Registre du personnel en Belgique : ce qu’il faut encore tenir en 2026

Un inspecteur social se présente un samedi midi, en pleine mise en place, et demande le registre du personnel. Vous ouvrez le classeur, vous ne trouvez rien, et personne dans l’équipe ne sait si ce document existe encore. La bonne nouvelle, c’est que pour la grande majorité des employeurs belges il a disparu il y a plus de vingt ans. La mauvaise, c’est que trois autres registres ont pris sa place et que ceux-là se contrôlent toujours.

Le registre du personnel est-il encore obligatoire en Belgique ?

Pour l’essentiel, non. Le SPF Emploi est explicite : depuis le 1er janvier 2003, le registre du personnel ne doit plus être tenu par les employeurs qui sont visés par le champ d’application de la Dimona. La raison est simple. Votre liste de travailleurs est déjà connue des autorités, puisque vous déclarez chaque entrée et chaque sortie de service par voie électronique. Tenir un cahier en parallèle n’apportait plus rien à personne.

Le registre général du personnel reste maintenu uniquement pour les travailleurs qui ne doivent pas faire l’objet d’une déclaration Dimona. Ce cas de figure est devenu rare, mais il existe. Autrement dit : si tous vos travailleurs passent par la Dimona, le registre général ne vous concerne plus.

Sauf que la question posée par l’inspecteur ne portait probablement pas sur celui-là.

Ce qu’on oublie souvent, c’est que le mot registre couvre quatre documents distincts en droit social belge, avec quatre déclencheurs différents. Un gérant peut être parfaitement en règle sur la Dimona et en défaut sur le registre spécial. Chez Shyfter, c’est la confusion que nous voyons revenir le plus souvent dans les appels d’un employeur qui vient de recevoir un procès-verbal : il avait compris que tout avait été supprimé en 2003.

Quel registre devez-vous tenir, et dans quel cas ?

Voici la grille de lecture. Une seule question compte : dans quelle situation êtes-vous.

Le registre spécial est celui qui piège le plus d’entreprises, parce que son déclencheur n’est pas la taille mais la dispersion. Une société de nettoyage de septante-huit personnes réparties sur vingt-deux chantiers wallons tombe dedans. Un restaurant bruxellois de cinquante couverts sur un seul site, non. Et l’obligation vaut pour tous les travailleurs, qu’ils soient ou non soumis à la Dimona.

Quelques dispenses existent quand même. Sont exemptés du registre spécial :

• les employeurs dont les travailleurs restent moins de cinq jours ouvrables consécutifs sur le même lieu;
• les entreprises de travaux de construction visées par la loi du 6 avril 1960;
• les agences de travail intérimaire de la CP 322, pour leurs intérimaires;
• les employeurs qui tiennent déjà un registre de mesure du temps de travail.

Cette dernière dispense est celle qu’on exploite le moins alors qu’elle est la plus large. Elle mérite un calcul.

Le contenu, lui, est minimal. Côté employeur : le numéro d’identification ONSS, la dénomination, la forme juridique, le siège social et l’adresse du lieu de travail. Côté travailleur : le NISS, la date d’entrée en service, et la date de fin de contrat, à inscrire dans les sept jours calendrier qui suivent le dernier jour de prestation. Ce délai de sept jours est le détail que presque tout le monde rate; c’est aussi celui qui se constate le plus facilement lors d’un contrôle, puisqu’il suffit de comparer avec la Dimona.

Ce que l’inspection sociale regarde vraiment

Les chiffres du Service d’information et de recherche sociale donnent l’échelle. Pour 2025, le SIRS annonce 147 863 enquêtes clôturées par les services d’inspection, dont 8 298 sur la fraude transfrontalière. S’y ajoutent 15 337 contrôles menés dans les cellules d’arrondissement et 1 478,6 équivalents temps plein mobilisés, pour un produit de la lutte contre la fraude sociale de 414,6 millions d’euros. Ce n’est pas un risque théorique.

Et les contrôles éclair sont annoncés à l’avance, secteur par secteur. Pour 2026, le calendrier du SIRS prévoit six vagues : taxi en janvier, construction, métal et électrotechnique en mars, transport et déménagement en mai, horeca en juillet, secteurs verts en septembre, gardiennage en décembre. L’annonce est sectorielle et jamais nominative, ce qui laisse à chaque entreprise le temps de se mettre en ordre.

Dans la pratique, un contrôle horeca ne commence pas par le registre. L’inspecteur ouvre d’abord :

• le règlement de travail, ses horaires et ses annexes obligatoires;
• les contrats de travail (temps partiel, étudiant, flexi-job, intérim);
• les cartes de contrôle chômage et la déclaration Dimona;
• l’assurance accidents du travail;
• le registre de dérogation des temps partiels dont les heures varient.

Pour les extras, l’inspecteur vérifie la Dimona et le décompte des jours de prestation. Pour les flexi-jobs, il vérifie l’enregistrement des prestations, éventuellement via le système de caisse enregistrée. Le point commun de cette liste : tout tourne autour de la capacité à prouver qui a travaillé, quand, et combien de temps.

