Horaires flottants en Belgique : ce que la loi impose vraiment à l'employeur

Le 1er juillet 2024, une disposition est entrée en vigueur dans le Code pénal social. Depuis cette date, l'employeur qui applique des horaires flottants sans système de suivi du temps conforme n'est plus dans une zone grise : il est en infraction, avec une amende à la clé.

Le cadre légal, lui, existe depuis 2017. Ce qui a changé, c'est la sanction.

Et beaucoup de PME belges pratiquent le flottant depuis des années sans avoir jamais relu leur règlement de travail. Sur les 225 374 entreprises employeuses du secteur privé recensées par l'ONSS au 31 décembre 2024, dont 99,3 % sont des PME de moins de 250 travailleurs, une bonne partie fonctionne avec des arrivées échelonnées entre 7h30 et 9h30 sans que rien ne soit formalisé. Ça marche très bien. Jusqu'au jour où l'inspection sociale passe.

Un horaire flottant, ce n'est pas « chacun vient quand il veut »

L'horaire flottant est un régime encadré par l'article 20ter de la loi du 16 mars 1971 sur le travail, inséré par la loi du 5 mars 2017 concernant le travail faisable et maniable. Le principe : le travailleur choisit lui-même le début et la fin de sa journée, ainsi que le moment de sa pause de midi, à l'intérieur de limites que l'employeur a fixées à l'avance.

Le mot important est « limites ». Le flottant n'est pas l'absence d'horaire, c'est un horaire à géométrie variable dont les bornes sont écrites noir sur blanc.

Plages fixes et plages mobiles

Le système repose sur deux types de plages. La plage fixe est le créneau pendant lequel tout le monde doit être présent, sans exception : typiquement 9h30-12h et 14h-16h. La plage mobile est le créneau à l'intérieur duquel chacun arrive, part ou coupe comme il l'entend, par exemple 7h-9h30 le matin et 16h-19h le soir.

Un travailleur peut donc arriver à 7h15 un lundi et à 9h25 le mardi. Tant qu'il est là sur les plages fixes et qu'il tient sa moyenne hebdomadaire, tout va bien.

Ce régime convient aux bureaux, aux services administratifs, aux équipes techniques sédentaires. Il convient nettement moins aux métiers où la présence est dictée par un service au client. Une brigade de cuisine à Bruxelles ne peut pas fonctionner en flottant : le service démarre à midi, point. Pour ces secteurs, ce sont d'autres régimes qui s'appliquent, notamment les horaires variables du travail à temps partiel.

Rien ne démarre sans règlement de travail ou CCT

Vous ne pouvez pas instaurer le flottant par une note de service ou un mail à l'équipe. La loi impose de passer soit par une convention collective de travail, soit par une modification du règlement de travail. Le texte doit contenir un minimum de mentions obligatoires, faute de quoi le régime est irrégulier dès le départ.

Ce que le règlement de travail doit préciser :

• la durée hebdomadaire moyenne de travail à respecter
• les plages fixes et les plages mobiles, avec leurs heures exactes
• les limites journalière et hebdomadaire de prestation
• la durée de la période de référence retenue
• les règles de report des heures en excédent ou en déficit

Concrètement, comptez une consultation du conseil d'entreprise ou de la délégation syndicale si vous en avez un, puis la procédure classique de modification du règlement de travail avec dépôt auprès du Contrôle des lois sociales. Ce n'est pas long, mais ça ne se fait pas la veille pour le lendemain.

Neuf heures, quarante-cinq heures, et une moyenne à tenir

Dans le cadre d'un horaire flottant, les limites absolues sont de 9 heures par jour et 45 heures par semaine. Un collaborateur qui reste jusqu'à 19h après être arrivé à 9h dépasse la limite journalière, même s'il a envie de prendre de l'avance sur son mois.

Ces plafonds ne remplacent pas les autres obligations. Le temps de pause obligatoire reste dû, et le régime des heures supplémentaires continue de s'appliquer au-delà de ce qui relève du flottant.

La période de référence

La durée hebdomadaire normale doit être respectée en moyenne sur une période de référence. Par défaut, cette période est de trois mois civils. Vous pouvez l'allonger par CCT ou par le règlement de travail, jusqu'à un an maximum.

