Loi sur le pointage en entreprise

Vouloir installer une pointeuse dans votre entreprise, c’est bien, mais qu’en est-il des dispositions légales à respecter ? Que dit finalement la loi sur le pointage en entreprise ? Petit tour d’horizon de la législation belge en la matière.

Obligation légale d’enregistrer le temps de travail en Belgique

En Belgique, la loi du 16 mars 1971 sur le travail fixe les limites de durée du travail et de repos, et l’employeur doit pouvoir justifier les heures prestées par ses collaborateurs. L’enregistrement du temps de travail est en outre imposé dans plusieurs situations précises :

les travailleurs à temps partiel, dont les dérogations à l’horaire doivent être enregistrées
l’horeca, avec l’enregistrement des prestations via le système de caisse enregistreuse (SCE) dans les établissements concernés
certains chantiers de construction, avec l’enregistrement des présences (Checkin@Work)

Des différences sont cependant à noter entre les horaires collectifs et les horaires individuels.

Mesure des horaires de travail collectifs

Qu'est ce que la badgeuse permet de contrôler ? Si les travailleurs de votre entreprise travaillent selon un horaire collectif, cet horaire doit figurer dans le règlement de travail, avec l’heure de début et de fin de chaque période de travail ainsi que les temps de pause.

Si vous appliquez des horaires variables ou flexibles, les règles qui les encadrent doivent elles aussi être prévues dans le règlement de travail.

Enregistrement des horaires de travail individuels

Pour les travailleurs à temps partiel, l’horaire de travail doit être connu à l’avance, et toute dérogation à cet horaire doit être enregistrée, par exemple au moyen d’un système de suivi du temps. Plus largement, garder une trace fiable des heures prestées, des congés pris, des heures de récupération et des repos compensatoires vous protège en cas de contrôle ou de litige.

Les règles à respecter pour l’installation d’une pointeuse/badgeuse

Il y a 4 points à respecter lorsque vous désirez installer une badgeuse numérique au sein de votre entreprise :

Vous assurer de la fiabilité du système

Il faut en effet, en plus d’être sûr du bon fonctionnement de l’appareil, vérifier que ses données sont infalsifiables. Ainsi, mieux vaut toujours privilégier un système automatisé afin d’éviter toute possibilité de fraude.

La pointeuse doit être adaptée à votre environnement de travail et respecter le RGPD

Les données biométriques (empreinte digitale, reconnaissance faciale, reconnaissance avec la main ou l’œil) sont des données sensibles au sens du RGPD. Leur usage pour le contrôle du temps de travail est très encadré, et l’Autorité de protection des données (APD) invite à privilégier des solutions moins intrusives : badge, code PIN ou application.

Les informations doivent être accessibles pour l’inspection

À tout moment, lors d’un contrôle du Contrôle des lois sociales (SPF Emploi) ou de l’ONSS, vous devez être en mesure de fournir l’accès complet aux informations de pointage de vos collaborateurs.

Par ailleurs, informez vos travailleurs avant l’installation d’une pointeuse et, s’il en existe, le conseil d’entreprise ou la délégation syndicale. Adaptez aussi votre règlement de travail si nécessaire.

Les informations doivent être accessibles pour les salariés

Puisque vous récoltez des données concernant vos employés/ouvriers, il est primordial que ceux-ci puissent avoir accès à ces informations à tout moment.

Qui plus est, cette transparence peut vous aider à faire accepter plus facilement l’installation de votre nouvelle badgeuse.

Que se passe-t-il en cas de non-respect des règles ?

Lors d’un contrôle, si un manquement est constaté, par exemple l’absence d’enregistrement des dérogations à l’horaire d’un travailleur à temps partiel, vous vous exposez aux sanctions prévues par le Code pénal social. Pour les travailleurs à temps partiel, l’absence de documents peut aussi faire présumer un travail à temps plein.

Conclusions

Pour être en conformité avec les règles belges sur le pointage, il est fortement recommandé d’enregistrer les temps de travail de tous les membres de votre personnel. Dès lors, la pointeuse digitale s’impose comme LA solution idéale.

Voici pourquoi vous devriez installer une pointeuse dans votre établissement.