Comment intégrer les données de la badgeuse dans le système de gestion des temps de travail de l'entreprise ?

Le suivi du temps de travail des salariés d’une entreprise est une obligation légale. À ce titre, celui-ci peut être comptabilisé par une badgeuse classique installée dans les locaux ou par un outil de pointage sur tablette ou sur smartphone. Cette nouvelle technologie de pointage permet ainsi, à chaque employé, de valider ses heures de présence, qu’il se trouve de façon physique dans les locaux, en déplacement à l’extérieur ou en télétravail.

Quel est le fonctionnement d’une badgeuse ?

La badgeuse était auparavant réservée aux ouvriers des usines. Chacun insérait son carton nominatif dans une poinçonneuse lors de son arrivée et au moment du départ de son poste de travail. L’avènement de la gestion du temps de travail, et notamment la réduction progressive de la durée du travail jusqu’aux 38 heures par semaine en moyenne et les jours de récupération, a rebattu les cartes de la gestion des salariés.

La plupart des entreprises ont alors mis en place une badgeuse, ce qui a imposé, à chaque salarié, de comprendre le fonctionnement d’une badgeuse. L’enregistrement des horaires personnels et des temps de travail est aujourd’hui devenu un moment habituel dans le quotidien des salariés.

L’obligation légale de la badgeuse en entreprise

L'obligation légale de mesure du temps de travail soumet l’entreprise, et donc le salarié, à pouvoir justifier des horaires d’arrivée et de départ de chaque employé, que celui-ci soit à temps plein ou à temps partiel. La mise en place d’un système de gestion des heures de présence des salariés par l’entreprise permet ainsi de quantifier par personne, les :

heures de travail effectif par salarié ; - retards et absences ; - vacances annuelles ou congés exceptionnels ; - calculer les heures supplémentaires ; - heures de récupération et repos compensatoire ; - heures complémentaires dans le cadre d’un temps partiel.

Ces différents modes de pointage assistent l’employeur dans le suivi des salariés et en cas de contrôle de l’ONSS ou du Contrôle des lois sociales.

Un suivi des heures de travail en temps réel

Qu'est-ce que la pointeuse permet de contrôler ? Le logiciel de pointage permet également de s’assurer du respect des heures de travail contractuelles en plus de servir de base au calcul des jours de récupération et au déclenchement du paiement des heures supplémentaires.

Son utilisation est simple puisqu’il suffit de valider, depuis son téléphone ou sa tablette, ses heures de travail pour le compte de son employeur. Ainsi, une badgeuse électronique comporte :

un badge personnel installé dans le smartphone ou la tablette du salarié ; - une application contenant le badge et les éléments personnels auquel est relié chaque employé; - un système de gestion accessible au personnel des Ressources humaines.

Les avantages d’installer une pointeuse badgeuse dans l’entreprise

L’existence d’un système de gestion des heures de présence des salariés permet de vérifier, en temps réel, les employés actuellement en poste, ceux en déplacements ou absents. Bien qu’il leur faille apprendre à utiliser une pointeuse, les salariés bénéficient du fonctionnement simplifié d’une application dédiée, accessible depuis un simple smartphone ou une tablette.

Le pointage s’applique à l’ensemble des salariés, quel que soit leur niveau dans l’entreprise. Il permet de certifier un temps de présence et limite considérablement les réclamations et erreurs sur les fiches de paie. Chaque salarié peut ainsi y trouver son nombre d’heures sur une période de référence et adapter éventuellement ses heures de travail dans le cas d’horaires assouplis.

L’avantage majeur de la badgeuse pointeuse, outre le respect de l’obligation légale, est la transmission rapide et sécurisée des éléments vers le système de gestion des heures de l’entreprise. Grâce à une mise à jour en temps réel et à une clôture de fin de mois simplifiée, le service RH établit alors plus facilement les fiches de paie.

Le respect du droit des salariés

La badgeuse ne doit pas remettre en cause les droits des employés dont les horaires sont contrôlés et les libertés individuelles de chacun. En effet, la loi belge et le RGPD imposent 4 obligations à l’entreprise ayant un système de gestion du temps de travail par une badgeuse :

une fiabilité et une sécurisation du coût d'un système de pointage par l’impossibilité de falsifier les informations ; - une technologie adaptée à l’activité de l’entreprise et conforme au RGPD, le recours aux données biométriques pour le seul contrôle des horaires étant difficilement justifiable ; - un accès possible pour le Contrôle des lois sociales, qui peut demander à consulter les données lors d’un contrôle ; - un respect du RGPD et des recommandations de l’Autorité de protection des données (APD) ainsi qu’une information et une consultation des représentants du personnel (conseil d’entreprise, comité pour la prévention et la protection au travail ou délégation syndicale, s’ils existent) avant l’installation d’un système de gestion des heures de présence des salariés.

L’installation d’une pointeuse badgeuse

Vous l’aurez compris, le suivi des heures des salariés, par l’obligation légale qu’il entraîne, ne peut donc faire l’objet d’un refus de la part des salariés, sous peine de sanction, voire de licenciement. Si votre entreprise se demande pourquoi installer une pointeuse badgeuse informatisée, nous pouvons dire que ce système :

limite les risques de fraude sur les heures réelles qui étaient mal contrôlées par les pointeuses mécaniques ; - respecte l’équité entre tous ; - permet de pointer à distance lors de déplacements professionnels et/ou de télétravail ; - facilite la gestion des heures et l’établissement des fiches de paie.

Pour faire le bon choix du modèle de pointeuse informatisée, il est utile de réaliser éventuellement un audit qui va permettre de mettre en avant les besoins de l’entreprise en matière de gestion des heures de présence de son personnel. Il est en effet est possible d’activer certaines options selon les exigences internes et la taille de l’entreprise.

Voici les étapes de mise en place d'un système de pointage.

Une installation simple

L’installation d’une badgeuse assortie d’un logiciel de gestion est d’un coût bien moins élevé que celui d’une pointeuse mécanique. Cette dernière suppose l’installation de terminaux de pointage à chaque entrée et sortie de l’entreprise et la remise d’un badge à l’ensemble des salariés, y compris au personnel en contrat à durée déterminée.

Avec un système entièrement informatisé, seul le logiciel de gestion du pointage est déployé sur les postes des personnes autorisées (Ressources humaines ou Direction). Un accès sécurisé à l’application est ensuite remis à chaque salarié qui n’a qu’à télécharger l’application sur son téléphone ou sa tablette.

Une gestion impartiale des salariés

Cette nouvelle façon de gérer les entrées et sorties du personnel permet de rester totalement impartial quant aux heures effectuées grâce à une sécurisation totale des accès. Le service des Ressources humaines peut, de plus, se réserver l’utilisation en interne des données récoltées aux fins de statistiques sur de futures embauches ou de remaniements au sein des différents services. La visualisation des plages travaillées et des heures d’absences est essentielle au suivi de la productivité de l’entreprise. Elles peuvent être ensuite retravaillées facilement par secteur, service ou pôle selon les besoins internes.