Dimona aangifte in 2026: wat het is en hoe u het correct doet

Een werknemer begint zaterdag om 11u. De Dimona moet binnen zijn voor hij zijn schort aanbindt. Niet die avond, niet maandag bij de boekhouder. Ervoor.

Dat is de hele Dimona-regel in één zin. En toch loopt het hier net het vaakst mis, zeker in zaken waar het op piekmomenten snel moet gaan. Een Dimona aangifte is de elektronische melding waarmee u aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) laat weten dat iemand bij u aan de slag gaat. Verplicht voor élke werkgever, voor élke werknemer, sinds 2003. Geen uitzonderingen voor kleine zaken.

In deze gids leest u wat een Dimona precies is, wie ze wanneer moet indienen, hoe u dat concreet doet, en wat een vergeten of laattijdige aangifte u kan kosten. We sluiten af met het stuk dat zaakvoerders het vaakst onderschatten: de link tussen Dimona, uw planning en uw pointage.

Wat is een Dimona aangifte precies

Dimona staat voor "Déclaration Immédiate / Onmiddellijke Aangifte". Het is geen formulier op papier en geen mailtje naar het sociaal secretariaat. Het is een digitale aangifte die rechtstreeks bij de RSZ binnenkomt, in real time.

Concreet meldt u per werknemer het begin en het einde van de tewerkstelling. De RSZ koppelt die gegevens aan het rijksregisternummer en aan uw werkgeversaccount. Vanaf dat moment weet de sociale zekerheid dat die persoon bij u werkt, onder welk statuut, en vanaf wanneer.

Wat zit er in zo'n aangifte? Minder dan u denkt. De kern beperkt zich tot een handvol gegevens:

• het identificatienummer van de werkgever en van de werknemer
• het paritair comité en het type werknemer (gewoon, student, flexi, extra)
• de begindatum en, waar van toepassing, het beginuur en einduur

Voor een vaste bediende is dat zo gebeurd. Voor een student of een extra in de horeca komt er een uur bij, want daar telt de aangifte soms per prestatie. Daar komen we zo op terug.

Wie moet een Dimona doen, en wanneer

Iedereen die personeel tewerkstelt onder gezag. Dat is de regel. Of u nu één poetshulp hebt of een ploeg van veertig, het maakt niet uit. Zelfstandigen en echte vennoten vallen erbuiten, maar zodra er een arbeidsrelatie met loon en gezag is, geldt de Dimona-plicht.

Het tijdstip is het gevoelige punt. De aangifte moet gebeuren ten laatste op het ogenblik dat de werknemer effectief begint te werken. Niet "dezelfde dag", maar "voor de eerste minuut prestatie". Een controleur die om 19u een extra in uw keuken aantreft zonder Dimona, kijkt niet of u ze om 20u nog ging indienen.

Voltijds, deeltijds en bedienden

Voor werknemers met een gewoon contract, voltijds of deeltijds, doet u één Dimona "IN" bij de start en één "OUT" bij het einde van de tewerkstelling. Tussendoor moet u niets opnieuw aangeven, ook niet als het uurrooster wisselt. Dat is het comfortabele scenario.

Flexi-jobbers, studenten en extra's

Hier wordt het fijnmaziger, en hier ontstaan de meeste fouten. Voor flexi-jobbers en gelegenheidswerknemers in de horeca werkt u vaak met een Dimona per dag of per prestatie, met een precies begin- en einduur. Studenten worden aangegeven met hun contingent uren, dat de RSZ bijhoudt om te bepalen of het voordelige tarief nog geldt.

Even praktisch: een extra die u op een drukke vrijdag inschakelt en aangeeft van 18u tot 23u, mag niet stilletjes tot 1u blijven plakken zonder dat u dat rechtzet. De aangegeven uren en de werkelijke uren moeten kloppen. Doen ze dat niet, dan zit u met een afwijking die bij een controle of een latere betwisting opduikt.

Hoe doet u een Dimona aangifte, stap voor stap

Er zijn drie wegen, en u kiest er meestal één.

