Verlofregistratie in België: zo houdt u het verlofsaldo van uw personeel correct bij

Een medewerker vraagt in oktober drie dagen verlof, u kijkt in het Excel-bestand en ziet nog vijf dagen staan. Twee weken later meldt het sociaal secretariaat dat ze er nog maar één had, omdat haar ziekteperiode van vorig jaar en een halve dag klein verlet nooit zijn ingevuld. Verlofregistratie gaat precies over dat verschil: niet het plannen van verlof, maar het correct bijhouden van wat er is opgenomen, wat er nog openstaat en waarom.

In dit artikel leest u welke afwezigheden u in België moet registreren, hoe u het saldo van elke medewerker berekent (ook voor deeltijdsen en starters) en hoe een ingevuld register eruitziet.

Wat is verlofregistratie, en waarom is het meer dan een lijstje?

Verlofregistratie is het per medewerker bijhouden van elke betaalde of onbetaalde afwezigheid, met het type, de datum en de duur. Het resultaat is een saldo dat op elk moment klopt. Klinkt eenvoudig. Dat is het niet.

Het probleem is dat een Belgisch verlofsaldo uit verschillende potjes bestaat die elk hun eigen regels volgen. Wettelijke vakantie wordt berekend op basis van het vorige jaar. Extralegale dagen komen uit een sectorale cao of uit uw arbeidsreglement. Inhaalrust ontstaat pas als iemand overuren presteert. Klein verlet hangt af van een gebeurtenis, zoals een huwelijk of een overlijden. En sinds 2024 kunnen sommige wettelijke dagen twee jaar lang worden meegenomen.

Wie al die potjes in één kolom "verlof" optelt, maakt vroeg of laat een fout die in de loonverwerking terechtkomt. Concreet: een te hoog saldo betekent dat u dagen toekent die er niet zijn, een te laag saldo dat u een medewerker iets ontzegt waar hij recht op heeft.

Welke afwezigheden moet u registreren?

Alles wat de normale prestaties onderbreekt. Niet alleen de vakantie. Het onderscheid per type is belangrijk, omdat het bepaalt wie betaalt en of de dag meetelt voor de vakantie van volgend jaar.

De laatste kolom is die waar het meestal misgaat. Securex bevestigt dat ziektedagen tijdens de eerste twaalf maanden arbeidsongeschiktheid worden gelijkgesteld met gewerkte dagen voor de berekening van het aantal vakantiedagen van het volgende jaar. Onbetaald verlof doet dat niet. Wie die twee niet apart registreert, kan in januari het nieuwe saldo niet correct berekenen.

Voor de details van klein verlet, met het aantal dagen per gebeurtenis, verwijzen we naar ons artikel over klein verlet. Voor ziekte en de bijhorende kengetallen leest u ons stuk over ziekteverzuim berekenen.

Hoe berekent u het verlofsaldo van een medewerker?

Het startpunt is altijd het vakantiedienstjaar, het jaar vóór het jaar waarin de vakantie wordt opgenomen. De dagen die een medewerker in 2026 mag nemen, hangen dus af van wat hij in 2025 heeft gepresteerd.

Voor bedienden werkt de berekening per maand. Securex publiceert daarvoor de volgende tabel, die geldt voor de vakantie 2026 op basis van de prestaties in 2025.

Een detail dat weinig werkgevers kennen: in principe tellen alleen volledige maanden. U mag wel beslissen om een maand die vóór de 16de begon, of na de 15de eindigde, als volledig te rekenen. Kies één regel en pas die consequent toe op iedereen.

Voor arbeiders berekent u het saldo niet zelf. Het vakantiefonds van de sector, of de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie, stuurt de arbeider een vakantieattest met het aantal dagen. Uw verlofregistratie moet dat getal overnemen en daar de opgenomen dagen van aftrekken.

Dan de rekenformule zelf, voor wie het saldo op een bepaalde datum wil kennen:

Saldo = wettelijke dagen + overgedragen dagen + extralegale dagen + opgebouwde inhaalrust - opgenomen dagen

Klein verlet en ziekte staan niet in die formule. Ze worden wel geregistreerd, maar ze komen niet uit hetzelfde potje. Dat onderscheid maakt de formule bruikbaar.

