Refus de congés de la part de l’employeur : droits et limites
Vous dirigez une entreprise ou travaillez au sein d'un service de ressources humaines ? Les lois entourant les vacances annuelles des travailleurs sont nombreuses et complexes. Une question revient souvent : un employeur peut-il refuser des congés ? Découvrez ici toutes les informations à connaître pour respecter les droits de vos employés tout en préservant le bon fonctionnement de votre entreprise. Et parce que la gestion des vacances constitue une tâche ardue et chronophage, n’hésitez pas à utiliser un logiciel de gestion des congés et des absences. Il vous facilitera le quotidien et évitera toute erreur pouvant se retourner contre vous.
Les obligations de l’entreprise quant aux vacances annuelles
Tout travailleur a droit à des vacances annuelles calculées sur ses prestations de l’année précédente : 20 jours pour une année complète en régime de 5 jours par semaine. Les dates de vacances sont fixées collectivement par le conseil d’entreprise ou, à défaut, par accord avec la délégation syndicale ou avec les travailleurs. À défaut de décision collective, elles sont fixées par accord individuel entre l’employeur et le travailleur.
L’entreprise peut aussi prévoir une fermeture collective. Si tel est le cas, les travailleurs prennent leurs vacances annuelles pendant la période de fermeture de leur lieu de travail.
Motifs de refus de congés par l’employeur
Continuité du service
Il est possible pour l’employeur de refuser des congés sous le motif “continuité du service”. En effet, si l’entreprise doit tourner en permanence avec un nombre minimum d’employés, elle ne peut pas se permettre que tous ses salariés partent en même temps. C’est donc vous, directeur d’entreprise ou gestionnaire des ressources humaines, qui devez gérer le planning de travail et des congés afin qu’il y ait toujours suffisamment de monde pour que chaque service fonctionne. Ainsi, si trop de collaborateurs souhaitent s'absenter au même moment, certains se verront refuser leurs vacances. C’est ici que l’ordre de départ en congé intervient. Là encore, c'est un accord collectif ou l’entreprise directement qui détermine cet ordre. Généralement, les salariés avec enfants seront prioritaires lors des vacances scolaires.
Une période d’intense activité
L’employeur a le droit de refuser un congé si celui-ci intervient lors d’un pic d’activité au sein d’une entreprise. Cela peut être le cas pour un commerce au moment des fêtes de fin d’année, ou pour un acteur du secteur touristique en plein été par exemple. Comme précédemment, il peut être simplement proposé à l'employé de décaler ses congés sur une période moins chargée pour l’entreprise.
Les circonstances exceptionnelles
En dernier lieu, il vous est possible de refuser des congés en cas de circonstance très particulière au sein de la société. Cela peut être l’arrivée d’une grosse commande qui nécessite la mobilisation de toutes les ressources, le remplacement d’un salarié absent, un redressement judiciaire, ou toute situation qui rend la présence d’un employé indispensable. Il n’existe pas de liste précise pour ce motif. Afin d’éviter tout jugement allant à l’encontre de votre décision, il est nécessaire de s’assurer que le refus de congés par l'employeur d’un salarié s'avère la seule option pour la bonne marche de l’entreprise durant cette période exceptionnelle.
Les prises de congés qui ne peuvent pas être refusées
En tant qu’employeur ou DRH, vous pouvez refuser des vacances dans différents cas, bien précis. Cependant, le salarié peut poser certains congés sans qu’il soit possible de lui dire non. C’est le cas lors des congés de circonstances :
- d’une naissance (congé de maternité et congé de naissance) ; - d’une adoption (congé d’adoption) ; - du décès d’un proche (petit chômage) ; - du mariage du travailleur (petit chômage).
Refuser des congés en respectant le droit du travail belge
Tout employeur est en droit de refuser des dates de vacances tant qu’il a un motif légitime. Cependant, un refus ne doit pas être effectué n’importe comment. Afin de rester dans les règles, vérifiez le délai pour valider les congés prévu par votre règlement de travail ou par la CCT de votre commission paritaire.
En Belgique, les dates de vacances individuelles résultent d’un accord entre l’employeur et le travailleur, et la loi ne fixe pas de délai général de réponse. Répondez néanmoins rapidement et par écrit à toute demande de congés, que ce soit un accord ou un refus, et veillez à ce que le travailleur puisse prendre toutes ses vacances dans l’année.
Risques pris par les deux parties en cas de non-respect des règles de refus de congés
Côté salarié
Vous avez refusé des congés à un travailleur dans les règles (motif valable et procédure interne respectée), et celui-ci est parti quand même ? Son départ s'apparente alors à une absence injustifiée. Celle-ci peut entraîner la prise de différentes sanctions allant jusqu’à un licenciement pour motif grave.
Côté employeur
Lorsqu’un employeur s’apprête à refuser des congés, il faut qu’il reste dans les règles pour éviter tout problème. Ainsi, avoir un motif solide et respecter les règles de votre règlement de travail sont deux conditions indispensables. Si le travailleur qui se voit refuser ses vacances estime que cela est injuste et illégal, il peut saisir le tribunal du travail. L’employeur qui n’accorde pas les vacances dues s’expose en outre aux sanctions prévues par le Code pénal social. C’est à lui de démontrer qu’il a fait son maximum afin que l’employé puisse prendre ses congés. Le refus doit constituer l’unique option possible pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Tout employeur peut refuser des congés à ses salariés, tant que cela est justifié et respecte le cadre légal. En cas d’abus, des sanctions peuvent être prises à l’encontre de l'entreprise. Afin de ne pas commettre d'erreurs et de refuser le moins de congés possible, un logiciel de gestion des congés et des gérer les absences des employés est un vrai plus. Il vous aide à planifier les périodes de vacances et à être plus équitable envers vos équipes !
