Verlofplanning voor uw personeel: zo verdeelt u 20 vakantiedagen zonder gaten in de bezetting

Elk jaar rond april gebeurt hetzelfde: de eerste aanvragen voor de zomer komen binnen, drie mensen willen dezelfde twee weken in juli en u ontdekt pas in augustus dat de winkel op zaterdag onderbemand draait. Een goede verlofplanning lost dat op voordat het een probleem wordt. In dit artikel vindt u de Belgische spelregels, een ingevulde plantabel en een rekenvoorbeeld om te bepalen hoeveel mensen u per week tegelijk kunt laten vertrekken.

Wat is verlofplanning, en waarom loopt het in de zomer altijd vast?

Verlofplanning is het vooraf verdelen van de wettelijke en extralegale vakantiedagen van uw team over het jaar, zodat elke medewerker zijn dagen kan opnemen en uw bezetting op elk moment klopt. Het is dus geen lijst van aanvragen. Het is een capaciteitsoefening.

Het knelpunt zit bijna altijd in dezelfde periode. Een voltijdse werknemer in een vijfdagenweek die het hele vorige jaar heeft gewerkt, heeft recht op 20 wettelijke vakantiedagen; wie vier dagen per week werkt, op 16. Een flink deel daarvan wil iedereen in juli en augustus opnemen, wanneer de scholen dicht zijn. En net in horeca, retail en evenementen is dat vaak de drukste periode van het jaar.

Bij Shyfter zien we dat probleem bij bijna elke nieuwe klant terugkomen: het verlof wordt per aanvraag goedgekeurd, wie eerst vraagt eerst maalt, en niemand kijkt naar het totaal. Tot er in de tweede week van augustus drie koks tegelijk op reis zijn.

Wie beslist in België over de vakantiedata?

Hier maken veel werkgevers een eerste fout. De jaarlijkse vakantie kan in België nooit eenzijdig door de werkgever worden vastgelegd. Securex vat het in zijn Lex4you-fiche (bijgewerkt op 20 januari 2026) zo samen: er is een vaste volgorde van wie de data mag bepalen, en pas als een hoger niveau niets regelt, komt het volgende aan de beurt.

1. Het paritair comité, uiterlijk op 31 december van het jaar vóór het vakantiejaar.
2. De ondernemingsraad.
3. De werkgever samen met de vakbondsafvaardiging.
4. De werkgever samen met alle werknemers, in een collectief akkoord.
5. Bij gebrek aan al het voorgaande: een individueel akkoord tussen werkgever en werknemer.

In de meeste kmo’s zonder ondernemingsraad komt het dus neer op punt 5. Elke vakantieperiode is een akkoord tussen u en de medewerker. Komt dat akkoord er niet, dan kan de arbeidsrechtbank in kortgeding beslissen. Zover wil niemand het laten komen.

Een collectieve sluiting, zoals een bouwverlof of een restaurant dat drie weken dichtgaat in januari, is wel mogelijk. Die data moeten dan in het arbeidsreglement staan. De eerste keer volgt u de volledige wijzigingsprocedure; de jaren daarna volstaat een aankondiging. Meer over die procedure leest u in ons artikel over het arbeidsreglement in België.

Welke regels moet uw verlofplanning respecteren?

Drie regels bepalen het skelet van elke verlofplanning, ongeacht de sector.

De eerste is de ononderbroken periode. Elke werknemer heeft recht op minstens één ononderbroken week vakantie. Vraagt hij erom, dan moeten er twee volle weken aan een stuk worden toegekend tussen 1 mei en 31 oktober. Voor jongeren die op 31 december van het vakantiedienstjaar nog geen 18 zijn, gaat het om drie weken. Langere blokken mag u weigeren als de werking er echt onder lijdt, kortere niet.

De tweede regel is de termijn. Wettelijke vakantiedagen worden opgenomen binnen het vakantiejaar, dus vóór 31 december. Uitbetalen in plaats van opnemen kan niet zolang het contract loopt.

