Control horario en empresas pequeñas: qué exige la ley y cómo cumplir sin un departamento de RRHH

Cuatro camareros, una cocina y ningún departamento de recursos humanos. Luego llega la citación de la Inspección de Trabajo pidiendo los registros de jornada de los últimos cuatro años. Y un negocio de ese tamaño suele descubrir que su control horario son dos cosas: una libreta con firmas a lápiz y una hoja de cálculo que alguien rellenó de memoria en marzo. La obligación, sin embargo, es idéntica a la de una empresa de trescientas personas.

Eso es lo que casi nadie explica cuando se habla de control horario en empresas pequeñas: la ley no gradúa por tamaño, pero la realidad operativa de una plantilla de seis personas no se parece en nada a la de una multinacional. Aquí va lo que cambia de verdad.

¿Desde cuántos empleados hay que llevar el control horario?

Desde uno. No existe umbral, ni régimen simplificado, ni exención para microempresas. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, está en vigor desde el 12 de mayo de 2019. Obliga a registrar a diario la hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada persona. Obliga también a conservar esos registros cuatro años y a tenerlos a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección.

El detalle de tamaño importa por otro motivo. Según el Directorio Central de Empresas del INE, a 1 de enero de 2025 había en España 3.310.824 empresas activas, de las cuales 1.800.443 no tenían ningún asalariado, un 54,4% del total. Ese medio millón largo de negocios que sí tienen plantilla pequeña es el grueso del tejido productivo: 314.941 empresas de 3 a 5 asalariados y 132.013 de 6 a 9. Casi ninguna tiene a alguien dedicado a esto a tiempo completo.

Y hay una confusión que se repite. El titular autónomo del negocio no ficha por sí mismo: la obligación cubre a los trabajadores por cuenta ajena, no al empresario ni al administrador societario que cotiza en el RETA. En cambio el socio que además tiene contrato laboral sí entra, igual que el familiar contratado. La frontera está en el contrato, no en el apellido.

Si quieres el recorrido legal completo del asunto, con la letra pequeña de la negociación colectiva y las excepciones sectoriales, lo tenemos desarrollado en nuestra guía sobre el control horario. Aquí nos quedamos en lo que aprieta a una plantilla corta.

Lo que la Inspección mira de verdad cuando la plantilla es de seis personas

Los números de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social de 2025 dicen bastante. Se hicieron 9.097 actuaciones específicas de control del registro de jornada, que terminaron en 1.869 infracciones por 2,99 millones de euros y afectaron a 21.649 trabajadores. Haz la división: unos 11,6 trabajadores afectados por infracción. La multa media ronda los 1.600 euros.

Ese promedio de once empleados por expediente es la parte interesante. No son grandes corporaciones las que acaban sancionadas por el registro de jornada; son talleres, tiendas, bares, clínicas y pequeñas empresas de servicios. El registro es una de las pocas comprobaciones que un inspector puede cerrar en una sola visita, sin peritaje ni contabilidad.

Lo que se comprueba en la práctica no es el software. Es la coherencia. El inspector cruza tres cosas: lo que dice el contrato, lo que dice la nómina y lo que dice el registro. Un contrato de 20 horas semanales con un registro que suma 34 y una nómina de media jornada es un problema, independientemente de que el registro esté impecablemente cumplimentado. Un registro perfecto que contradice la nómina es peor que un registro tosco que la confirma.

Otro punto, y este pesa mucho en negocios pequeños: los contratos a tiempo parcial tienen un régimen propio y más exigente. El artículo 12.4.c del Estatuto obliga a registrar la jornada día a día, a totalizarla mensualmente y a entregar al trabajador, junto con el recibo de salarios, un resumen de todas las horas realizadas en el mes, ordinarias y complementarias. Si no lo haces, el contrato se presume celebrado a jornada completa salvo prueba en contrario. En un bar con cuatro contratos parciales, esa presunción cuesta muchísimo más que la sanción: son diferencias de cotización y de salario a reclamar hacia atrás.

¿Cuánto cuesta a una empresa pequeña no llevar el control horario?

No tener registro, llevarlo de forma defectuosa o no conservarlo cuatro años es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS: de 751 a 7.500 euros, graduada en tres tramos (751 a 1.500 en grado mínimo, 1.501 a 3.750 en medio y 3.751 a 7.500 en máximo). Falsificar o manipular los registros ya es infracción muy grave, con otro orden de magnitud.

