Ordre des départs en congé : tout savoir
Vous gérez une entreprise ou vous occupez des plannings de vos collaborateurs ? À l’approche des périodes de départs en congé, qui est prioritaire dans une entreprise est une question qui revient souvent. Des règles définissent des critères à prendre en compte, mais départager vos salariés sur les périodes de congés sensibles reste une tâche difficile. Pour vous simplifier les choses, respecter l'égalité entre vos employés et les besoins de votre établissement, utiliser un outil pour gérer les congés et les absences peut constituer une excellente solution !
Vacances annuelles : respecter les droits des travailleurs
Un droit aux vacances annuelles pour tous
Les obligations de l’employeur en matière de gestion de congés sont nombreuses. Que vous soyez gérant d’une PME ou que vous travailliez au sein du service de ressources humaines d’une grande entreprise, il est indispensable de se conformer aux règles établies.
La fixation des dates de vacances
En Belgique, les dates de vacances sont fixées collectivement par le conseil d’entreprise ou, à défaut, par accord avec la délégation syndicale ou avec les travailleurs. À défaut de décision collective, elles sont fixées par accord individuel entre l’employeur et le travailleur. L’entreprise peut aussi prévoir une fermeture collective sur une durée déterminée. Dans ce cas, les travailleurs prennent leurs jours de congé pendant la fermeture de l’établissement.
Le refus de dates de vacances
Les dates de vacances individuelles résultant d’un accord, l’employeur peut refuser des dates demandées par un travailleur, par exemple pour assurer la continuité du service ou faire face à un pic d’activité. Ce refus doit rester justifié et ne peut pas empêcher le travailleur de prendre ses vacances dans l’année. Vérifiez aussi les règles prévues par votre règlement de travail et par la CCT de votre commission paritaire.
Néanmoins, certains congés spécifiques ne se négocient pas de la même façon (congé de maternité, petit chômage pour le décès d’un proche, etc.).
Les périodes de prises de congés, et notamment la saison estivale, donnent parfois du fil à retordre à celui qui gère les plannings. En plus des obligations à respecter, il est nécessaire d’établir un ordre de priorité.
Qui doit déterminer l’ordre des départs en congé ?
Afin de respecter une certaine équité, il est important de définir, au préalable, un ordre de priorité pour la prise des vacances annuelles. Il n’est pas rare que plusieurs travailleurs veuillent partir sur la même période. Si cela n’est pas possible pour l’entreprise, alors certains employés se verront refuser leurs jours. Il est donc essentiel de savoir qui est prioritaire au sein des équipes pour les départs en vacances.
Le droit du travail belge ne fixe pas d’ordre légal de priorité entre les travailleurs. C’est à l’entreprise de le définir, généralement en même temps que le calendrier des vacances : dans le règlement de travail, dans une CCT d’entreprise ou dans une politique interne, en concertation avec le conseil d’entreprise ou la délégation syndicale s’il en existe.
Avec un ordre de priorité bien établi et des travailleurs bien renseignés, le climat social est préservé et l’organisation des vacances se réalise plus sereinement.
Différents critères pour l’ordre des départs
La situation familiale
C’est un critère souvent retenu pour l’ordre des départs en vacances. Les travailleurs mariés ou cohabitants légaux souhaitent généralement prendre leurs congés au même moment que leur conjoint ou partenaire.
Les employés ayant un ou plusieurs enfants à charge, mais aussi un adulte handicapé ou une personne âgée en perte d’autonomie, sont aussi souvent prioritaires. Cela est surtout le cas sur les périodes de vacances scolaires. Trouver des moyens de garde n’est pas toujours aisé pour les travailleurs.
L’ancienneté au sein de l’entreprise
Un autre critère à prendre en compte est l’ancienneté des travailleurs. Beaucoup d’entreprises donnent la priorité aux collaborateurs qui travaillent depuis le plus longtemps au sein de l’établissement.
Le multiemploi de votre salarié
Si un membre de vos équipes exerce une autre activité, auprès d’un second employeur, cela doit être pris en compte. La problématique ici est surtout à résoudre entre les différents employeurs. Afin que la pose de congés du travailleur se passe au mieux, il est nécessaire que les entreprises parviennent à s’entendre sur des dates de départ. Un arrangement à l'amiable évitera tout conflit, que ce soit entre les différents employeurs ou entre l’entreprise et son employé.
Des critères facultatifs
Aucun de ces critères n’est imposé par la loi belge. Chaque entreprise ou CCT peut retenir ceux qui lui conviennent, et en ajouter d’autres afin de rester le plus équitable possible. Peuvent ainsi être priorisés :
- les travailleurs ayant eu des congés refusés l’année précédente ;
- les personnes ayant des enfants en garde alternée avec des dates précises indiquées par jugement ;
- les collaborateurs ayant des enfants scolarisés, sur les dates de vacances scolaires ;
- les travailleurs dont l’entreprise du conjoint ferme sur une période donnée ;
- etc.
Informer les employés de l’ordre de priorité sur les congés
Une fois l’ordre de priorité établi pour les départs en vacances, informez-en vos travailleurs suffisamment tôt, idéalement en même temps que le calendrier des vacances. Si les critères figurent dans le règlement de travail, toute modification suit la procédure prévue pour ce règlement.
N’importe quel moyen d’information peut être utilisé, tant qu’il est accessible à tous les travailleurs. Ainsi, vous pouvez indiquer l’ordre de priorité pour les départs en congé via :
- un tableau d’affichage ;
- une note d’information interne ;
- un e-mail ;
- l’intranet de l’entreprise.
Priorité sur les départs en congé : comment faire en pratique ?
Les règles établies pour l’ordre de la prise de congés existent pour favoriser l’équité entre les travailleurs. Cependant, au sein de la plupart des entreprises, poser des jours sur les périodes clés, c'est-à-dire les vacances scolaires d’été et la période de Noël, demeure souvent problématique. Il n’est pas rare que des tensions apparaissent, des jalousies, etc. Pour apaiser vos équipes, il est nécessaire de bien les informer, et leur offrir de l’autonomie. Les laisser prévoir leurs périodes de congés en fonction de leurs envies et de leurs droits reste souvent la meilleure solution. Il peut être utile de les accompagner en leur proposant différents schémas qui respectent à la fois leurs vœux et les besoins de votre établissement.
Les critères d’ordre de priorité interviennent lorsqu’une entente amiable ne semble pas possible.
Enfin, il arrive que deux travailleurs ne parviennent pas à se mettre d'accord, et que les critères définis plus haut ne soient pas suffisants pour les départager. Ce peut être le cas s’ils souhaitent partir au même moment, qu’ils présentent une situation familiale identique et la même ancienneté. Prévoyez dans ce cas une règle de départage simple, par exemple une alternance d’une année sur l’autre.
Vous connaissez maintenant les règles à suivre pour l’ordre de priorité des vacances annuelles de vos travailleurs. Faites-leur confiance, aidez-les dans leurs prises de décision, et départagez-les en respectant les critères que vous avez fixés si c’est vraiment nécessaire. Et pour que l’organisation des vacances de vos équipes ne représente plus un casse-tête, optez pour un logiciel de gestion de congés ! Vous gagnerez du temps et serez sûr de respecter l'ensemble des règles pour tous vos travailleurs.