De derde regel is nieuwer en wordt in veel planningen nog vergeten. Sinds het vakantiejaar 2024 kan een werknemer die zijn dagen niet kon opnemen door ziekte, een arbeidsongeval, moederschapsrust, geboorteverlof of adoptieverlof, het saldo overdragen gedurende 24 maanden. Securex herinnerde er op 4 augustus 2026 aan dat de eerste overgedragen dagen uit 2024 vervallen op 31 december 2026. Als werkgever moet u uw mensen de mogelijkheid geven om al hun wettelijke dagen tijdig op te nemen, anders riskeert u administratieve of strafrechtelijke sancties.

Concreet betekent dat: wie in 2024 lang ziek was, heeft dit najaar mogelijk een stapel dagen open staan die nog voor nieuwjaar weg moeten. Kijk dat deze week na. Niet in december.

Verlofplanning in een tabel: een ingevuld voorbeeld

Een verlofplanning hoeft geen kunstwerk te zijn. Wat wel moet: per medewerker het saldo, de geplande hoofdvakantie en wat er nog openstaat. Hieronder het voorbeeld van een bakkerij in Gent met 9 medewerkers (vijf in de winkel, vier in het atelier), zoals de zaakvoerder het in maart 2026 opstelde.

Twee dingen springen eruit. Amira heeft nog 6 overgedragen dagen uit 2024 na een lange ziekteperiode: die vervallen op 31 december 2026 en moeten dus voorrang krijgen in het najaar. Pieter en Lotte zijn allebei weg van 6 tot 17 juli, maar de ene staat in het atelier en de andere in de winkel, dus dat is geen probleem. Bij Sander telt de hoofdvakantie 8 dagen, want hij werkt vier dagen per week. De regel die de zaakvoerder hanteert, is eenvoudig: maximaal één persoon per afdeling tegelijk afwezig in juli en augustus.

Hoeveel medewerkers mogen tegelijk met verlof? Een rekenvoorbeeld

De vraag die we het vaakst krijgen. Het antwoord hangt af van uw minimale bezetting, niet van een vast percentage. Toch kunt u het in vier stappen uitrekenen.

Neem een supermarkt in Hasselt met 24 voltijdse medewerkers in een vijfdagenweek. Samen hebben ze 24 x 20 = 480 wettelijke vakantiedagen te plannen. Als iedereen twee weken hoofdvakantie neemt, gaat het al om 24 x 10 = 240 dagen in de periode van 1 mei tot 31 oktober.

Stel dat 70 % van die zomerblokken in juli en augustus valt. Dan moet u 168 vakantiedagen kwijt in ongeveer negen weken, of gemiddeld 18,7 dagen per week. Dat zijn bijna 4 mensen die elke week van juli en augustus afwezig zijn, op een ploeg van 24: ongeveer 16 % van de bezetting.

Nu de capaciteit. De winkelmanager weet dat de winkel met 21 mensen nog draait, niet met 20. Het plafond ligt dus op 3 gelijktijdige afwezigen per week. Op negen weken geeft dat 9 x 3 x 5 = 135 vakantiedagen. Er is dus een tekort van 168 - 135 = 33 dagen, ruwweg drie aanvragen van twee weken die naar juni of september moeten verschuiven.

Dat getal van 33 dagen wilt u in februari kennen, niet in juni. Met een tekort van drie aanvragen kunt u rustig praten met de mensen zonder schoolgaande kinderen, een paar weken in september voorstellen en desnoods een jobstudent inplannen. Ontdekt u het pas in juni, dan zegt u neen tegen iemand die al geboekt heeft. Meer over hoe u een onverwacht gat dicht, leest u in ons artikel over last-minute vervanging van personeel.

Hoe stelt u een verlofplanning op die standhoudt?

In de praktijk zijn de teams die het zonder stress redden niet de teams met de strengste regels. Het zijn de teams die vroeg beginnen en die regels op voorhand bekendmaken. Vijf stappen werken bij bijna iedereen.

