Comment faire le calcul du temps de travail effectif ?
L’employeur a pour obligation de gérer et d’effectuer le calcul du temps de travail effectif de ses salariés. Leur présence au sein de l’entreprise doit être validée afin d’établir leurs fiches de paie et leur rémunération éventuelle en définition des heures supplémentaires ou octroi de repos compensatoire. Il est donc recommandé de choisir un logiciel de suivi du temps de travail qui permet de le calculer exactement pour chacun des salariés.
Définition du temps de travail effectif
En Belgique, le temps de travail effectif se mesure par rapport à la durée maximale légale de 38 heures par semaine en moyenne pour un temps complet (parfois moins selon la commission paritaire). Le dépassement des limites de la durée du travail déclenche le paiement d’un sursalaire et l’octroi d’un repos compensatoire. Il est donc important de le définir afin de respecter la loi du 16 mars 1971 sur le travail et de comprendre comment le calcul du temps de travail effectif est comptabilisé au sein du service du personnel.
Cette loi définit la durée du travail comme le temps pendant lequel le personnel est à la disposition de l’employeur.
Pour mettre en place ce calcul du temps effectif de travail, il est aujourd’hui recommandé d’utiliser un logiciel de gestion du temps de travail qui permet de personnaliser, pour chaque salarié, le nombre d’heures passées sous couvert de l’entreprise en fonction des heures qu'il doit prester par jour, semaine et mois.
Calcul du temps de travail effectif
Le salarié qui dépasse les limites de la durée du travail (en principe 8 heures par jour ou 38 heures par semaine en moyenne) a droit à un sursalaire et, en principe, à un repos compensatoire. Il existe une différence notable entre le temps de présence en entreprise et le temps de travail effectif. C’est uniquement ce dernier qui est comptabilisé par l’entreprise aux fins d’émission de la fiche de paie et donc de son salaire mensuel.
Le temps de présence comprend les heures passées sur le lieu de travail. Il inclut donc les pauses, la restauration ainsi que le temps passé à s’habiller et à se déshabiller, en dehors des vêtements spéciaux ou équipements professionnels.
Que comprend le temps de travail effectif ?
Outre les heures passées à son poste, le salarié profite d’heures de travail effectif complémentaires qui sont obligatoirement intégrées dans le calcul des heures effectives de travail.
Les périodes de formation
Les formations au cours de la journée, obligatoires et encadrées par un plan de formation, suivies durant les heures de temps de travail sont considérées comme du temps de travail effectif. Les autres formations, notamment celles en dehors du temps de travail, en sont exclues.
Les événements et séminaires d’entreprise
Ces heures sont considérées comme du temps effectif si elles sont rendues obligatoires par l’employeur. Elles ne le sont pas si les activités sont volontaires et non prévues dans la semaine de travail.
Les déplacements professionnels
Ils sont bien évidemment comptabilisés, que le salarié se rende chez un client ou chez un fournisseur ou qu’il se déplace d’un site de l’entreprise à un autre.
Les congés
Toujours dans le suivi du temps de travail, les congés sont considérés comme du temps effectif de travail s’ils correspondent à des vacances annuelles, des petits chômages pour événement familial, des congés de maternité et de naissance, les arrêts pour accident de travail et les heures de repos compensatoire données par l’employeur.
Les exclusions du temps de travail effectif
N’entrent pas dans le calcul du temps de travail effectif :
- les pauses pour la restauration ; - les pauses en journée ; - le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail aller-retour ; - le non-respect du droit à déconnexion par le salarié qui répond de manière exceptionnelle à des courriers ou e-mails professionnels durant son temps libre.
Il est à noter que la plupart des entreprises ne défalquent pas du temps de travail effectif, les pauses en journée de leurs salariés si celles-ci restent acceptables.
De plus, le salarié répondant fréquemment et de façon régulière à des sollicitations par courrier ou par e-mail durant ses heures de repos peut voir le régime de l’astreinte mis en place par son employeur.