Aquí está el detalle que hace de esto un problema específico de las empresas pequeñas: la sanción se aplica por centro de trabajo, no por trabajador. No escala hacia abajo. Una cafetería de cuatro personas se enfrenta al mismo suelo de 751 euros que una empresa de doscientas. Con una masa salarial mensual de unos 6.000 euros brutos para esas cuatro personas, una multa en grado mínimo de 1.500 euros se come la cuarta parte de la nómina del mes. La misma cifra en una empresa de doscientos empleados es ruido de fondo.

Conviene también desactivar un bulo que circula mucho. La cifra de *1.000 a 10.000 euros por trabajador* que se ve en titulares y en anuncios de proveedores venía de un proyecto de ley que el Congreso rechazó el 10 de septiembre de 2025. No está en vigor. Lo aplicable sigue siendo la horquilla de 751 a 7.500 euros por infracción. Si alguien te vende una herramienta agitando el importe por empleado, ya sabes qué nivel de rigor esperar del resto de su argumentario.

Papel, hoja de cálculo o app: qué aguanta de verdad una revisión

Los tres métodos siguen siendo legales mientras no se apruebe el decreto del que hablamos más abajo. No los tres son igual de defendibles. Esta tabla cruza lo que exige la norma con lo que da cada opción en una plantilla de ocho personas y 22 días laborables al mes:

Esas tres cifras finales son nuestra estimación de campo, no un dato oficial. Salen de una cuenta sencilla: ocho personas por 22 días son 176 líneas al mes que alguien tiene que descifrar, teclear y cuadrar. A treinta segundos por línea, transcribir el papel se va a hora y media sólo de mecanografía, antes de perseguir las firmas que faltan. La hoja de cálculo ahorra el descifrado y añade fórmulas que se rompen.

Si vas a quedarte en el formato hoja de cálculo, al menos hazlo con una plantilla que ya contemple los campos obligatorios; hemos publicado varias en el artículo sobre plantillas de control horario en Excel. Es mejor que una libreta. Pero sigue teniendo el mismo agujero: no puedes demostrar cuándo se escribió cada dato.

En Shyfter vemos un patrón que se repite en casi todas las auditorías que nos piden: el registro existe, está bien hecho y no vale. Se rellena los viernes de una vez, todos los empleados tienen exactamente la misma hora de entrada al minuto durante ocho meses y las pausas no aparecen nunca. Un inspector no necesita más de dos minutos para ver que eso no es un registro, es una reconstrucción. La perfección aparente delata el relleno retroactivo mucho más que un registro con incidencias, correcciones y tardanzas anotadas.

¿Y el registro horario digital obligatorio en qué punto está?

Pregunta legítima, porque el ruido es considerable. El Real Decreto-ley 8/2019 vigente permite papel, hoja de cálculo o sistema digital: no impone formato. El proyecto de Real Decreto que lleva meses en tramitación sí quiere imponerlo, y añade interoperabilidad con la Inspección, inmutabilidad técnica de los registros y acceso remoto.

No está aprobado. El Consejo de Estado emitió el 23 de marzo de 2026 un dictamen crítico: impacto económico mal evaluado y garantías de protección de datos insuficientes. A finales de julio de 2026, Trabajo y Economía acordaron aplazar la aprobación para reelaborar el texto. No hay publicación en el BOE ni fecha oficial confirmada.

Dos matices útiles para un negocio pequeño. El borrador no contempla exenciones por tamaño de empresa, aunque el Ministerio de Economía planteó dar a las pymes un año de plazo de implantación al estilo de Verifactu; esa propuesta no está incorporada a ningún texto definitivo. Y el propio Consejo de Estado señaló la falta de adaptación sectorial, mencionando expresamente la hostelería y sus jornadas singulares.

La lectura práctica: no compres nada con prisa por un decreto que no existe, pero tampoco esperes a que salga. La obligación de registrar ya está vigente desde 2019 y es la que te van a inspeccionar. Quien cambie ahora lo hace en frío, con tiempo para formar al equipo; quien espere lo hará con un plazo encima.

Cómo montar el control horario en una semana, sin RRHH

Empieza por decidir el método y escribirlo. El artículo 34.9 obliga a organizar y documentar el registro previa negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en su defecto, por decisión del empresario tras consultar a los representantes legales de los trabajadores. En una plantilla de seis personas casi nunca hay representación legal, así que la decisión es tuya, pero tiene que estar por escrito y comunicada. Un folio basta.