• Leg de minimale bezetting per afdeling en per periode vast, voordat de eerste aanvraag binnenkomt.
• Open een aanvraagvenster voor de zomer, bijvoorbeeld van 15 januari tot 28 februari, en communiceer de beslissing vóór eind maart.
• Spreek een voorrangsregel af voor conflicten: rotatie per jaar, of voorrang voor ouders van schoolgaande kinderen in juli en augustus, maar dan wel een regel die iedereen kent.
• Plan de overgedragen dagen en de resterende saldo’s in oktober, zodat er in december geen rush ontstaat.
• Koppel de verlofplanning aan het uurrooster, zodat een goedgekeurde vakantie meteen zichtbaar is wanneer u de shifts van die week maakt.

Die laatste stap is waar het meestal fout loopt. Het verlof staat in een Excel bij de zaakvoerder, het uurrooster in een ander bestand bij de verantwoordelijke van de zaal, en de twee raken elkaar pas wanneer iemand niet komt opdagen. Wie zijn personeelsplanning eenvoudig wil houden, laat beide in één werkblad samenkomen.

Excel, gedeelde agenda of verlofsoftware?

Voor een team van vijf mensen werkt een gedeelde tabel prima. Vanaf een tiental medewerkers, met deeltijdse regimes, jobstudenten en overgedragen saldo’s, wordt het moeilijk. Een Excel telt de saldo’s niet zelf af, waarschuwt niet als drie mensen uit dezelfde afdeling dezelfde week vragen en toont geen afwezigheid in het rooster van volgende week.

Met de module verlof en afwezigheden van Shyfter dienen medewerkers hun aanvraag in via de app op hun gsm, u keurt goed met één klik en de tellers per medewerker worden automatisch bijgewerkt. Een goedgekeurde vakantie verschijnt meteen in de personeelsplanning, waardoor u bij het maken van het rooster ziet wie er niet is. Geen dubbele invoer meer. En als u wilt weten wat die vakantiedagen u kosten, legt ons artikel over vakantiegeld berekenen de berekening voor arbeiders en bedienden uit.

Wat we bij klanten het vaakst horen na de overstap? Niet dat het sneller gaat. Wel dat de discussies over wie eerst gevraagd had, verdwijnen.

Vraag een gratis demo aan

Wilt u zien hoe uw verlofplanning en uw uurrooster in één scherm samenkomen, met automatische saldo’s en een waarschuwing bij onderbezetting? Plan een gratis demo en we tonen het u met uw eigen teamstructuur.

Veelgestelde vragen

Mag een werkgever een verlofaanvraag weigeren?

Ja, als het akkoord ontbreekt, want vakantie wordt in België in onderling akkoord vastgelegd. De werkgever mag een periode weigeren om redenen van werkorganisatie, maar moet de werknemer wel de kans geven om al zijn wettelijke dagen tijdig op te nemen. Twee ononderbroken weken tussen 1 mei en 31 oktober kan hij op vraag van de werknemer niet zomaar weigeren.

Mag de werkgever bepalen wanneer werknemers verlof nemen?

Nee, de jaarlijkse vakantie kan nooit eenzijdig worden vastgelegd. De data worden bepaald door het paritair comité, de ondernemingsraad, een akkoord met de vakbondsafvaardiging of alle werknemers, en anders door een individueel akkoord. Een collectieve sluiting is wel mogelijk als ze in het arbeidsreglement staat.

Wat gebeurt er met vakantiedagen die niet zijn opgenomen vóór 31 december?

Wettelijke vakantiedagen moeten in principe binnen het vakantiejaar worden opgenomen. Kon de werknemer ze niet opnemen door ziekte, een arbeidsongeval, moederschapsrust, geboorteverlof of adoptieverlof, dan worden ze 24 maanden overgedragen. De eerste overgedragen dagen uit 2024 vervallen op 31 december 2026.

Hoe lang op voorhand moet een verlofplanning klaar zijn?

De wet legt geen vaste termijn op voor een individueel akkoord, maar een paritair comité dat de data regelt, moet dat doen vóór 31 december van het jaar ervoor. In de praktijk werkt een aanvraagvenster voor de zomer in januari en februari het best, met een beslissing vóór eind maart. Zo hebt u tijd om tekorten op te vangen met verschuivingen of jobstudenten.