Que dit la loi sur le pointage en entreprise ?
L’entreprise est aujourd’hui soumise à une gestion légale du temps de travail de ses salariés. Cela signifie que l’employeur doit être capable de justifier les temps de présence de ses employés à l’Administration et permettre également à ses équipes de consulter leur solde d’heures à tout moment. La loi de pointage en entreprise ne précise cependant pas quel moyen choisir entre un support papier de suivi des heures, une pointeuse classique avec badge, un logiciel ou une application de pointage. L’ensemble est donc laissé au bon vouloir de l’entreprise. La poinlteuse est-elle obligatoire ? Quelle pointeuse sélectionner ? Nous vous disons tout.
Le pointage est-il obligatoire en entreprise ?
La pointeuse est-elle obligatoire en entreprise ? La réponse de la loi est que toute entreprise doit être en mesure de justifier le nombre d’heures de ses salariés, et ce, peu importe le support choisi. Si durant de nombreuses années les heures étaient suivies par un carnet d’heures de travail tenu au mois par l’entreprise, l’arrivée des premières machines badgeuses à permis de simplifier le suivi des entrées et des sorties du personnel. Ces premières pointeuses ne géraient en revanche que les heures de présence et d’absences et nécessitaient, malgré tout, une saisie manuelle des heures effectuées.
Quels salariés sont concernés par la loi sur le pointage ?
L’ensemble des salariés d’une entreprise est concerné par le suivi du temps de travail. Si la méthode de pointage est laissée au libre choix de l’employeur, celui-ci doit respecter le droit des salariés en matière de pointage.
La multiplication des régimes de travail (horaires flexibles, temps partiel, jours de récupération) a quelque peu compliqué la tâche des employeurs qui ont dû mettre en place un suivi plus précis de la gestion du temps de travail de leurs salariés. L’informatique est alors arrivée et avec elle, des pointeuses en ligne, via une application sous Android ou iOS, venant ainsi respecter le renforcement de la loi sur le pointage en entreprise.
Le contrôle des horaires, du temps de travail et des accès sur le lieu de travail
Si l’obligation est faite à l’entreprise de pouvoir dire qui se trouve dans ses locaux à un moment donné, le système de surveillance des accès par le biais d’une pointeuse doit impérativement respecter le droit des salariés encadré par le RGPD et l’Autorité de protection des données (APD). Cet encadrement est ainsi un gage de sérieux qui permet de favoriser et de faire accepter un coût d'un système de pointage aux salariés sans que ceux-ci aient l’impression d’être surveillés.
Par conséquent, l’entreprise peut trouver des informations utiles sur le site de l’Autorité de protection des données (APD), qui l’aident à bien choisir sa pointeuse badgeuse numérique tout en étant en règle avec la législation.
Se mettre en conformité avec le RGPD
Souvent difficilement compréhensible par les entreprises, la notion de RGPD est aujourd’hui au centre des débats sur la sécurisation des données personnelles pouvant être parfois exposées à des tiers. Depuis le 25 mai 2018, validant la mise en place du règlement européen sur la sécurisation des données personnelles, l’entreprise en est aujourd’hui entièrement responsable. Chaque salarié a en effet le droit de lui demander ce qu’elle fait de ses éléments personnels, notamment ceux collectés par le biais d’une badgeuse électronique. Voilà pourquoi les logiciels de pointage et leurs applications sont tous en règle avec l’obligation de RGPD et appliquent ainsi les recommandations de l’Autorité de protection des données.
L’interdiction du suivi des déplacements au sein de l’entreprise et gestion des données
Avant tout, le système mis en place ne doit, en aucun cas, être utilisé aux fins de contrôle des déplacements des salariés dans l’entreprise. Il doit ainsi laisser la liberté de mouvement et de déplacement à chacun. Les informations collectées (heures d’arrivée, de départs, récupérations ou absences entre autres) ne peuvent être accessibles qu’à certaines personnes dans l’entreprise.
Les données collectées ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire. Les documents sociaux, dont ceux qui servent au suivi du temps de travail ou des absences, doivent en revanche être conservés pendant 5 ans.
Les prérequis avant l’installation d’une pointeuse badgeuse
La loi de pointage en entreprise impose une certaine transparence face aux salariés avant la mise en place de la pointeuse telle que l’information et la consultation des organes de concertation (conseil d’entreprise, comité pour la prévention et la protection au travail ou délégation syndicale) et l’information préalable des travailleurs. Le choix du matériel et de la méthode de collecte de ces données reste en revanche du seul choix de l’employeur.
