Modèle de feuille de temps gratuit : 3 tableaux prêts à remplir

Un contrôle de l’inspection du travail, un salarié qui réclame soixante-dix heures supplémentaires, une paie qui ne tombe pas juste : dans les trois cas, la première question posée est la même. Où est le décompte des heures ? La plupart des dirigeants cherchent alors un modèle de feuille de temps gratuit, et tombent sur des fichiers vides, sans exemple chiffré, sans la moindre indication de ce qui doit réellement y figurer.

Ceux qui suivent sont remplis. Vous pouvez les copier tels quels dans Excel ou Google Sheets, écraser les données et travailler.

Que doit contenir une feuille de temps pour être valable ?

Le point de départ tient en une règle simple : dès que vos salariés ne travaillent pas tous selon le même horaire collectif affiché, vous devez décompter leurs heures individuellement. L’article D3171-8 du code du travail impose deux niveaux, un quotidien et un hebdomadaire : l’enregistrement, sous n’importe quelle forme, des heures de début et de fin de chaque période de travail, puis un récapitulatif hebdomadaire du nombre d’heures effectuées par chaque salarié.

Autrement dit, un total mensuel ne suffit pas. Il faut la trace du jour le jour.

Concrètement, une feuille de temps exploitable comporte :

• l’identité du salarié, son poste et sa durée contractuelle de référence
• la date de chaque journée travaillée
• l’heure d’arrivée et l’heure de départ de chaque période, coupures comprises
• la durée des pauses déduites du temps payé
• le total quotidien, puis le total hebdomadaire
• les absences et leur motif, congés payés, maladie, récupération

Ce qu’on oublie souvent, c’est la valeur juridique du document. L’article L3171-4 organise une charge de la preuve partagée : le salarié présente des éléments suffisamment précis, et c’est ensuite à l’employeur de fournir au juge les documents justifiant les horaires réellement effectués. Sans décompte, vous entrez dans le débat les mains vides. La Cour de justice de l’Union européenne a d’ailleurs jugé, dans son arrêt du 14 mai 2019, que les États membres devaient imposer aux employeurs un système objectif, fiable et accessible de mesure du temps de travail journalier.

Modèle de feuille de temps hebdomadaire, rempli

Voici le premier tableau. Il correspond à une semaine réelle de chef de rang dans une brasserie des Chartrons à Bordeaux, onze salariés, service midi et soir, base contractuelle 35 heures.

Salarié : Karim B. - Poste : chef de rang - Semaine 12, du lundi 16 au dimanche 22 mars 2026 - Référence : 35 h

Trente-neuf heures pour un contrat de trente-cinq : quatre heures supplémentaires sur la semaine, majorées à 25 % puisqu’elles se situent entre la 36e et la 43e heure, conformément à l’article L3121-36. Le détail du calcul figure dans notre article sur le calcul des heures supplémentaires.

Notez la ligne du vendredi. Départ à 01:00, donc le lendemain. C’est le piège classique des tableurs horeca : une soustraction naïve donne un résultat négatif et le total de la semaine part en vrille. La formule plus bas règle le problème.

Le récapitulatif mensuel qui alimente la paie

Le deuxième tableau agrège les semaines et sort les chiffres que votre gestionnaire de paie attend. Même salarié, mars 2026, avec un arrêt maladie d’une journée en semaine 13.

Cent cinquante heures et trois quarts travaillées, dont six heures et demie majorées. La colonne des absences reste séparée : ne la fondez jamais dans le total d’heures travaillées, sinon vous fabriquez un écart inexplicable entre votre feuille de temps et le bulletin de paie. Chez Shyfter, on voit souvent cette erreur-là chez les enseignes qui reprennent un fichier hérité du prédécesseur sans en relire la logique.

Le modèle d’équipe, pour suivre plusieurs salariés

Le troisième tableau sert au pilotage hebdomadaire. Il vient d’une supérette de Montreuil, sept personnes dont cinq à temps partiel, semaine 12 de mars 2026.

Neuf heures et demie au-dessus des contrats sur une seule semaine. Sur un mois, cela représente près de quarante heures non budgétées, soit l’équivalent d’un temps plein hebdomadaire supplémentaire. La ligne de Hugo D. mérite un arrêt : quatre heures complémentaires sur un contrat de 20 heures, c’est vingt pour cent de dépassement. Répété sur plusieurs mois, ce type d’écart peut ouvrir la voie à une requalification de la durée contractuelle. Le suivi ligne par ligne complète utilement le registre unique du personnel, qui, lui, ne dit rien des heures réellement faites.

Comment calculer les heures sans se tromper sur les pauses ?

Deux réglages suffisent à rendre le fichier fiable. D’abord le format des cellules : les colonnes d’arrivée, de départ et de pause en hh:mm, la colonne des heures travaillées en nombre à deux décimales. Ensuite les formules.

La fonction MOD est la clé. Elle ramène automatiquement un départ à 01:00 sur le bon créneau, sans test conditionnel, ce qui évite le résultat négatif du vendredi soir.

