Badgeuse obligatoire ou pas : tout savoir !
Il incombe à chaque employeur de gérer les horaires de travail du personnel de son entreprise. Les moyens dédiés à cette gestion horaire sont nombreux, mais le pointage reste le plus utilisé. Alors, la badgeuse, obligatoire ou pas ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir concernant le cadre légal entourant les systèmes de pointage. Et retrouvez également les avantages de l’utilisation d’une pointeuse digitale associée à un logiciel de pointage du temps de travail.
Le décompte du temps de travail
Au sein de toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, la durée de travail de chaque salarié doit être comptabilisée et enregistrée. Cette tâche est du ressort du dirigeant de la société. C’est sa responsabilité et c’est une obligation.
Pourquoi enregistrer le temps de travail des salariés ?
Le temps de travail effectif des employés doit être décompté, qu’il soit effectué au sein des locaux de l’entreprise ou en extérieur. L’employeur peut ainsi s’assurer que ses collaborateurs exercent bien le nombre d’heures prévues par leur contrat ou par la législation. Grâce à ce suivi, il est également plus facile de calculer les temps de repos auxquels a droit le salarié. Une bonne gestion du temps de travail permet aussi de visualiser rapidement si des calculer les heures supplémentaires ou complémentaires ont été réalisées, et en quelle quantité. Enfin, le service comptable utilise l'enregistrement des heures effectuées en vue d’établir les fiches de paie.
Voici toutes les infos pour bien comprendre le fonctionnement d'une badgeuse.
Qui est concerné par le suivi du temps de travail ?
En Belgique, l’obligation d’enregistrer le temps de travail dépend de la situation. Elle vise notamment les travailleurs à temps partiel, dont les prestations qui s’écartent de l’horaire prévu doivent être consignées, le secteur horeca équipé d’un système de caisse enregistreuse (SCE), qui doit enregistrer les présences, le secteur de la construction (Checkinatwork) et le secteur du nettoyage, où chaque travailleur enregistre son entrée et sa sortie sur le lieu de travail depuis le 1er septembre 2024. Pour les autres travailleurs, l’employeur doit de toute façon pouvoir justifier les heures prestées, notamment en cas d’heures supplémentaires.
Le temps effectif enregistré doit pouvoir être communiqué au salarié concerné, mais aussi au Contrôle des lois sociales, lors d’un contrôle ou en cas de litige.
Comment contrôler le temps de travail des employés ?
Pour ce que la badgeuse permet de contrôler et justifier les heures de ses employés, il est nécessaire de les relever. En effet, les horaires d'arrivée et de départ de chaque salarié doivent être notés et enregistrés. Il existe pour cela de nombreux systèmes :
- le registre papier ; - le tableur Excel ou autre similaire ; - la badgeuse horaire ; - le dispositif biométrique.
Chaque système présente des avantages et des inconvénients. Certaines méthodes ne sont plus vraiment utilisées, sauf pour de très faibles effectifs. C’est notamment le cas du registre papier ou du tableur. Ces méthodes prennent beaucoup de temps, et le risque d’erreur reste considérable.
Les moyens à la pointe de la technologie, comme les dispositifs biométriques, sont encadrés de manière très stricte par la loi. Les données biométriques sont des données sensibles au sens du RGPD, et l’Autorité de protection des données (APD) se montre très réservée quant à leur usage pour le seul contrôle des horaires. Cette méthode s’avère en effet disproportionnée par rapport au but recherché, et crée de véritables problématiques quant à la gestion des données personnelles.
Est-ce obligatoire d’installer un système de pointage ?
La mise en place d’une badgeuse semble finalement constituer une excellente solution pour la gestion du travail des employés. Mais que dit la loi sur le pointage en entreprise ? En dehors des secteurs et situations qui imposent un enregistrement spécifique (comme l’horeca avec un SCE, la construction ou le nettoyage), la loi n’impose pas de moyen particulier pour suivre le temps de travail. La badgeuse en entreprise n’est donc pas obligatoire de manière générale à ce jour. Le gouvernement fédéral a toutefois annoncé une obligation générale d’enregistrement du temps de travail à partir du 1er janvier 2027, sous réserve du vote du texte.
