Shyfter apoya la coordinación de los centros de vacunación en Bélgica
Actualizado el
14/3/2021
Cuando en marzo de 2021 comenzó la campaña masiva de vacunación contra el COVID-19 en Bélgica, los centros de vacunación se enfrentaron a un desafío sin precedentes: coordinar a cientos de voluntarios y profesionales sanitarios con turnos que cambiaban constantemente, cumpliendo unos protocolos estrictos y sin posibilidad de fallo. El tiempo era el recurso más escaso. Y la tecnología de gestión de personas, la solución inesperada.
Shyfter apoya la coordinación de los centros de vacunación en Bélgica
Bruselas, 15 de marzo de 2021. La empresa de tecnología de RRHH Shyfter, conocida por sus soluciones digitales de gestión de personal, desempeñó un papel clave en la coordinación del personal en el centro de vacunación RupeLaar en Niel, que atiende a seis municipios.
"Nos enfrentábamos a un enorme desafío logístico en un momento crítico de la crisis del COVID-19. Mantener todo en horario era esencial para asegurar que la estrategia de vacunación pudiera proceder sin problemas," explica Eva Van Hansewijck, gerente de RRHH en el centro de vacunación RupeLaar y parte del equipo Vlotter.
"Dado que ya confiábamos en Shyfter para otros proyectos, sabíamos que podían ayudar a convertir este desafío en un éxito. Nuestro próximo objetivo es escalar aún más nuestros esfuerzos de vacunación utilizando Shyfter," añade Van Hansewijck.
El desafío logístico: coordinar equipos multidisciplinares bajo presión
Los centros de vacunación masivos no tienen precedente en la mayoría de los sistemas sanitarios. En el caso del centro RupeLaar, la complejidad era considerable: se debían coordinar médicos, enfermeras, voluntarios, personal administrativo y de logística, con disponibilidades completamente diferentes y turnos que podían cambiar con pocas horas de antelación según la disponibilidad de vacunas o las ausencias de última hora.
La gestión manual de estos turnos, con hojas de cálculo o llamadas telefónicas, habría sido inviable a esta escala. Se necesitaba una herramienta que permitiera:
- Publicar turnos y modificarlos en tiempo real conforme cambiaban las necesidades
- Notificar automáticamente a los trabajadores y voluntarios de sus asignaciones
- Gestionar las ausencias y encontrar sustitutos de forma rápida
- Mantener un registro fiable de quién había trabajado en cada turno, para el seguimiento posterior
- Coordinar a personas con distintos niveles de habilidades tecnológicas, desde profesionales sanitarios experimentados hasta voluntarios sin experiencia previa con software de RRHH
Cómo Shyfter facilitó la coordinación del personal sanitario
La plataforma Shyfter fue adaptada para responder a las necesidades específicas del entorno de vacunación. Las funcionalidades clave que hicieron posible la operación fueron:
Planificación de turnos en tiempo real
Los responsables del centro podían crear, modificar y publicar turnos desde cualquier dispositivo, con notificaciones automáticas a los trabajadores afectados. Cuando un médico comunicaba que no podía acudir, el sistema permitía identificar inmediatamente quién estaba disponible para cubrir el turno y notificarle en segundos.
Gestión de perfiles y habilidades
En un entorno sanitario, no cualquier persona puede cubrir cualquier turno. Shyfter permitió gestionar los perfiles del personal con sus habilitaciones específicas, asegurando que los turnos se cubrieran siempre con personas que tuvieran las competencias requeridas para cada función.
Registro de asistencia y seguimiento
El registro automático de las horas trabajadas por cada profesional permitió al equipo de gestión tener un control preciso de la asistencia, un dato crítico tanto para la compensación de los voluntarios como para el cumplimiento de los protocolos sanitarios que exigían documentar quién había estado en contacto con los pacientes.
