Software control horario gratuito: qué incluyen los planes gratis y dónde fallan

Nueve empleados, la jornada que hay que registrar desde 2019 y cero presupuesto. Es la situación exacta de la mayoría de pymes que nos escriben buscando un software control horario gratuito, y la pregunta de fondo siempre es la misma: ¿hay algo gratis que aguante de verdad una visita de la Inspección?

Sí lo hay. Pero con matices que casi nadie te cuenta antes de que te des de alta, y con un par de trampas que solo asoman al sexto mes. Vamos a por ellos.

Qué se esconde detrás de la palabra gratuito

Cuando un fabricante dice gratuito, casi nunca dice lo mismo que tú entiendes. En la práctica hay tres cosas muy distintas circulando bajo la misma etiqueta.

La primera es la plantilla descargable. Un Excel, una hoja de Google, un PDF para imprimir. Es gratis del todo y nadie te va a cobrar nunca. También es lo más frágil que puedes montar, y luego veremos por qué. Si aun así quieres empezar por ahí, tenemos una recopilación honesta de plantillas de control horario en Excel gratis que al menos parten de la estructura correcta.

La segunda es el plan gratuito de una app de fichaje. Un freemium clásico: te dejan fichar sin pagar hasta cierto tope de empleados, o durante cierto tiempo, o sin acceso a informes. Funciona. Pero el tope llega, y suele llegar justo cuando el negocio empieza a crecer.

La tercera es la versión de prueba de un software completo, que de gratuito tiene poco porque lleva fecha de caducidad. Es útil para decidir, no para cumplir a largo plazo.

Distinguir estas tres cosas antes de registrarte te ahorra el mal trago de migrar registros a mitad de año. Es el error que más nos encontramos.

¿Un software de control horario gratuito cumple la ley española?

Aquí conviene ser preciso, porque circula mucha media verdad.

La ley no exige que pagues. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, tal y como quedó tras el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a toda empresa a llevar un registro diario de la jornada de cada trabajador, con hora concreta de inicio y de fin. No dice nada sobre el precio de la herramienta. Dice que el registro debe existir, ser fiable y estar disponible para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Y que hay que conservarlo cuatro años.

Ahí está el filtro real. Un software gratuito cumple la ley si respeta cuatro condiciones concretas:

• Registra entrada, salida y, cuando corresponde, cada tramo de una jornada partida
• Deja el registro a salvo de modificaciones posteriores sin rastro
• Conserva el histórico completo durante cuatro años
• Permite entregarlo cuando lo pidan, sin depender del portátil de una sola persona

Lo que falla en muchos planes gratuitos no es el fichaje en sí. Es la conservación y la exportación. Comprueba antes de registrarte cuánto histórico guarda el plan gratuito y si puedes descargarlo. Si el plan borra los datos pasados unos meses, ese software no te sirve para cumplir, por muy bien que fiche.

Y no es un detalle menor. No llevar el registro, o llevarlo mal, es infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con una horquilla que va de 751 a 7.500 euros. Con la reforma del registro horario digital, cuidado con los titulares. El Consejo de Ministros aprobó tramitarla de urgencia el 30 de septiembre de 2025, pero quedó encallada tras el dictamen contrario del Consejo de Estado. Lo que obliga sigue siendo el marco de 2019, y lo desglosamos entero en nuestra guía sobre el control horario.

Comparativa: qué te da cada opción gratuita

Puesto en una tabla se ve mucho mejor dónde está el límite de cada método.

Si te interesa la vía del hardware, la comparamos a fondo en el artículo sobre la máquina de fichaje. Para plantillas dispersas o que se mueven entre centros, casi nunca es la mejor opción.

¿Cuándo deja de compensar lo gratis?

El punto de inflexión no es el número de empleados. Es el número de excepciones.

Una frutería de barrio en Málaga con cuatro personas, horario fijo de lunes a sábado y ninguna hora extra, puede llevar el control horario en papel durante años sin el menor problema. Pocos turnos, pocas variaciones, un cuaderno bien firmado y listo. Gastarse una cuota mensual ahí sería tirar el dinero, y se lo decimos tal cual a quien nos llama en esa situación.

Cambia el escenario. Una panadería con tres obradores en Valencia, catorce personas entre obrador y mostrador, turnos que empiezan a las cinco de la mañana y refuerzos los fines de semana. La encargada nos contaba que dedicaba cada lunes cerca de cuarenta minutos a cuadrar el Excel del fin de semana: quién entró antes, quién se quedó a cerrar, quién no apuntó la pausa. Cuarenta minutos por semana son casi tres horas al mes de una persona que debería estar en el obrador. Multiplícalo por doce.