Stap 1. Kies uw kanaal. U kan rechtstreeks via het portaal van de sociale zekerheid (de online Dimona-toepassing), via uw sociaal secretariaat, of via software die met de RSZ communiceert. Veel KMO's gebruiken een mix: het sociaal secretariaat voor de vaste contracten, een tool voor de dagelijkse drukte.

Stap 2. Verzamel de juiste gegevens vooraf. Rijksregisternummer van de werknemer, het juiste paritair comité, het type tewerkstelling. Dat klinkt evident, maar het verkeerde PC of een tikfout in het rijksregisternummer is de klassieker die een aangifte doet mislukken.

Stap 3. Geef aan vóór de start. Dien de Dimona IN in voor de werknemer begint. Voor een vaste aanwerving doet u dat gerust enkele dagen op voorhand. Voor een extra die vanavond invalt, doet u het nu, niet straks.

Stap 4. Bewaar de bevestiging. U krijgt een ontvangstbevestiging met een referentienummer. Bewaar dat. Bij een controle is dat uw bewijs dat de aangifte tijdig vertrok.

Stap 5. Geef wijzigingen en het einde door. Annuleert een student? Dan annuleert u de Dimona. Stopt een contract? Dan volgt een Dimona OUT. Een aangifte die blijft openstaan voor iemand die al weg is, geeft een vertekend beeld van uw personeelsbestand bij de RSZ.

Wie dit handmatig doet voor twintig mensen met wisselende uren, verliest er tijd mee. Wie het koppelt aan zijn personeelsplanning, laat de aangifte vertrekken op het moment dat de shift wordt ingepland. Scheelt een handeling, en vooral een vergetelheid.

Wat kost een vergeten of laattijdige Dimona

Hier wordt het pijnlijk. De Dimona-plicht zit in het Sociaal Strafwetboek, en een ontbrekende aangifte valt onder een sanctie van niveau 4, de zwaarste categorie. Dat betekent: ofwel een strafrechtelijke geldboete, ofwel een administratieve geldboete, in beide gevallen vermenigvuldigd met de wettelijke opdeciemen en, cruciaal, per betrokken werknemer.

Dat laatste is wat de rekening doet ontsporen. Niet één boete voor de hele zaak, maar één per niet-aangegeven persoon. Wie op een drukke avond vier extra's zonder Dimona laat draaien, krijgt vier keer de sanctie tegenover zich. Daarbovenop kan de RSZ een solidariteitsbijdrage opleggen, een forfaitair bedrag dat losstaat van de strafsanctie.

Bij Shyfter zien we die fout vooral ontstaan in de chaos van het moment, niet uit onwil. De vaste vervalt last minute, iemand springt in, en in de drukte vergeet men de aangifte. De Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst (SIOD) weet dat ook, en plant controles net op die piekmomenten: vrijdag- en zaterdagavond in de horeca, koopzondagen in de retail.

En de inspectie is geen folklore meer. De voorbije jaren is het aantal flitscontroles in de horeca fors opgevoerd, met aangekondigde sectoracties die elk jaar terugkeren. Reken er niet op dat een kleine zaak onder de radar blijft.

De koppeling die iedereen vergeet: Dimona, planning en pointage

Een Dimona staat niet op zichzelf. Ze is het sluitstuk van een keten: u plant iemand in, u geeft aan, die persoon werkt, en de gewerkte uren gaan naar de loonverwerking. Breekt die keten ergens, dan ontstaat het risico.

Neem een Gentse brasserie met 12 vaste werknemers en een wisselende ploeg van zes flexi-jobbers. Voor de overstap naar gekoppelde software vertrok de Dimona via een appje naar de zaakvoerder, die ze 's avonds laat indiende. Twee keer in een maand stond een extra al een uur aan het werk voor de aangifte vertrok. Eén SIOD-controle op een zaterdag had volstaan voor een dossier per werknemer.

Vergelijk dat met een Kortrijkse bakkerij met drie filialen die haar planning, Dimona en pointage in één systeem trok. De aangifte vertrekt automatisch zodra een shift wordt bevestigd, en de tijdregistratie legt de werkelijke uren vast. Onze ervaring op het terrein: de afwijking tussen geplande en aangegeven uren zakte er naar zo goed als nul, en de zaakvoerder won er elke week ruim een uur administratie mee.