Ainsi, les représentants du personnel au sein du conseil d’entreprise, du comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) ou de la délégation syndicale doivent être consultés. Ceux-ci valident les modalités de fonctionnement envisagées des appareils de contrôle du temps de présence des salariés et si s'assurent qu'elles respectent parfaitement le droit privé de chacun.
Il est également important de prendre en compte la façon dont la Direction de l’entreprise pense informer ses salariés de la mise en place de ce système de pointage. Le pointage relevant de l’organisation du travail décidée par l’employeur, les travailleurs ne peuvent en principe pas s’y opposer. Les seules raisons valables sont que le système retenu n’est pas conforme au RGPD ou que la pointeuse est biométrique et que son utilisation n’est pas justifiée par un accès à des zones de haute sécurité ou restreintes.
Qui dans l’entreprise gère le pointage du personnel ?
La loi désigne l’employeur en tant que responsable légal du pointage de ses salariés. Si c’est bien à lui de s’assurer du bon fonctionnement du logiciel et de son application dédiée dans le cas d’un pointage dématérialisé, il est aussi dans ses compétences de désigner des personnes qualifiées pour la gestion du pointage.
Celles-ci sont donc désignées pour collecter
- les données des temps de présence des salariés : - la présence sur site ; - le télétravail ; - les déplacements en clientèle ; - l’absence pour vacances annuelles ; - l’absence exceptionnelle autorisée ; - les heures de récupération de temps de travail ; - le repos compensatoire ; - les heures de délégation de personnel.
Ces tâches sont habituellement confiées aux salariés du service des Ressources humaines, plus particulièrement du gestionnaire de la paie qui pourra éventuellement transmettre certaines de ces informations à d’autres collègues après acceptation de la hiérarchie.
L’impact de la loi de pointage en entreprise : avantages et inconvénients
Chaque salarié doit être informé de l’enregistrement de ses temps de présence dans les locaux de l’entreprise, mais aussi de ses absences. La loi a donc un impact significatif sur l’employé. Celle-ci peut, de ce fait, être perçue comme une contrainte de devoir se justifier systématiquement, voire de se sentir surveillé par son employeur.
Il est alors bon de préciser que le pointage au travail permet de justifier que le salarié a bien effectué ses heures de présence contractuelles. Celles-ci ne peuvent être remises en cause par l’enregistrement effectué. C’est donc grâce à ce pointage que l’employeur ne peut réclamer des heures indues à son salarié, venant ainsi limiter certains conflits.
Le pointage et la loi associée protègent le salarié quant au nombre d’heures réalisées. Il assure :
- le respect des durées maximales du temps de travail ; - le déclenchement du paiement des calculer les heures supplémentaires ; - le paiement des heures complémentaires dans le cas d’un contrat de travail à temps partiel.
Il vient également certifier la prise de jours de congés ou de récupération ainsi que les journées de repos compensatoire qui sont automatiquement calculées par le logiciel de gestion du temps de travail.
Quels salariés sont concernés par la loi sur la gestion du temps de travail ?
La plupart des salariés sont concernés par la loi sur la gestion du temps de travail. Le personnel de direction ou de confiance échappe toutefois aux limites de durée du travail, et certains secteurs comme le transport routier ont leurs propres règles d’enregistrement du temps de travail (tachygraphe).
Les salariés aux horaires particuliers
Les personnels effectuant des horaires particuliers sont également concernés par le pointage. On y trouve ainsi :
- le travail de nuit ; - le temps partiel ; - les astreintes ; - les heures supplémentaires ; - les heures complémentaires.
Le logiciel de pointage est développé de façon à remettre très précisément la présence ou l’absence du salarié à un moment donné. Il calcule alors le dépassement du temps de travail contractuel et établit le nombre d’heures ouvrant droit, par exemple, à un repos compensatoire ou à des heures supplémentaires.
Le personnel de direction ou de confiance
Le personnel de direction ou de confiance n’est pas soumis aux limites de durée du travail fixées par la loi du 16 mars 1971 sur le travail. Un suivi de ses prestations reste toutefois utile, notamment pour le suivi des absences, des congés et de la charge de travail.
Les salariés en télétravail ou en déplacement professionnel
La présence d’une pointeuse sous forme de logiciel et d’application installée sur le téléphone ou la tablette permet à tout salarié de pointer même s’il est en télétravail à son domicile ou en déplacement professionnel. Cela lui ouvre ainsi les mêmes droits que ses collègues présents sur site. Il lui suffit de badger dès sa prise de fonction et de débadger lors de sa pause de midi ou à la fin de la journée. Attention, le temps de trajet entre le site de l’entreprise et le client ou le fournisseur est considéré comme du temps de travail. Le salarié doit alors être badgé avant son départ.