Les choses pourraient néanmoins changer dans les années à venir. En effet, le 14 mai 2019, un arrêté a été rédigé par la Cour de Justice de L’Union européenne. Au sein de cet écrit, il a été jugé que seule la mise en place d’un coût d'un système de pointage pouvait assurer aux salariés leurs droits en matière de temps de travail et de temps de repos. Il n’est pas impossible que cette décision émanant de la Cour de Justice de l’Union européenne fasse évoluer la loi belge à l’avenir.
Les avantages du pointage du personnel
Bien qu’il ne soit pas obligatoire d’installer une badgeuse horaire en entreprise, on en trouve beaucoup au sein des PME comme des grandes firmes. Alors pourquoi installer un système de pointage dans l’entreprise ? Et bien parce que cela présente de nombreux avantages, notamment lorsque la badgeuse est associée à un logiciel de gestion de gestion de planning du personnel. Cet ensemble :
- est très fiable et supprime le risque d’erreur ; - facilite les calculs pour l’établissement des fiches de paie ; - permet de calculer les heures supplémentaires et les temps de repos ; - constitue une preuve irréfutable des heures réalisées par le personnel ; - évite les conflits à propos des horaires.
Les points à respecter pour la mise en place d’une pointeuse
Lors de l’installation d’une badgeuse, 4 points majeurs doivent être respectés.
Tout d’abord, la méthode choisie doit être fiable et infalsifiable. L’enregistrement des données doit donc être automatisé, afin d’éviter toute erreur.
De plus, le système doit respecter le RGPD. Un pointage par badge, code ou application est à privilégier : le recours à un procédé biométrique pour la seule surveillance des horaires est difficilement justifiable.
Les données enregistrées doivent être consultables facilement par les inspecteurs du Contrôle des lois sociales, notamment lors d’un contrôle.
Enfin, chaque salarié doit pouvoir accéder aux informations le concernant. Le récapitulatif des données horaires, en fin de mois par exemple, peut même être signé par l’employeur et le salarié, afin d'éviter tout litige ultérieur.
Voici les 3 erreurs lors de la mise en place d'un système de pointage.
Les obligations du dirigeant lors de l’installation d’une badgeuse
Si vous décidez de mettre en place une pointeuse horaire dans vos locaux, de nombreuses obligations sont à respecter.
En amont de l’installation, il est nécessaire de consulter les représentants du personnel, et notamment le Comité social et économique. L’employeur doit expliquer qu’il souhaite réaliser la gestion du temps de travail de son personnel à l’aide d’une badgeuse horaire, et éventuellement justifier son choix.
Avant la mise en place du pointage, il est obligatoire d’informer l’ensemble des salariés. Cette information préalable peut être effectuée de diverses manières (tableau d’affichage, mail, courrier, etc.). Elle doit s’accompagner de nombreux détails (cadre légal, durée de conservation des données…) établis par la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Il est également nécessaire de s’assurer que l’installation d’une badgeuse respecte les données personnelles des salariés. Le système doit être sécurisé, seules les personnes habilitées doivent pouvoir accéder aux données collectées.
Les droits des salariés quant au pointage
La mise en place d’un système de pointage doit respecter les droits du personnel. Les salariés ne peuvent pas s’opposer à la mise en place d’une badgeuse, sauf dans le cas où ils estiment que leurs droits et/ou leurs libertés sont atteints.
Une fois que l'installation de la pointeuse horaire est effective, il faut bien former les employés à son utilisation. Si un employé ne pointe pas, il n’est pas possible de retenir les heures non enregistrées sur son salaire. Néanmoins, l'employeur peut demander au salarié de récupérer ses heures. En cas de litige, l'affaire peut être portée devant le tribunal du travail. Dans ce cas, c’est au salarié de prouver qu’il a bien réalisé des heures de travail même qu’il n’avait pas pointé.