Ese es el cálculo que nadie hace al comparar precios. Lo gratuito no cuesta cero: cuesta tiempo de tu encargado, y el tiempo de un encargado no es barato.

Hay un segundo detonante, menos evidente. En Shyfter vemos que el momento crítico llega con la primera reclamación de horas. Un taller de reparación en Getafe, nueve mecánicos, tuvo que demostrar la jornada real de un antiguo empleado de dieciocho meses atrás. Los archivos estaban repartidos entre dos ordenadores y uno se había cambiado. Reconstruirlo a mano les llevó días, y aun así llegaron a la vista con una posición floja. La herramienta gratuita no falló el día a día. Falló el día que hizo falta.

Cinco comprobaciones antes de registrarte en un plan gratuito

Antes de dar de alta a tu equipo en cualquier herramienta, pregunta esto por escrito al proveedor. Si no te contestan claro, mala señal.

• ¿Cuántos meses de histórico conserva el plan gratuito, y qué pasa con los datos si dejo de usarlo?
• ¿Puedo exportar los registros en un formato que acepte mi gestoría, sin pagar?
• ¿El registro queda bloqueado tras el fichaje, o el administrador puede modificarlo sin dejar rastro?
• ¿Hay tope de empleados, y qué ocurre el día que lo supero a mitad de mes?
• ¿Dónde se alojan los datos y qué garantías de protección de datos ofrece el contrato?

Esa tercera pregunta es la que más peso tiene ante una inspección. Un registro editable sin trazabilidad pierde buena parte de su valor probatorio, y da igual que sea un Excel o una app moderna.

Qué mirar si acabas dando el salto a una herramienta de pago

Llegados a este punto, muchos negocios descubren que el fichaje era solo la mitad del problema. La otra mitad es el cuadrante, el cómputo de horas y lo que acaba llegando a la gestoría a fin de mes. Tener esas tres piezas en sitios distintos es lo que genera el trabajo administrativo de verdad.

Por eso lo lógico no es buscar un fichaje suelto, sino una herramienta que enlace planificación y registro. En Shyfter lo hemos construido así: el control horario y fichaje sale del mismo sitio que el cuadrante, de modo que las horas reales se comparan solas con las previstas y las desviaciones saltan sin que nadie las busque. El detalle de cómo funciona un registro cien por cien digital y qué requisitos cubre lo explicamos en el artículo sobre el registro horario digital.

A retener: no compres por el precio ni por la lista de funciones. Compra por el tiempo que te devuelve cada lunes por la mañana.

Si quieres ver cómo quedaría con tus turnos y tu convenio, pide una demo gratuita de Shyfter. Media hora, con tu caso encima de la mesa, y sales sabiendo si te compensa o si con lo gratuito te vale.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio usar un software para el control horario en España?

No. La normativa exige llevar un registro diario fiable, conservarlo cuatro años y tenerlo disponible, pero no impone ninguna tecnología concreta. Un registro en papel bien llevado sigue siendo válido. El problema no es la legalidad del papel, sino su fragilidad el día que hay que demostrar algo de hace un año.

¿Un software control horario gratuito sirve para una empresa de veinte empleados?

Rara vez. La mayoría de planes gratuitos ponen el tope entre cinco y quince usuarios, y limitan el histórico o la exportación. Con veinte personas y turnos variables, el tiempo administrativo que ahorras con una herramienta completa supera casi siempre la cuota. Comprueba el tope y el límite de histórico antes de dar de alta al equipo.

¿Vale un Excel como registro de jornada ante la Inspección?

Puede valer, siempre que esté completo, actualizado a diario y conservado cuatro años. El riesgo es su valor probatorio: al ser un archivo editable, un inspector o un juez puede cuestionar que refleje la jornada real. Cuando hay una reclamación de horas de por medio, esa duda juega en tu contra.

¿Qué multa hay por no llevar el control horario?

Se considera infracción grave y la horquilla va de 751 a 7.500 euros. La cuantía depende del grado y de las circunstancias, y la Inspección no siempre cuenta una sola infracción cuando el incumplimiento afecta a toda la plantilla. A eso hay que sumarle el coste de regularizar las horas que se reclamen.