/avril) puis massive (mai a septembre), avec une dependance meteo qui rend chaque journee incertaine.
Anticiper la montee en charge
Le calendrier type
- Mars : recrutement des extras et etudiants pour la saison. Constitution ou remise a jour du pool
- Avril : ouverture ponctuelle de la terrasse les beaux jours. Test des effectifs renforces. Formation des nouveaux extras
- Mai-juin : terrasse ouverte en continu. Montee en charge complete. Les effectifs doivent etre a leur maximum
- Juillet-aout : pic de la saison. Vacances du personnel fixe a gerer en parallele. Etudiants disponibles a temps plein
- Septembre : baisse progressive. Retour des etudiants en cours. Reduction des effectifs extras
- Octobre : fermeture de la terrasse. Retour aux effectifs normaux
Recruter avant la demande
L'erreur classique : attendre mai pour chercher des extras. A ce moment-la, tous les restaurants du quartier cherchent les memes profils. Les bons extras sont deja pris. Commencez le recrutement en mars pour avoir un pool complet en avril.
Sources prioritaires pour le recrutement saisonnier :
- Vos extras de la saison precedente (rappelez-les en premier)
- Les etudiants qui terminent leur session d'examens en juin
- Les ecoles hotelières en stage de fin d'annee
- Les flexi-jobbers qui cherchent un complement pour l'ete
Former avant le rush
Un extra qui debarque le premier samedi de beau temps sans connaitre la carte, le plan de salle ou le systeme de caisse est un frein, pas un renfort. Prevoyez des sessions de formation en avril, avant le pic. Meme 2 heures de briefing font la difference entre un extra operationnel et un extra qui genere plus de travail qu'il n'en absorbe.
Gerer la dependance meteo
Le probleme
La terrasse depend de la meteo. Un vendredi soir annonce a 25 degres et ensoleille peut attirer 90 couverts. Le meme vendredi sous la pluie, c'est 40 couverts en interieur. La difference d'effectif necessaire entre les deux scenarios est enorme : 12 personnes dans un cas, 7 dans l'autre.
Le planning doit integrer cette incertitude. Vous ne pouvez pas planifier chaque semaine en esperant le beau temps, ni planifier pour la pluie et vous retrouver en sous-effectif quand le soleil brille.
La strategie du plan A / plan B
Construisez deux scenarios pour chaque service :
- Plan A (beau temps, terrasse ouverte) : effectif renforce avec extras confirmes
- Plan B (mauvais temps, interieur uniquement) : effectif de base, extras liberes
Confirmez le scenario la veille ou le matin meme en fonction des previsions meteo. Cela suppose un pool d'extras qui accepte cette flexibilite et un systeme de communication rapide.
Les extras "en standby"
Certains extras peuvent etre mis en standby : ils sont prevenus qu'ils travailleront peut-etre, et la confirmation arrive la veille. Cette pratique n'est pas ideale (les extras preferent la certitude), mais elle est realiste dans un contexte de dependance meteo. Compensez par une bonne relation : payez les extras en standby qui se liberent pour rien, meme si ce n'est pas obligatoire. C'est un investissement en fidelisation du pool.
Shyfter et la gestion des scenarios
Avec Shyfter, vous pouvez creer deux versions du planning (beau temps / mauvais temps) et activer l'une ou l'autre en un clic. Les extras concernes sont notifies instantanement via l'application. Les declarations Dimona ne sont generees que pour le scenario active, evitant les declarations inutiles.
Adapter le planning par zone
Terrasse, salle, bar : trois zones, trois besoins
Pendant la saison terrasse, le restaurant fonctionne en trois zones distinctes :
- Terrasse : service rapide, boissons en volume, aperitifs et plats legers. Besoin de serveurs rapides et endurants (la terrasse, c'est des allers-retours plus longs qu'en salle)
- Salle interieure : service classique, souvent moins charge qu'en hiver (les clients preferent la terrasse). Effectif reduit possible
- Bar : en ete, le bar tourne a plein regime. Cocktails, bières, aperitifs en terrasse. Le barman est sous pression
Repartition des effectifs
Un jour de beau temps type pour un restaurant de 80 couverts (50 interieur + 30 terrasse) :
- Terrasse : 2 serveurs + 1 commis/runner
- Salle : 2 serveurs
- Bar : 1 barman (2 en soiree)
- Cuisine : renfort d'un commis supplementaire par rapport a l'hiver
Total : 8 a 9 en salle/terrasse/bar + 4 a 5 en cuisine. Contre 5 en salle + 3 en cuisine en hiver. La montee en charge est de 40 a 50% sur l'effectif total.
Les pics saisonniers au-dela de la terrasse
Les ponts et jours feries de mai-juin
En Belgique et en France, mai est le mois des ponts : 1er mai, Ascension, lundi de Pentecote. Chaque pont genere un afflux de clients, souvent en famille. Le planning doit prevoir un effectif de week-end sur ces jours "semaine" feries. Les sursalaires de jour ferie alourdissent le cout salarial, mais le chiffre d'affaires compense largement.
