Qu’est-ce qu’une pointeuse badgeuse ?

La pointeuse badgeuse est l’un des systèmes de contrôle du temps de travail les plus utilisés en entreprise. Fiable, simple à installer et à prendre en main, il présente de nombreux atouts. Découvrez ici ce qu’est exactement une pointeuse digitale, comment son utilisation est encadrée au niveau légal, et en quoi c’est un bon coût d'un système de pointage du personnel.

Pointeuse badgeuse : qu’est-ce que c’est ?

La pointeuse badgeuse est un appareil qui enregistre les entrées et sorties des salariés d’une entreprise. Un tel outil permet le calcul du temps de travail effectif de chaque employé. Cette opération peut se faire à l’aide de plusieurs technologies, telles que des badges RFID, des empreintes digitales ou des pointeuses biométriques pour plus de sécurité et de précision.

La pointeuse est composée de différents éléments. Chaque membre du personnel possède un badge qu’il doit présenter devant le terminal de l’appareil, à chaque fois qu’il arrive sur son lieu de travail, et qu’il en repart. Les informations reçues par le terminal sont ensuite transférées à un système d’exploitation. Celui-ci se présente souvent sous la forme d’un logiciel de gestion du temps de travail qui facilite le suivi des horaires.

Selon ce qui a été décidé au sein de la société, il est possible de prendre en compte les pauses repas et autres arrêts momentanés au cours de la journée, ou seulement les arrivées et départs en début et fin de journée. Certaines entreprises envisagent des pointeuses biométriques, comme la reconnaissance d’empreintes digitales, pour éviter les erreurs liées à l’utilisation des badges, mais ce choix pose de sérieuses questions au regard du RGPD (voir ci-dessous).

Les différents types de pointeuses

La pointeuse mécanique : chaque salarié a une fiche, poinçonnée à l’arrivée et au départ avec la date et l’heure. Les données doivent ensuite être traitées à la main.
La pointeuse digitale : le salarié passe un badge à puce RFID devant le terminal, et les horaires sont envoyés au logiciel de gestion.
La pointeuse mobile : le salarié pointe depuis une application sur son téléphone. C’est la solution pour le personnel en déplacement, sur chantier ou en télétravail.
La pointeuse biométrique : elle utilise l’empreinte digitale ou la reconnaissance faciale. En Belgique, son usage pour le seul suivi du temps de travail est très limité (voir ci-dessous).

Le transfert des données du terminal vers le logiciel se fait par wifi, par câble Ethernet ou par clé USB selon les modèles.

Pointeuses horaires : que dit la loi ?

Tout employeur doit pouvoir justifier les heures de travail effectif réalisées par les salariés de sa société, en particulier les heures supplémentaires et les prestations des travailleurs à temps partiel. La loi belge ne précise pas quelle solution le dirigeant d'entreprise peut utiliser pour ce que la badgeuse permet de contrôler le temps des employés. De nombreux moyens existent : les feuilles d’heures au format papier, les pointeuses mécaniques, les pointeuses mobiles, ou encore les pointeuses badgeuses. Les dispositifs biométriques (empreinte digitale, reconnaissance faciale) sont à éviter : en Belgique, l’Autorité de protection des données considère que le traitement de données biométriques pour le seul contrôle du temps de travail est en principe disproportionné au regard du RGPD.

Si vous choisissez une pointeuse badgeuse, vous devez respecter le cadre légal et notamment :

- sélectionner un système fiable et infalsifiable ; - privilégier l'utilisation d’un badge pour la reconnaissance de l'employé ; - faire en sorte que les données collectées soient accessibles pour les agents du Contrôle des lois sociales ; - laisser les salariés accéder aux informations les concernant.

Notez qu’en 2019, la Cour de Justice de l’Union européenne a rédigé un arrêté allant potentiellement dans le sens d’une obligation d'installation d’une pointeuse en entreprise. La cour a en effet estimé que le pointage constituait la seule solution fiable pour respecter les droits des salariés en matière de temps de travail et de repos.

Les avantages d’une pointeuse badgeuse

Une badgeuse pointeuse en entreprise présente de nombreux avantages. Tout d’abord, c’est une manière fiable de collecter les heures de travail du personnel. Les données étant enregistrées de façon automatique, lors du passage du badge ou de l'empreinte digitale, le risque d’erreur s'avère quasi nul.

Avec une pointeuse électronique, les entrées et sorties du personnel sont collectées au quotidien. Le logiciel de gestion de la pointeuse fournit un ensemble de données précieuses au directeur de l’entreprise comme aux services des ressources humaines. En effet, avec ces données fiables et précises, il est facile de calculer le temps de travail effectif de chaque salarié. Cela permet de voir s’il est en conformité avec son obligation légale de travail, mais aussi de comptabiliser ses calculer les heures supplémentaires, les jours de repos auxquels il a droit, etc.

Un système de pointage bien utilisé permet également d’éviter les conflits entre le personnel et la direction. La badgeuse et son logiciel de gestion constituent une preuve irréfutable des heures effectives réalisées par le salarié. Bien que les erreurs d’utilisation d’une badgeuse existent, cela reste rare. Si un employé oublie de badger et que cela entraîne une situation conflictuelle, il devra prouver lui-même qu’il était bien présent sur son lieu de travail malgré l’absence de pointage. Certaines entreprises utilisent également des solutions de demandes d'absence pour faciliter la gestion des absences et éviter de fausser les horaires.

Comment installer une pointeuse horaire ?

Le choix d’une pointeuse n’est pas toujours aisé. Il faut vous baser sur vos besoins, vos attentes et votre budget. Le coût d’une pointeuse badgeuse peut en effet varier fortement selon le modèle.

Une fois votre badgeuse pointeuse horaire choisie, il reste à l’installer. Avant cela, il vous faudra demander l’avis des représentants du personnel, et justifier votre choix auprès d’eux. L’ensemble de vos employés doit également être prévenu de l’installation d’un système de pointage, dans un délai raisonnable avant la mise en place de l’appareil.

Pour une bonne utilisation de la pointeuse badgeuse, placez-la à l’entrée du bâtiment ou du local constituant votre entreprise. Si certains de vos salariés travaillent en extérieur (sur chantier ou en déplacement), il existe des pointeuses mobiles sur smartphone. Enfin, n’oubliez pas de former le personnel à l’utilisation de la pointeuse et du badge associé. L’utilisation de technologies comme les empreintes digitales ou les badges RFID peut également faciliter l’identification et éviter les oublis de pointage.