Ese folio necesita cubrir cuatro cosas concretas:

• Quién ficha, con qué medio y desde dónde (móvil personal, tablet en barra, ordenador de oficina)
• Cómo se registran las pausas y si computan o no como tiempo de trabajo, según lo que diga tu convenio
• Qué se hace cuando alguien olvida fichar: quién corrige, con qué justificación y en cuánto tiempo
• Dónde se archiva y quién puede consultarlo

El segundo punto genera más dudas de las que parece. El artículo 34.4 del Estatuto obliga a un descanso mínimo de quince minutos cuando la jornada continuada supera las seis horas, y si es o no tiempo retribuido depende del convenio o del contrato. Si tu equipo hace jornada partida, como una panadería con obrador en Vallecas que abre a las seis y cierra a las nueve de la noche con turnos cortados, cada tramo se registra por separado. No vale una entrada por la mañana y una salida por la noche.

El tercer punto es el que más veces salva un expediente. Los olvidos existen y son normales; lo que no es normal es que no haya rastro de la corrección. Un bar de tapas en el Casco Viejo de Bilbao con cuatro camareros y turnos cortados va a tener olvidos cada semana. Si cada corrección queda anotada con autor, fecha y motivo, el registro gana credibilidad en lugar de perderla.

Después van las horas extra. El artículo 35.2 del Estatuto fija un máximo de 80 horas extraordinarias al año, y el 35.1 permite compensarlas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes en lugar de abonarlas. Sin registro fiable no puedes demostrar ni una cosa ni la otra, así que las dos vías se te cierran. El cálculo, con los recargos y la cotización, lo desglosamos en el artículo sobre cómo calcular las horas extras.

Y por último, el medio. Si eliges una herramienta, mira que el fichaje sea rápido de verdad para quien lo usa: en hostelería y retail, un fichaje que tarda más de diez segundos se convierte en un fichaje que no se hace. Nuestro módulo de control horario y fichaje funciona desde el móvil del empleado o desde una tablet fija con código, con geolocalización opcional y exportación directa para la gestoría. El planning y el registro comparten los mismos datos. Las desviaciones entre lo previsto y lo realizado aparecen solas, sin que nadie las busque. Para negocios que sólo necesitan la parte de entradas y salidas, sin planificación, la opción ligera es el fichaje digital.

Antes de firmar nada, pruébalo con tu propia plantilla y un mes real. Puedes pedir una demo gratuita y te lo montamos con tus turnos, tus contratos y tu convenio, para que veas el registro que saldría de tu negocio y no una maqueta.

Preguntas frecuentes

¿Tiene que fichar el dueño del negocio?

No, si es autónomo o administrador societario y cotiza en el RETA: la obligación del artículo 34.9 cubre a los trabajadores por cuenta ajena. Sí tiene que fichar el socio que además tenga contrato laboral con la empresa, y también el familiar contratado. Lo que determina la obligación es la existencia de contrato de trabajo, no la propiedad del negocio.

¿Sirve una hoja de firmas en papel en una empresa de cinco empleados?

Es legal, porque el Real Decreto-ley 8/2019 no impone ningún formato concreto. El problema no es la legalidad, es la prueba: el papel no deja rastro de cuándo se escribió cada dato ni de quién corrigió qué, y hay que conservarlo cuatro años sin pérdidas. Si la Inspección duda de que el registro se rellenara a diario, la carga de demostrarlo es tuya.

¿Cuánto pueden multar a una empresa pequeña por no llevar el registro de jornada?

De 751 a 7.500 euros por centro de trabajo, según el artículo 7.5 de la LISOS, en tres tramos de graduación que dependen del número de trabajadores afectados, la reincidencia y la capacidad económica. En 2025 la multa media de las 1.869 infracciones detectadas por la Inspección rondó los 1.600 euros. La cifra de 1.000 a 10.000 euros por trabajador que circula por ahí venía de un proyecto de ley rechazado en septiembre de 2025 y no está en vigor.

¿Hay que registrar de otra forma la jornada de un trabajador a tiempo parcial?

Sí, y es más exigente. El artículo 12.4.c del Estatuto obliga a registrar la jornada día a día, totalizarla cada mes y entregar al trabajador, junto con la nómina, un resumen de las horas ordinarias y complementarias realizadas. Si no se cumple, el contrato se presume a jornada completa salvo prueba en contrario, con las diferencias de salario y de cotización que eso arrastra.