Un exemple concret. Prenez un bureau d'études de septante personnes à Louvain-la-Neuve, régime de 38 heures par semaine, période de référence trimestrielle. Sur un trimestre de 13 semaines, chaque collaborateur doit totaliser 494 heures. Peu importe qu'il en fasse 42 une semaine et 34 la suivante : c'est le total qui compte. Un ingénieur qui arrive à 506 heures fin septembre est à +12 heures, soit très exactement le plafond reportable.

Le report des heures en fin de période

En fin de période de référence, un solde positif peut être reporté sur la période suivante, dans la limite de 12 heures. Une CCT peut prévoir un plafond plus élevé. Au-delà de ce que le cadre autorise, les heures sont perdues, ce qui est le meilleur moyen de démotiver une équipe qui a joué le jeu.

En cas de force majeure, le travailleur dispose de trois mois après la fin de la période pour récupérer un excédent ou combler un déficit. Passé ce délai, le compteur est soldé.

Le système de suivi du temps : l'obligation qu'on oublie

Voici le point que quasiment personne ne connaît, et c'est le plus coûteux.

L'employeur qui applique des horaires flottants est tenu de mettre en place un système de suivi du temps. Ce n'est pas une bonne pratique recommandée, c'est une condition de validité du régime. Sans système conforme, votre horaire flottant est irrégulier, même si votre règlement de travail est impeccable.

Ce que le système doit enregistrer

Pour chaque travailleur soumis au flottant, le système doit consigner l'identité du travailleur et la durée journalière de ses prestations. Pour les travailleurs à temps partiel, il faut en plus les heures de début et de fin de journée ainsi que les moments de pause.

La loi ne vous impose aucune technologie précise. Une pointeuse murale, une application sur GSM, un badge, un tableur bien tenu : tout est recevable, tant que les données y sont, qu'elles sont fiables et qu'on peut les sortir. En pratique, le tableur tient rarement la route au-delà d'une vingtaine de personnes. Il finit par vivre sur le poste d'une seule personne, sans historique propre.

Cinq ans de conservation, consultable par le travailleur

Les données doivent être conservées cinq ans après la fin du jour auquel elles se rapportent. Deux publics doivent pouvoir les consulter : le travailleur concerné, pour son propre compteur, et l'inspection sociale en cas de contrôle.

Ce double accès change la nature du besoin. Un système où seul le patron voit les chiffres ne suffit pas. Le collaborateur doit pouvoir vérifier son solde d'heures sans passer par vous, ce qui rejoint d'ailleurs les logiques d'enregistrement du temps de travail qui se généralisent partout en Europe.

Depuis juillet 2024, l'absence de système est punissable

C'est la nouveauté qui a fait bouger pas mal de dossiers. La loi du 15 mai 2024 a introduit un article 146/1 dans le Code pénal social. Depuis le 1er juillet 2024, l'employeur qui applique le flottant sans système de suivi conforme, ou qui ne conserve pas les données pendant cinq ans, encourt une sanction de niveau 2.

Traduction chiffrée, aux montants en vigueur en 2026 : une amende pénale de 500 à 5 000 euros, ou une amende administrative de 250 à 2 500 euros. Ces montants suivent les décimes additionnels et sont multipliés par le nombre de travailleurs concernés, avec un plafond fixé à cent travailleurs.

Faites le calcul. Une chaîne de trois magasins bio en région liégeoise, quarante-deux salariés dont vingt-neuf en horaire flottant, contrôlée sans système de suivi : le plancher administratif est déjà à 250 × 29, soit 7 250 euros. Le haut de la fourchette dépasse les septante mille. Pour une PME de cette taille, ce n'est plus une ligne de frais, c'est un trou dans l'exercice.

À retenir : la sanction ne porte pas sur le fait de pratiquer le flottant, mais sur l'absence de traçabilité. Vous êtes puni pour ne pas avoir compté, pas pour avoir été souple.

Le point sensible : horaires flottants et temps partiel

Le temps partiel est massif en Belgique. En Wallonie, 24,5 % des salariés travaillaient à temps partiel en 2024 selon les données Statbel, avec un écart marqué entre femmes (38 %) et hommes (12 %). Autant dire que la question se pose dans presque toutes les structures.

Pour ces travailleurs, les exigences d'enregistrement montent d'un cran. Il ne suffit plus de noter une durée journalière : il faut les heures de début, de fin et les pauses. Et le régime du temps partiel a ses propres obligations d'affichage des horaires, qui se cumulent avec celles du flottant.