Les evenements estivaux
Festivals, concerts en plein air, braderies, fetes de quartier : l'ete est riche en evenements qui drainent du monde. Si votre restaurant est situe pres d'un lieu d'evenement, anticipez les pics. Un festival a 500 metres du restaurant peut doubler votre affluence un soir de semaine.
Les vacances scolaires
Juillet et aout voient affluer les touristes dans les zones touristiques et les habitants dans les quartiers residentiels. Le midi, les familles en vacances remplissent les terrasses. Le planning doit couvrir ces midis inhabituellement charges.
C'est aussi la periode ou le personnel fixe part en vacances. Le planning doit concilier les conges de l'equipe fixe et le renforcement de l'equipe saisonniere. Regle pratique : ne laissez jamais plus de 20% de l'equipe fixe en vacances simultanement pendant la haute saison.
Le cout de la saison
Masse salariale en hausse
La saison terrasse augmente la masse salariale de 30 a 50%. Plus d'extras, plus d'heures supplementaires, plus de sursalaires (dimanches, jours feries, nuit en soiree). Ce cout supplementaire doit etre couvert par la hausse du chiffre d'affaires. Si ce n'est pas le cas, c'est que le planning est surdimensionne.
Ratio productivite a surveiller
Pendant la saison, surveillez le ratio masse salariale / chiffre d'affaires chaque semaine. L'objectif en restauration traditionnelle : rester entre 30 et 40%. Si le ratio depasse 40%, vous avez trop de monde par rapport a l'activite. Si vous etes sous 30%, vos equipes sont probablement en surcharge.
Optimiser avec les extras
Les extras permettent une flexibilite de couts impossible avec une equipe 100% fixe. En periode de beau temps, vous renforcez. En periode de pluie, vous reduisez. Le cout salarial suit l'activite au lieu de rester fixe. C'est l'avantage structurel du modele extras en horeca.
Preparer la descente de saison
Septembre-octobre : la transition
La fin de la saison terrasse est progressive. Les soirees raccourcissent, les temperatures baissent, les etudiants retournent en cours. Reduisez les effectifs extras graduellement, pas brutalement. Gardez les meilleurs profils pour les week-ends d'arriere-saison.
Retour d'experience
A la fin de la saison, faites un bilan :
- Quels extras ont ete les plus fiables et competents ? (Re-engagez-les en priorite l'an prochain)
- Quels services etaient systematiquement en sur ou sous-effectif ?
- Quel a ete le ratio masse salariale / CA mois par mois ?
- Quels jours de pluie ont cause des annulations couteuses ?
Ces donnees, issues du pointage et du planning Shyfter, alimentent la planification de la saison suivante.
FAQ
De combien faut-il renforcer les effectifs pour la saison terrasse ?
En moyenne, prevoyez une augmentation de 30 a 50% de l'effectif total pendant la pleine saison (mai-septembre). Pour un restaurant de 50 couverts interieurs qui ouvre 30 places en terrasse, cela signifie 3 a 4 personnes supplementaires par service en salle/terrasse et 1 a 2 en cuisine. L'effectif exact depend de la configuration de la terrasse (distance par rapport a la cuisine, nombre de tables) et du type de carte proposee en exterieur.
Comment gerer un planning quand la meteo change a la derniere minute ?
Preparez deux scenarios de planning (beau temps / mauvais temps) et activez le bon la veille au soir ou le matin. Constituez un pool d'extras qui acceptent le fonctionnement "en standby" avec confirmation tardive. Avec Shyfter, vous basculez d'un scenario a l'autre en un clic et les extras sont notifies instantanement via l'application. Les Dimona ne sont generees que pour le scenario active.
Quand faut-il commencer a recruter pour la saison estivale ?
Commencez en mars. C'est assez tot pour avoir le choix et assez tard pour que les candidats aient de la visibilite sur leur disponibilite estivale. Rappelez d'abord vos extras de la saison precedente. Ensuite, contactez les ecoles hotelières pour les stagiaires et etudiants. Prevoyez des sessions de formation en avril pour que les nouveaux extras soient operationnels avant le rush de mai. En juin, les etudiants terminent leurs examens et deviennent disponibles a temps plein.
Autres guides sur la restauration et les bars
- la restauration et les bars (hub)
- Gestion de planning restaurant
- CP 302 : obligations sociales pour l'horeca
- Horaires coupés en restauration
- Planning cuisine et salle restaurant
- Extras et étudiants en restauration
- Pointage en restaurant
- Planning bar et cocktail bar
- Turnover et rétention en horeca
- Coût salarial en restaurant
- Déclarations Dimona en horeca
- Logiciel de planning pour restaurant