Lecciones aprendidas para la gestión de equipos en situaciones de crisis
La experiencia de los centros de vacunación en Bélgica dejó aprendizajes valiosos que van más allá del contexto sanitario y son aplicables a cualquier organización que gestione equipos en situaciones de alta variabilidad:
- La comunicación en tiempo real es crítica: en situaciones que cambian rápidamente, los sistemas de notificación automática eliminan el riesgo de que alguien no se entere de un cambio de turno
- La flexibilidad debe ser gestionada, no improvisada: los cambios frecuentes de turno son manejables si existe un sistema que los gestione de forma ordenada
- La documentación es tan importante como la operación: saber quién trabajó cuándo y qué hizo es fundamental tanto para la gestión interna como para el cumplimiento normativo
- La tecnología debe ser accesible para todos: una herramienta que solo usan los managers no captura todo su potencial. Cuando los propios empleados pueden ver sus turnos, confirmar su asistencia y comunicar incidencias directamente, la gestión se vuelve mucho más eficiente
El impacto del modelo Shyfter en la gestión de personal sanitario
La campaña de vacunación en Bélgica demostró que las herramientas de gestión de turnos diseñadas para el sector privado pueden adaptarse eficazmente a entornos de alta complejidad y urgencia, incluyendo el sector sanitario. El éxito del centro RupeLaar impulsó al equipo Vlotter a escalar el uso de Shyfter a otros centros de vacunación en la región.
Más allá de la crisis sanitaria, esta experiencia evidenció el potencial de la tecnología de gestión de personas para responder a situaciones excepcionales: eventos masivos, picos de demanda estacionales, aperturas de nuevos centros o reorganizaciones de plantilla son situaciones donde las mismas capacidades de Shyfter pueden marcar la diferencia.
Preguntas frecuentes sobre gestión de personal en entornos críticos
¿Puede Shyfter adaptarse a sectores distintos del privado?
Sí. La experiencia de los centros de vacunación en Bélgica demostró que las funcionalidades de Shyfter se adaptan a entornos sanitarios, de emergencias y de gestión de eventos. La configuración de perfiles, habilitaciones y turnos hace que la plataforma sea flexible para cualquier tipo de organización que gestione equipos por turnos.
¿Cómo gestionar la alta rotación de voluntarios en eventos o situaciones de crisis?
La clave está en tener un sistema que permita incorporar rápidamente a nuevas personas, asignarles turnos según su disponibilidad y notificarles de forma automática. Shyfter permite onboarding rápido de nuevos miembros del equipo y la gestión de disponibilidades declaradas, lo que facilita la coordinación incluso con plantillas muy variables.
¿Qué diferencia a Shyfter de una hoja de cálculo para la gestión de turnos?
La diferencia fundamental es la comunicación en tiempo real y el registro automático. Una hoja de cálculo no notifica a los empleados de sus turnos, no registra quién ha visto qué información y no puede gestionar cambios de turno en segundos. Cuando el tiempo importa, la diferencia entre una herramienta automatizada y un proceso manual puede ser la diferencia entre el éxito y el caos.
¿Qué sectores en España pueden beneficiarse de la experiencia de los centros de vacunación?
Hostelería, salud, retail, logística, seguridad privada y cualquier sector que gestione equipos por turnos en entornos con alta variabilidad puede aplicar los mismos principios: tecnología de planificación en tiempo real, notificaciones automáticas y registro fiable de la asistencia.
Shyfter ha demostrado su capacidad para gestionar equipos incluso en los contextos más exigentes. Si tu empresa necesita coordinar turnos de forma eficiente, registrar la jornada y comunicarse con el equipo en tiempo real, descubre cómo podemos ayudarte en shyfter.co/es-es.
Lecciones aplicables a la gestión de equipos en España
Los principios que hicieron funcionar la coordinación del centro RupeLaar son los mismos que aplican a cualquier organización española con demanda variable: planificación visible y accesible para todos, comunicación en tiempo real de los cambios, registro automático de la asistencia y flexibilidad para reorganizar cuando lo inesperado ocurre. Sectores como hostelería, salud, retail y logística en España enfrentan los mismos desafíos de coordinación, a menor escala pero con el mismo tipo de consecuencias cuando la gestión del personal falla. Las herramientas que demostraron su valor en una situación de crisis son igualmente valiosas para la gestión cotidiana de equipos con alta variabilidad.