Un traiteur gantois qui monte trois banquets le même samedi, avec quatorze extras répartis sur trois adresses, doit pouvoir répondre à cette question pour chacun des trois lieux. Simultanément. C’est là que le classeur papier lâche.

Combien coûte un registre manquant ?

Les registres relèvent de l’article 188 du Code pénal social. Le barème, lui, a bougé : depuis le 1er février 2026, les montants des amendes pénales et administratives sont relevés, le facteur multiplicateur passant de 8 à 10. Voici où cela vous mène.

La loi du 15 mai 2024 a ramené certains manquements au registre spécial vers une sanction de niveau 1, ce qui adoucit la marche la plus basse. Mais le raisonnement à tenir n’est pas celui du montant isolé. Une amende par travailleur concerné, multipliée par un effectif de trente personnes, change complètement l’ordre de grandeur. Et un registre absent arrive rarement seul : il signale à l’inspecteur qu’il vaut la peine de regarder la Dimona et les prestations, où les niveaux 3 et 4 attendent.

Notre retour du terrain là-dessus est assez brutal. Ce qui coûte cher, ce n’est presque jamais l’infraction elle-même. C’est le temps passé à reconstituer six mois de prestations à partir de plannings griffonnés et de messages GSM, pendant qu’un délai de réponse court.

Remplacer le registre papier sans se mettre en défaut

Les textes autorisent explicitement le support électronique, à une condition : les services d’inspection doivent pouvoir y accéder depuis le lieu de travail, à tout moment. C’est cette phrase qui rend un outil de gestion du personnel plus solide qu’un classeur, et pas l’inverse.

Concrètement, les données exigées par le registre spécial sont déjà celles que vous saisissez pour engager quelqu’un. Le NISS et la date d’entrée partent dans la Dimona, la date de fin sort du contrat, et l’adresse du lieu de travail est celle du planning. Quand tout vit dans le même système, le registre n’est plus un document à tenir : c’est un export. Chez Shyfter, les déclarations Dimona sont générées depuis le planning, les contrats et documents du personnel sont archivés au même endroit, et le pointage alimente le suivi des prestations qui tient lieu de registre de mesure du temps de travail.

Autre point, et il pèse davantage qu’on ne le croit : la dispense. L’employeur qui tient un registre de mesure du temps de travail est dispensé du registre spécial du personnel. Installer un système de pointage sur chaque site ne fait donc pas qu’enregistrer des heures, cela supprime une obligation documentaire par lieu de travail. Pour une entreprise de nettoyage ou un traiteur, l’économie administrative est immédiate.

Restent deux garde-fous. La conservation de cinq ans doit être garantie, y compris si vous changez de secrétariat social ou d’outil. Et le règlement de travail doit rester cohérent avec ce que l’outil enregistre, notamment pour les horaires variables des temps partiels; un règlement de travail qui décrit des plages que plus personne ne respecte fabrique lui-même l’infraction. Si vos horaires bougent, relisez d’abord nos repères sur le travailleur à temps partiel et sur la Dimona en 2026.

Vous voulez voir à quoi ressemble un dossier du personnel prêt pour un contrôle, sur vos propres sites et vos propres équipes ? Demandez une démo gratuite de Shyfter : nous partons de votre organisation réelle, pas d’un cas d’école.

Questions fréquentes

Le registre du personnel a-t-il vraiment disparu en Belgique ?

Pour les employeurs visés par le champ d’application de la Dimona, oui, depuis le 1er janvier 2003. Le registre général du personnel reste maintenu uniquement pour les travailleurs qui ne doivent pas faire l’objet d’une déclaration Dimona. En revanche, le registre spécial du personnel, le registre de présence et le registre de mesure du temps de travail continuent d’exister et se contrôlent.

Le registre spécial du personnel peut-il être tenu en version électronique ?

Oui. Le texte prévoit soit une version papier, soit une version sur support numérique. La seule exigence est que les services d’inspection puissent le consulter depuis le lieu de travail concerné, à tout moment. Un accès en ligne depuis le site suffit donc, ce qui évite d’imprimer un classeur par adresse.

Combien de temps faut-il conserver un registre du personnel ?

Cinq ans. Cette durée vaut pour les documents sociaux en général, et elle survit au remplacement du registre : quand vous ouvrez un nouveau support, l’ancien doit rester disponible pour un contrôle ultérieur. Pensez-y avant de changer d’outil ou de secrétariat social, car la reprise de l’historique se négocie mieux en amont.

Une pointeuse remplace-t-elle le registre de dérogation d’un temps partiel ?

Oui, à condition que le système enregistre réellement les écarts par rapport à l’horaire prévu et reste consultable depuis un endroit accessible. C’est précisément l’intérêt de la manoeuvre : l’employeur qui tient un registre de mesure du temps de travail est dispensé du registre spécial du personnel, donc un seul dispositif règle deux obligations.