Suivi du temps de travail : le réaliser dans les règles
Le suivi du temps de travail est indispensable dans toute entreprise. Cette obligation légale présente de nombreux bienfaits pour l’ensemble des acteurs d’une PME ou d’une grande société. Différents moyens existent pour bien contrôler le temps de travail des employés, et utiliser un logiciel de suivi du temps de travail semble idéal de nos jours. Découvrez vite tout ce qu’il faut savoir à ce propos !
Suivi du temps de travail : de quoi parle-t-on ?
Avant de rentrer dans les détails du suivi du temps de travail, il est nécessaire de bien préciser les choses. Le contrôle du temps de travail peut être défini comme la durée de travail exercée par les salariés, en accord avec le cadre légal, tout comme pour la surveillance des employés.
Qui est concerné ?
Au sein d’une entreprise, absolument tous les salariés sont soumis à l’enregistrement de leur temps de travail. Cela est valable quel que soit leur régime (horaires individuels, horaires collectifs, personnel de direction ou de confiance, alternance, temps partiel, etc.), et personne ne peut s’y opposer.
Quelles sont les activités à surveiller en matière de temps de travail ?
Le suivi du temps de travail comprend pour chaque salarié l’enregistrement :
- des entrées et sorties de l’entreprise ; - du temps passé sur une mission ; - de ses absences (congés, maladie, etc.).
Le but majeur reste de comptabiliser la durée de travail effective, les pauses ne sont donc pas incluses dans les calculs.
Suivi du temps de travail : une obligation pour l’employeur
Suivre le temps de travail des salariés est une obligation pour tout employeur. Ce dernier doit pouvoir justifier auprès de ses équipes, mais aussi du Contrôle des lois sociales en cas de contrôle, le temps de travail des employés, en particulier les heures supplémentaires.
En Belgique, certaines situations imposent un enregistrement précis pour chaque membre de l'équipe : les travailleurs à temps partiel, dont les prestations qui s’écartent de l’horaire prévu doivent être consignées, le secteur horeca équipé d’un système de caisse enregistreuse (SCE), le secteur de la construction ou encore le secteur du nettoyage (enregistrement des présences depuis le 1er septembre 2024). Dans tous les cas, un décompte personnel est vivement recommandé si l'employé effectue des heures supplémentaires.
En cas de manquement à ses obligations, l’employeur risque une sanction prévue par le Code pénal social. L’amende est en principe multipliée par le nombre de travailleurs concernés.
Différents moyens pour suivre le temps de travail des employés
Afin de respecter ses obligations en matière de suivi du temps de travail, le gérant d’une entreprise a plusieurs possibilités. Ici, retrouvez tout ce qu'il y a à savoir sur le temps de travail effectif.
Le registre papier
Ce moyen est de moins en moins utilisé pour le suivi du temps de travail des employés. Les informations devant être conservées durant 5 ans, cela fait un volume de papier considérable pour une grande entreprise et même une PME. Les feuilles de temps de travail représentent une solution tout à fait légale de gérer les durées de travail, mais ce n’est vraiment pas pratique.
Le tableur Excel
C’était l’outil de suivi du temps de travail le plus utilisé jusqu'à l’arrivée des logiciels dédiés. Bien que pratique, il présente de nombreux risques d'erreurs (entrée des données, formules de calcul, etc.). Il peut être choisi, mais n’est pas à privilégier.
La pointeuse
Très utilisé dans l’industrie, ce dispositif tend à disparaître. Efficace et pratique, il reste difficile à associer à d’autres logiciels et n’est pas en phase avec les nouveaux moyens à disposition des entreprises.
Le dispositif biométrique
Ce type de surveillance du temps de travail des employés se montre très efficace. Il ne présente pas de risque d’erreur et s'avère simple d’utilisation. Les salariés sont enregistrés à leur arrivée dans l’entreprise via leur empreinte digitale ou même par reconnaissance faciale. Ce procédé ultra moderne reste néanmoins très coûteux. De plus, il doit répondre au cadre légal concernant le respect de la vie privée et la protection des données personnelles.
Le logiciel de suivi du temps de travail
Avec ce type d’outil, la gestion du travail est grandement facilitée. Un logiciel de gestion du temps de travail permet d’automatiser les saisies. Il reste accessible à toutes les personnes autorisées, de n’importe où. Il peut également intégrer d’autres dispositifs (reconnaissance biométrique, pointage) afin de former une solution globale de contrôle du temps de travail en entreprise.
Les avantages d’une bonne gestion du temps de travail
Gérer le temps de travail des salariés est une obligation pour tout employeur, mais cela présente aussi beaucoup d’avantages.
Pour les salariés
Lorsque le temps de travail est bien géré et suivi, le salarié y trouve son compte :
- son temps de travail est mieux organisé, ce qui améliore grandement la qualité de vie au travail ; - il peut avoir des horaires plus flexibles, tant que le suivi est bien fait ; - il est sûr de ne pas perdre ses heures supplémentaires ; - il sait que son employeur respecte les règles quant à son temps de travail.
Pour les managers
Les managers trouvent de nombreux bienfaits à un suivi du temps de travail bien réalisé :
- il est plus simple d’organiser le travail au sein des différentes équipes ; - cela permet de mieux répartir les tâches et d’éviter les surcharges de travail pour certains salariés ; - la gestion des projets est effectuée de manière plus efficace ; - il est plus facile de respecter et de faire respecter aux salariés les temps de pause et de coupure.
Pour la direction des ressources humaines
La DRH et le directeur d’une entreprise ont également tout intérêt à suivre de manière efficace le temps de travail des employés. Cela leur permet :
- de rester dans la légalité ; - de traiter les données au fil du temps, sans avoir à attendre la fin du mois ; - d’avoir des données fiables pour les calculs importants (fiches de paie, repos compensatoires, etc.) ; - d’avoir des équipes plus productives, et donc de meilleurs résultats.
