We’ve just launched a new feature! Check out the new dashboard.

Planning opticien

En bref : Chez l'opticien, le planning combine la logique du commerce de détail (walk-ins, samedis chargés, horaires étendus) avec les contraintes du paramédical (rendez-vous d'examen, présence d'un opticien-optométriste qualifié). Gérer les plannings d'une équipe mixte (optométristes, vendeurs, monteurs) sur un tableur, c'est risquer des samedis sous-staffés et des créneaux d'examen sans optométriste. Shyfter vous permet de structurer votre planning par rôle, d'adapter les effectifs aux pics de fréquentation et de suivre les heures via le pointage intégré.

Les spécificités du planning en magasin d'optique

Un magasin d'optique n'est ni un pur commerce de détail ni un cabinet paramédical. Il est les deux à la fois. Le planning doit refléter cette dualité.

Deux flux de clients simultanés

D'un côté, les clients qui viennent acheter des lunettes, des lentilles ou des accessoires. Ils entrent, regardent, essaient, achètent. C'est du retail classique. De l'autre, les clients qui viennent pour un examen de vue, un ajustement ou une prise de mesures. Ceux-là ont un rendez-vous et nécessitent un optométriste qualifié. Les deux flux coexistent toute la journée, et votre planning doit gérer les deux.

La présence obligatoire d'un optométriste

Les examens de vue et les adaptations de lentilles ne peuvent être réalisés que par un opticien-optométriste diplômé. Si votre magasin propose des créneaux d'examen, un optométriste doit être présent. Un vendeur, aussi compétent soit-il, ne peut pas réaliser un examen de vue. Le planning doit garantir cette couverture.

Les pics du samedi

Le samedi représente souvent 25 à 35 % du chiffre d'affaires hebdomadaire en optique. C'est le jour où les familles viennent, où les clients actifs ont enfin le temps de choisir leurs lunettes. Un samedi avec un effectif insuffisant, c'est des clients qui attendent 20 minutes pour être servis et qui repartent sans acheter.

Les rendez-vous et les walk-ins

Les examens de vue sont sur rendez-vous. Le reste (essayage, achat de lentilles, réparations, ajustements) se fait en walk-in. Le planning doit prévoir suffisamment de personnel pour les deux : un optométriste dédié aux examens, et des vendeurs disponibles pour les clients en magasin.

Une équipe mixte

L'équipe type d'un magasin d'optique comprend :

Optométristes : examens de vue, adaptations de lentilles, prescriptions
Vendeurs-conseillers : accueil, conseil montures, vente
Monteurs-atelier : montage et ajustement des verres, réparations
Personnel administratif : prise de rendez-vous, tiers payant, facturation mutuelles

Chaque profil a ses compétences et ses créneaux prioritaires. Le monteur doit être présent quand il y a du montage à faire, pas nécessairement quand le magasin est bondé de clients.

Les erreurs classiques en optique

Même effectif chaque jour. Le mardi matin est calme, le samedi après-midi est bondé. Si vous planifiez 3 personnes chaque jour, vous payez trop le mardi et perdez des ventes le samedi.

Pas d'optométriste le samedi après-midi. Vos créneaux d'examen les plus demandés sont le samedi. Si l'optométriste termine à 13h, les clients qui veulent un examen l'après-midi vont chez le concurrent.

L'atelier à l'arrêt. Le monteur est en congé et personne d'autre ne sait monter les verres. Les commandes s'accumulent, les délais de livraison augmentent, les clients rappellent.

Des congés en période de forte demande. Septembre (rentrée, renouvellement de lunettes pour les enfants) et janvier (bonnes résolutions, remboursements mutuelles de début d'année) sont des pics. Des congés mal planifiés pendant ces périodes coûtent du chiffre d'affaires.

Organiser le planning avec Shyfter

Planifier par rôle

Créez des rôles dans Shyfter : optométriste, vendeur, monteur, administration. Chaque créneau a ses besoins : le samedi, 1 optométriste + 2 vendeurs + 1 monteur. Le mardi, 1 optométriste (matin seulement) + 1 vendeur + 1 monteur. Shyfter vérifie que chaque créneau est couvert par les bons profils.

Garantir la présence de l'optométriste

Si des créneaux d'examen sont ouverts, un optométriste doit être planifié. Shyfter vérifie cette couverture automatiquement. Pas d'optométriste, pas de créneau d'examen, pas d'erreur.

Adapter les effectifs au jour de la semaine

Configurez des effectifs variables : plus de monde le samedi et le mercredi après-midi (quand les familles viennent), moins le mardi et le jeudi matin. Shyfter affiche la couverture par jour et par tranche horaire. Vous voyez immédiatement si le samedi est sous-staffé.

Gérer les rendez-vous et les walk-ins

L'optométriste est dédié aux rendez-vous d'examen. Les vendeurs gèrent le flux en magasin. Si le magasin est particulièrement chargé, l'optométriste peut renforcer l'équipe entre deux examens. Shyfter vous montre les plages libres de chaque collaborateur.

Dupliquer et ajuster

Le planning d'un magasin d'optique suit une structure hebdomadaire relativement stable. Dupliquez la semaine précédente et ajustez les congés et les changements ponctuels. En 10 minutes, la semaine est bouclée.

Demander une démo

Pointage et suivi des heures

Pointage en magasin

Le pointage se fait sur tablette en arrière-boutique ou sur smartphone. Chaque collaborateur enregistre ses heures d'arrivée et de départ. Discret, rapide, efficace.