C'est là que les tableurs cassent. Tenir un compteur trimestriel fiable pour trente temps partiels en horaire flottant, avec les pauses, les congés, les jours fériés et les récupérations, ce n'est pas une question de rigueur. C'est une question d'outil.

Ce qu'on voit sur le terrain

Chez Shyfter, l'erreur qu'on rencontre le plus souvent n'est pas juridique. C'est un décalage : un règlement de travail nickel, rédigé par le secrétariat social, posé sur un suivi du temps qui n'existe pas. Le dossier est parfait sur papier et vide dans les faits.

La deuxième erreur, c'est le compteur invisible. Les heures sont bien enregistrées quelque part, mais personne dans l'équipe ne sait où il en est avant la fin du trimestre. Résultat : des soldes de +30 heures découverts trois jours avant la clôture, dont douze seulement sont reportables. Le reste part en fumée, et la confiance avec.

Notre retour du terrain est assez simple. Les structures qui vivent bien le flottant sont celles où chacun voit son propre compteur en temps réel, sur son GSM, sans devoir demander. Le contrôle légal devient alors un sous-produit du fonctionnement normal, pas une corvée de fin de trimestre.

Passer au flottant sans y laisser son été

L'ordre des opérations compte. Commencez par cadrer les plages avec les responsables d'équipe, parce que c'est là que les vraies contraintes apparaissent : tantôt une permanence téléphonique à couvrir, tantôt une réunion hebdomadaire qui doit tomber dans une plage fixe.

Ensuite seulement, écrivez le règlement de travail et lancez la procédure de modification. Faites relire le texte par votre secrétariat social, surtout la clause de report, qui est celle qui se conteste le plus facilement.

En parallèle, mettez le système de suivi en place et faites tourner un trimestre à blanc. Vous verrez immédiatement qui dérive, quelles plages sont mal calibrées et si votre période de référence est réaliste. Un trimestre d'essai coûte infiniment moins cher qu'un contrôle raté.

Et gardez une chose en tête : la souplesse que vous accordez ne vous protège pas. C'est la trace que vous en gardez qui vous protège.

FAQ

Un horaire flottant peut-il être instauré uniquement pour certains services ?

Oui. Rien n'oblige à appliquer le régime à toute l'entreprise. Le règlement de travail peut viser des catégories de personnel ou des départements précis, à condition que la distinction repose sur un critère objectif lié à l'organisation du travail.

Que se passe-t-il si un travailleur dépasse systématiquement les 9 heures par jour ?

Le dépassement sort du cadre du flottant. Selon les circonstances, il relève du régime des heures supplémentaires avec sursalaire et repos compensatoire, ou constitue une infraction à la durée du travail. Dans les deux cas, c'est à l'employeur de le détecter et de le corriger, pas au travailleur.

Le pointage par smartphone est-il accepté par l'inspection sociale ?

Oui, aucun support n'est imposé par la loi. Ce qui compte, c'est que les données requises soient enregistrées, fiables, conservées cinq ans et consultables par le travailleur comme par l'inspection. Une application mobile remplit ces conditions aussi bien qu'une pointeuse physique.

Peut-on cumuler horaires flottants et télétravail ?

Oui, et c'est même une combinaison fréquente. L'obligation de suivi du temps ne disparaît pas à domicile : les prestations doivent être enregistrées de la même manière que sur site.

Quelle période de référence choisir ?

Le trimestre est le réglage par défaut et convient à la plupart des PME. Passer à six mois ou un an donne plus de souplesse aux équipes mais complique le pilotage et augmente le risque de gros soldes non reportables en fin de période. Commencez au trimestre, allongez ensuite si le besoin se confirme.

Que risque-t-on exactement en cas de contrôle sans système de suivi ?

Une sanction de niveau 2 du Code pénal social, multipliée par le nombre de travailleurs concernés dans la limite de cent. Le règlement de travail incomplet, lui, relève d'une sanction de niveau 1, plus légère.

Mettez vos horaires flottants en règle

Shyfter enregistre les prestations, tient les compteurs de la période de référence et donne à chaque collaborateur l'accès à son propre solde d'heures. Les données sont conservées et exportables, prêtes pour un contrôle comme pour votre secrétariat social.

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