Délais de conservation des documents RH : on vous dit tout !

Vous êtes chef d’une entreprise ou responsable RH et souhaitez rester dans la légalité à tout point de vue ? Le respect des délais de conservation des documents RH est alors primordial. Entre les données personnelles des salariés, les fiches de paie, les visites médicales et autres paiements de taxe, il peut être difficile de s’y retrouver. À travers cet article, vous connaîtrez la durée de garde de chaque type de document concernant vos employés. Et pour un pilotage encore plus simple, découvrez tous les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des documents et contrats du personnel !

Documents RH : qu’est-ce que c’est ?

Au sein d’une entreprise, la documentation produite est vaste. Chaque service a ses propres obligations, et doit conserver ses documents selon la législation en vigueur. Au niveau des ressources humaines, il existe de nombreux papiers à classer et archiver. On retrouve notamment :

les documents d’entretien ; - les relevés d'heure ; - les fiches de paie ; - les contrats de travail ; - les lettres concernant un engagement, une démission, un licenciement… ; - les documents relatifs aux cotisations ONSS et au précompte professionnel ; - les documents relatifs à l’assurance accidents du travail ; - les documents émanant du Contrôle des lois sociales ; - le compte individuel de chaque travailleur ; - etc.

Tous les documents de cette liste, non exhaustive, sont à la charge des services des ressources humaines. Ils doivent être classés pour chaque employé, facilement trouvable en cas de besoin, et conservés selon un certain délai prescrit par la législation.

Combien de temps conserver chaque document ?

Chaque document présente une durée de conservation spécifique. Ces durées, indiquées par les différents articles légaux en vigueur, sont des délais minimums. Vous avez toujours la possibilité de garder des papiers plus longtemps si vous estimez que cela est nécessaire. Il est également essentiel de conserver, d’une manière illimitée, les documents permettant de reconstituer la carrière d’un salarié, afin de répondre à ses besoins lorsqu’il souhaite partir en retraite ou effectuer des simulations à cet effet. Voici tout ce que vous devez savoir sur les documents à inclure dans le dossier du personnel.

Tableau récapitulatif

Voici un tableau exposant l’ensemble des durées de délais de conservation des documents RH RH.

Voici les principaux repères en Belgique :

Documents sociaux (compte individuel, fiches de paie, relevés de prestations, règlement de travail) : 5 ans ;
Contrats de travail et documents de fin de contrat : au moins 5 ans après le départ du travailleur, car les actions nées du contrat de travail se prescrivent un an après la fin du contrat, sans pouvoir dépasser 5 ans après les faits ;
Documents fiscaux et comptables (fiches fiscales, pièces liées au précompte professionnel) : selon les délais prévus par la législation fiscale et comptable, à vérifier avec votre comptable ou votre secrétariat social ;
Données personnelles non couvertes par une obligation légale : pas plus longtemps que nécessaire, conformément au RGPD.

Les informations et données personnelles

L’ensemble des données privées d'un salarié sont conservées durant toute la collaboration avec ce dernier. C’est le cas pour son CV, ses diplômes, ses certificats de formation, et toutes ses informations personnelles. La conservation de ces éléments est soumise aux lois RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). L’employé a un droit d’accès et de modification sur les données le concernant. L’ensemble des données doit également être sécurisé.

Sous quelle forme garder les documents d’entreprise ?

stocker et archiver les documents et archiver les documents RH est une nécessité pour toutes les entreprises. Néanmoins, cela représente une tâche ardue et chronophage. Respecter les délais de conservation demande beaucoup de vigilance, et le stockage des papiers constitue parfois un véritable défi logistique. Pour faciliter le travail des responsables des ressources humaines et s'assurer de suivre la réglementation, utiliser un logiciel de gestion électronique des documents est une excellente solution.

Avec ce type d’outil, l’ensemble des documents relatifs au personnel est gardé en toute sécurité. Le logiciel se charge de l’horodatage et gère les durées de conservation de chaque donnée. Si la loi change, l'outil est mis à jour en fonction des nouvelles obligations. Ainsi, vous n’avez plus à vous soucier des délais de conservation, vous êtes sûr de toujours respecter la législation en vigueur. Vous gagnez alors de la place, du temps, et de la productivité, et évitez toute erreur !

Pourquoi est-ce important de bien gérer les documents RH ?

Dans les services de ressources humaines, les nombreux documents produits ou reçus n'ont pas qu’une fonction à l’instant T. En effet, tous ces écrits peuvent constituer des preuves en cas de se protéger en cas de litige avec un employé. En ayant à portée de main tous les documents liés à l’emploi d’un salarié, vous vous trouvez en règle et vous pouvez vous défendre durant un conflit. Ces documents peuvent également vous servir à prouver que votre entreprise a bien rempli ses obligations face à l'administration, notamment au niveau fiscal. En plus des atouts que représente la bonne gestion des contrats et documents liés au personnel d’une entreprise, il faut prendre en compte l’aspect légal.

Quelles lois encadrent la conservation des documents RH ?

Concernant la conservation des documents liés aux ressources humaines d’une entreprise, différentes lois s’appliquent.

On retrouve notamment la réglementation sur les documents sociaux (arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978 relatif à la tenue des documents sociaux et ses arrêtés d’exécution). Elle fixe les documents que l’employeur doit tenir, comme le compte individuel et le règlement de travail, ainsi que leur durée de conservation. Le registre du personnel a, quant à lui, été largement remplacé par la déclaration Dimona auprès de l’ONSS.

Pour les contrats de travail et les documents relatifs aux fins de contrat (démission, licenciement, etc.), c’est la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail et ses délais de prescription qui guident la durée de conservation. On retrouve également la législation fiscale (pour le précompte professionnel), la réglementation de la sécurité sociale (pour les cotisations ONSS) et le RGPD pour les données personnelles. Comme on peut le voir, les lois à connaître sur ces délais de conservation sont nombreuses, et il peut être difficile de s’y retrouver.

Quelles sanctions en cas de non-respect des délais de conservation ?

Dans la plupart des cas, la mauvaise gestion des données liées aux ressources humaines n'entraîne pas de sanction. En revanche, le défaut de tenue ou de conservation des documents sociaux est sanctionné par le Code pénal social.

Pour tous les autres documents RH à conserver dans le dossier du salarié, le non-respect des délais n'implique pas spécifiquement de sanction. Néanmoins, cela peut poser de graves problèmes à votre entreprise, parfois encore plus conséquents qu’une amende. En effet, en cas de litige ou de conflit, si vous ne pouvez pas apporter de preuve allant dans votre sens ou que vous ne pouvez pas vous défendre, cela peut s'avérer fort délétère. Voici donc ce que vous devez savoir sur les délais de conservation des documents RH.