Suivi du samedi et des heures supplémentaires

Le samedi génère des heures spécifiques selon votre convention collective. Les fermetures tardives en période de fêtes créent des heures supplémentaires. Shyfter les comptabilise automatiquement et applique les majorations correspondantes.

Export paie

Heures normales, samedis, heures supplémentaires : tout s'exporte vers votre secrétariat social en un clic. SD Worx, Securex, Acerta, Liantis et plus de 50 partenaires. Consultez la page intégrations.

Gestion des congés

Dans une petite équipe de 4 à 8 personnes, chaque congé compte. La gestion des congés dans Shyfter vérifie l'impact de chaque absence sur la couverture des rôles. Si l'optométriste est en congé, les créneaux d'examen doivent être fermés ou un remplaçant prévu. Les déclarations Dimona pour les remplaçants sont générées automatiquement.

Conformité et cadre réglementaire

L'exercice réglementé de l'optique

L'opticien-optométriste est une profession réglementée en Belgique. Seuls les titulaires du diplôme et de l'agrément peuvent réaliser des examens de vue et adapter des lentilles de contact. Les vendeurs peuvent conseiller des montures et réaliser des ventes, mais pas des actes optométriques. Votre planning doit respecter cette distinction. Pour le cadre complet, consultez notre guide conformité réglementaire.

Temps de travail et contrats

Le personnel est soumis aux règles générales du droit du travail : 38 heures par semaine, repos entre prestations, repos hebdomadaire. Les samedis travaillés et les nocturnes en centre commercial peuvent générer des majorations selon la convention collective applicable. Le pointage capture ces heures automatiquement.

Dimona

Les extras engagés pour les périodes de pointe (rentrée, fêtes) nécessitent une déclaration Dimona avant le début de la prestation. Shyfter génère ces déclarations automatiquement.

Piloter la rentabilité par créneau

Le coût salarial par heure d'ouverture

Un magasin d'optique ouvert de 9h30 à 18h30 du mardi au samedi représente 45 heures d'ouverture par semaine. Si vous avez 3 collaborateurs en permanence, c'est 135 heures prestées par semaine. Le chiffre d'affaires par heure de travail est l'indicateur clé : divisez le CA hebdomadaire par le nombre d'heures prestées. Si certains créneaux (mardi matin, mercredi matin hors vacances) ont un RPHW trop bas, ajustez les effectifs.

L'impact du samedi

Le samedi représente 25 à 35 % du CA mais ne coûte pas plus cher en masse salariale (sauf majorations conventionnelles). C'est le jour le plus rentable. Assurez-vous d'y avoir vos meilleurs vendeurs et l'optométriste disponible pour les examens.

Les pics saisonniers en optique

Septembre : rentrée scolaire, examens de vue pour les enfants, renouvellement de lunettes. C'est le mois le plus chargé pour beaucoup d'opticiens. Prévoyez des effectifs renforcés, surtout le mercredi après-midi et le samedi.

Janvier : nouveau remboursement mutuelle pour l'année. Les clients qui ont attendu décembre pour renouveler leurs lunettes se pressent en janvier. Renforcez les créneaux d'examen.

Période pré-fêtes : les lunettes de soleil, les montures tendance et les coffrets cadeaux dopent le trafic. Plus de vendeurs, pas nécessairement plus d'optométristes.

Ce que Shyfter change pour votre magasin

Avant : un planning fixe identique chaque semaine, un samedi systématiquement sous-staffé, des examens annulés quand l'optométriste est absent, un export paie manuel.

Avec Shyfter : un planning adapté à chaque jour de la semaine, une vérification de la présence optométriste, des effectifs renforcés le samedi et en période de pic, un pointage en temps réel et un export paie en un clic.

Découvrez aussi les solutions Shyfter pour les pharmacies, les cabinets dentaires et les centres esthétiques.

Demander une démo

FAQ

Comment gérer un magasin avec 1 seul optométriste ?

Planifiez les créneaux d'examen uniquement quand l'optométriste est présent. Les jours où il n'est pas là, les rendez-vous d'examen sont fermés. Shyfter affiche automatiquement les plages d'examen disponibles en fonction de la présence de l'optométriste. Pour les congés, prévoyez un optométriste remplaçant ou fermez les créneaux d'examen pendant la période concernée.

Comment répartir équitablement les samedis dans l'équipe ?

Configurez des règles de rotation dans Shyfter : maximum 3 samedis sur 4, alternance entre les vendeurs. Le système répartit les samedis équitablement et signale les déséquilibres. Chaque collaborateur voit son planning sur plusieurs semaines et sait à l'avance ses samedis de travail et de repos.

Comment adapter les effectifs à la rentrée de septembre ?

Créez un planning type "rentrée" avec des effectifs renforcés : un vendeur supplémentaire le mercredi après-midi et le samedi, plus de créneaux d'examen le matin. Dupliquez ce planning pour les 3 à 4 semaines de la période de pointe. Si vous engagez un extra pour la période, Shyfter génère les déclarations Dimona automatiquement.

Autres guides sur la santé et les pharmacies

Prêt à révolutionner votre gestion RH ?

Shyfter est bien plus qu’un simple outil de planning, c’est une solution complète de gestion du personnel, pensée pour vous faire gagner du temps.

Demander une démo