Rekenvoorbeeld: drie profielen in een supermarkt in Kortrijk

Neem een supermarkt in Kortrijk met 22 medewerkers. Op 30 september 2026 wil de filiaalverantwoordelijke de saldi nakijken voor de eindejaarsperiode, wanneer iedereen nog snel zijn resterende dagen wil opnemen. Drie profielen zijn typisch.

Ines is bediende aan de kassa, voltijds in een vijfdagenweek, en begon op 3 maart 2025. Ze presteerde in 2025 dus tien volledige maanden, maart tot en met december. Volgens de tabel heeft ze in 2026 recht op 17 wettelijke dagen, niet op 20. In 2025 zelf kon ze na drie maanden aanloop al aanvullende vakantie nemen, één week per drie maanden activiteit, maar die dagen komen niet terug in het saldo van 2026. Haar cao geeft één extralegale dag. Ze nam er al 12 op. Saldo: 17 + 1 - 12 = 6 dagen.

Koen werkt deeltijds, vier dagen van 7,6 uur, dus 30,4 uur per week, en werkte heel 2025 in dat regime. Zijn recht is 16 dagen, pro rata van de 20 van een voltijdse. Omdat zijn dagen even lang zijn, kunt u in dagen blijven rekenen. Hij nam 9 dagen op en heeft nog 2 dagen inhaalrust staan na de inventaris van juni. Saldo: 16 + 2 - 9 = 9 dagen.

Sofie is de moeilijkste. Ze werkt 24 uur per week in een variabel uurrooster, soms drie dagen van acht uur, soms vier dagen van zes. Hier loopt een registratie in dagen vast: een dag vakantie op een dag van acht uur is meer waard dan op een dag van zes. De oplossing is rekenen in uren. Vier weken vakantie bij 24 uur per week geeft 96 uur. Ze nam al 54 uur op, dus er staat nog 42 uur open, ongeacht hoe haar volgende week eruitziet.

Bart staat er niet zonder reden bij. Hij was in 2024 vier maanden ziek en kon toen 8 wettelijke dagen niet opnemen. Die dagen werden overgedragen, en dat is het punt waar elke verlofregistratie dit najaar op moet letten.

De overgedragen dagen: waarom 31 december 2026 een harde datum is

Sinds het vakantiejaar 2024 kan een werknemer die zijn wettelijke vakantie niet kon opnemen door ziekte, een arbeidsongeval, moederschapsrust, geboorteverlof of adoptieverlof, die dagen overdragen gedurende 24 maanden. De eerste overgedragen dagen uit 2024 vervallen op 31 december 2026. Securex herinnerde daar op 4 augustus 2026 nog aan.

Twee dingen maken dit lastig. Het eerste: de overgedragen dagen staan niet op het vakantieattest van het lopende jaar, dus ze vallen uit een registratie die alleen het nieuwe recht bijhoudt. Het tweede: de werkgever moet de medewerker de kans geven om ze effectief op te nemen. Wie dat nalaat, riskeert administratieve of strafrechtelijke sancties.

Bart heeft dus 18 dagen saldo, waarvan 8 tegen 31 december weg moeten. In een supermarkt die in december op volle bezetting draait, is dat geen formaliteit. Plan die dagen nu, niet in de week voor kerst. Hoe u dat in de bezetting inpast, leest u in ons artikel over verlofplanning.

Excel of een systeem: wat werkt voor een Belgische verlofregistratie?

Een Excel-bestand werkt zolang u weinig mensen heeft, iedereen voltijds in vaste dagen werkt en één persoon het bestand beheert. Vanaf het moment dat er deeltijdsen met variabele roosters, arbeiders met een vakantieattest en overgedragen dagen bij komen, wordt het fragiel. Elke cel is handwerk. En elke vergeten halve dag klein verlet komt pas boven als het sociaal secretariaat de prestaties controleert.