Reste la question qui produit le plus de rappels de salaire : quelles pauses déduire ? Une pause ne se déduit que si le salarié est réellement libre de vaquer à ses occupations. Le plongeur qui reste en cuisine, portable de service à la main, prêt à repartir si un car arrive, est à disposition de l’employeur : son temps compte comme du travail effectif. La règle des vingt minutes après six heures consécutives est un minimum légal, pas un forfait à appliquer mécaniquement à toute l’équipe. Nous détaillons les cas limites dans notre guide sur le temps de pause au travail.

Dans la pratique, appliquer trente minutes de pause à tout le monde par défaut est le raccourci qui coûte le plus cher en fin de contentieux.

Combien de temps faut-il conserver ces feuilles de temps ?

Un an. L’article D3171-16 du code du travail impose de tenir à la disposition de l’inspection du travail, pendant une année, les documents permettant de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié. Le suivi des salariés en forfait jours obéit à une durée plus longue, trois ans.

Un an, c’est le minimum réglementaire, pas le bon réflexe de gestion. Une demande de rappel de salaire devant le conseil de prud’hommes peut porter sur les trois années précédant la saisine. Autant garder trois ans de décomptes archivés.

L’absence de décompte n’est pas un simple manquement formel. L’article R3173-2 sanctionne la méconnaissance des règles de contrôle de la durée du travail par l’amende prévue pour les contraventions de quatrième classe, soit 750 euros, appliquée autant de fois qu’il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d’être sanctionnées. Pour une société, le montant est multiplié par cinq. Sur une équipe de sept, l’addition grimpe vite.

Le contexte de contrôle, lui, se durcit. Le réseau des Urssaf a engagé 34 287 actions de lutte contre le travail dissimulé en 2024, pour près de 1,6 milliard d’euros de redressements, en hausse de 34 % sur un an. Un décompte des heures absent ou reconstitué après coup est précisément le genre de faille qui transforme une visite de routine en procédure.

Quand le modèle gratuit ne suffit plus

Le tableur fonctionne très bien jusqu’à un certain point. Ce point arrive plus tôt qu’on ne le croit : autour de dix salariés, ou dès que les horaires changent en cours de semaine.

Notre retour du terrain est assez constant. Le fichier n’est pas rempli au jour le jour, il est reconstitué le dimanche soir, de mémoire, à partir du planning prévu plutôt que des heures réellement faites. Or le planning prévu et les heures réelles divergent toujours : un service qui s’étire, un remplacement de dernière minute, une fin de soirée à rallonge. Ce n’est plus un décompte, c’est une déclaration d’intention. Et devant un juge, elle ne pèse pas lourd.

L’autre limite est la double saisie. Les heures sont saisies une fois dans le tableur, une fois dans l’export destiné au comptable, avec les erreurs de recopie qui vont avec. Quand le pointage alimente directement le récapitulatif, cette étape disparaît : c’est ce que fait le pointage Shyfter, avec badgeuse sur tablette, code QR ou application mobile, et un décompte horodaté que personne ne réécrit après coup. Le même socle alimente ensuite la préparation de la paie, sans ressaisie. Si vous partez encore d’une feuille de pointage papier, la marche est plus courte que vous ne l’imaginez.

Envie de voir ce que donnent vos propres semaines dans un décompte automatisé ? Demandez une démo gratuite de Shyfter : on reprend un mois de vos plannings et on compare avec vos feuilles de temps actuelles.

Questions fréquentes

Un modèle de feuille de temps sur Excel est-il accepté par l’inspection du travail ?

Oui. Le code du travail n’impose aucun support particulier, il impose un décompte quotidien et un récapitulatif hebdomadaire. Un tableur remplit cette obligation tant que les données sont datées, nominatives et cohérentes avec les bulletins de paie. Le risque n’est pas le format, c’est la reconstitution après coup : un fichier rempli en fin de mois de mémoire ne pèse pas grand-chose devant un conseil de prud’hommes.

Faut-il faire signer la feuille de temps par le salarié ?

Aucun texte ne l’exige. Dans la pratique, une validation mensuelle par le salarié reste le meilleur réflexe : elle transforme un document interne en élément contradictoire et fait remonter les oublis pendant qu’ils sont encore corrigibles. Une signature électronique ou une validation dans une application de pointage suffit.

Les pauses doivent-elles apparaître sur la feuille de temps ?

Oui, dès qu’elles sont déduites du temps payé. Une pause pendant laquelle le salarié reste à disposition de l’employeur compte comme du temps de travail effectif et ne se déduit pas. C’est la distinction qui génère le plus de rappels de salaire : notez l’heure de début et de fin de chaque coupure plutôt qu’un forfait de trente minutes appliqué à toute l’équipe.

Combien de temps faut-il garder les feuilles de temps ?

Un an au titre de l’article D3171-16 pour les documents de décompte des heures, trois ans pour le suivi des salariés en forfait jours. Prudence toutefois : une demande de rappel de salaire devant les prud’hommes peut remonter sur les trois années précédant la saisine, donc archiver trois ans de décomptes protège mieux que le minimum réglementaire.