Wat de RSZ wil zien, is consistentie. Geplande uren, aangegeven uren en geprikte uren die met elkaar overeenstemmen. Tegen 2027 wordt de digitale tijdregistratie in steeds meer situaties de norm, een evolutie die we apart bespreken in onze gids over de verplichte tijdregistratie. Wie zijn Dimona vandaag al netjes aan zijn planning hangt, is daar straks klaar voor.

Dimona in de horeca en retail: de valkuilen

In de horeca zit het venijn in de snelheid. Extra's worden ingeschakeld terwijl de zaal vol zit. Net dan moet de aangifte er al zijn. Een tweede klassieker: het verkeerde statuut. Een flexi-jobber aangeven als gewone werknemer, of omgekeerd, geeft een aangifte die formeel bestaat maar inhoudelijk fout is. Dat valt niet altijd meteen op, wel bij een grondige controle.

In de retail draait het vaker rond studenten en koopzondagen. Een Antwerpse winkel die voor de eindejaarsdrukte vijftien jobstudenten inschakelt, moet voor elk van hen het contingent in de gaten houden. Wie eroverheen gaat, verliest het gunsttarief en betaalt gewone bijdragen, soms met terugwerkende kracht. De Dimona is daarbij het instrument dat de RSZ gebruikt om die uren te tellen.

Wat veel zaakvoerders vergeten: de Dimona is niet enkel een verplichting tegenover de staat. Het is ook uw bescherming. Een correcte, tijdige aangifte is het bewijs dat iemand legaal voor u werkte, met de juiste verzekering bij een arbeidsongeval. Geen Dimona, en een ongeval op de werkvloer wordt meteen een veel groter probleem dan een boete.

FAQ

Wanneer moet een Dimona ten laatste ingediend zijn?

Voor de werknemer effectief begint te werken. Voor een vaste aanwerving doet u dat gerust enkele dagen vooraf. Voor een extra of een invaller doet u het op het moment van de oproep, nooit achteraf.

Wat als ik een Dimona vergeet of te laat indien?

Dan riskeert u een sanctie van niveau 4 uit het Sociaal Strafwetboek, strafrechtelijk of administratief, vermenigvuldigd met de opdeciemen en per betrokken werknemer. De RSZ kan daarnaast een solidariteitsbijdrage opleggen. De rekening loopt snel op zodra het om meerdere mensen gaat.

Moet ik voor een student een aparte Dimona doen?

Ja. Studenten worden aangegeven met hun contingent uren, dat de RSZ bijhoudt om te bepalen of het voordelige solidariteitstarief van toepassing blijft. Gaat de student over zijn contingent, dan vervalt dat voordeel.

Kan ik een Dimona annuleren of corrigeren?

Ja. Komt iemand toch niet opdagen, dan annuleert u de aangifte. Klopt een gegeven niet, dan corrigeert u het. Belangrijk is dat de aangegeven situatie de werkelijkheid blijft volgen.

Doet mijn sociaal secretariaat de Dimona niet automatisch?

Voor vaste contracten neemt het sociaal secretariaat dat vaak over. Voor de dagelijkse drukte, extra's en last-minute wissels, ligt de bal meestal bij u. Net daar gaat het mis, en net daar helpt een tool die aangeeft op het moment dat u inplant.

Tot slot

Een Dimona is een formaliteit van dertig seconden die een dossier van duizenden euro's kan voorkomen. Het probleem is zelden de aangifte zelf; het is het moment. In de drukte, met een invaller die net binnenwandelt, vergeet men de stap die er net dan toe doet.

Daarom hangt u de Dimona het best aan uw planning, zodat ze vertrekt zonder dat u eraan moet denken. Klaar om uw aangiftes, planning en pointage in één systeem te brengen? Vraag een gratis demo aan en we tonen u in 20 minuten hoe dat er voor uw zaak uitziet.