De fouten die we bij Shyfter het vaakst zien bij nieuwe klanten, zijn telkens dezelfde drie:

• het wettelijk recht van een starter wordt op 20 dagen gezet in plaats van op het aantal dat bij de gewerkte maanden hoort;
• een deeltijdse met een variabel rooster wordt in dagen geregistreerd, waardoor het saldo afhangt van welke dag hij toevallig vrij neemt;
• overgedragen dagen staan in een apart tabblad dat niemand meer opent.

Dat zijn geen rekenfouten. Het zijn structuurfouten, en die lost u niet op met een betere formule.

Een systeem dat verlof koppelt aan de planning en de tijdregistratie, doet dat werk wel. In de module verlof en afwezigheden van Shyfter dient de medewerker zijn aanvraag in via de app op zijn gsm, ziet de verantwoordelijke meteen of de bezetting het toelaat, en wordt het saldo per type automatisch bijgewerkt, in dagen of in uren. Omdat dezelfde gegevens de tijdregistratie voeden, gaat er bij de maandafsluiting een volledig overzicht naar het sociaal secretariaat, zonder overtypen.

Wilt u eerst zelf met een spreadsheet starten? Ons artikel over urenregistratie in Excel geeft een sjabloon dat u kunt aanvullen met een tabblad voor verlof.

Een verlofregistratie opzetten in vier stappen

Begin bij de bron, niet bij het formulier. Haal voor elke bediende het aantal gewerkte maanden van het vorige jaar op, en voor elke arbeider het vakantieattest. Dat geeft het wettelijk recht.

Leg daarna per medewerker vast in welke eenheid u rekent. Vaste dagen van gelijke lengte: in dagen. Variabel rooster of ongelijke dagen: in uren. Zet dat ook in het dossier, zodat een collega het later niet omdraait.

Voeg dan de andere potjes toe als aparte lijnen: extralegale dagen uit uw cao, overgedragen dagen met hun vervaldatum, opgebouwde inhaalrust. Een register met één kolom "saldo" zonder onderverdeling is niet controleerbaar.

Ten slotte: registreer elke afwezigheid op de dag zelf, met het juiste type. Niet aan het einde van de maand uit het geheugen. Dat ene principe voorkomt het merendeel van de discussies.

Vraag een gratis demo aan

Wilt u zien hoe Shyfter de saldi van uw team bijhoudt, met deeltijdsen in uren, overgedragen dagen met hun vervaldatum en een export voor uw sociaal secretariaat? Vraag een gratis demo aan. We tonen het op uw eigen situatie.

Veelgestelde vragen

Is een werkgever in België verplicht om een verlofregister bij te houden?

Er bestaat geen apart wettelijk document met die naam. Maar u moet elke afwezigheid correct doorgeven aan uw sociaal secretariaat voor de loonverwerking en de aangifte bij de RSZ, en u moet kunnen aantonen dat de werknemer zijn wettelijke vakantie kon opnemen. Zonder registratie kunt u dat niet.

Hoeveel vakantiedagen heeft een bediende die in de loop van het jaar begon?

Dat hangt af van het aantal maanden dat hij in het vorige jaar werkte. Wie in een vijfdagenweek tien volledige maanden presteerde, heeft het jaar daarop recht op 17 wettelijke dagen in plaats van 20. In het startjaar zelf kon hij na een aanloopperiode van drie maanden al aanvullende vakantie opnemen: één week per drie maanden activiteit.

Registreert u verlof van een deeltijdse in dagen of in uren?

Werkt de medewerker vaste dagen van gelijke lengte, dan kunt u in dagen rekenen. Bij een variabel rooster of dagen van verschillende lengte rekent u beter in uren: vier weken vakantie maal het aantal uren per week. Zo hangt het saldo niet af van welke dag hij vrij neemt.

Wat gebeurt er met overgedragen vakantiedagen na 31 december 2026?

De dagen uit het vakantiejaar 2024 die werden overgedragen na ziekte, een arbeidsongeval of geboorteverlof, vervallen op 31 december 2026. De werkgever moet de werknemer de kans geven om ze vóór die datum op te nemen. Kijk daarom nu na wie er nog zulke dagen open heeft.