DPAE et Registre unique du personnel en grandes surfaces
En bref : En France, toute embauche en grande surface (CDI, CDD, temps partiel, étudiant) doit être précédée d'une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) auprès de l'URSSAF, au plus tard avant la prise de poste. Chaque salarié doit aussi être inscrit, dès son embauche, sur le registre unique du personnel du magasin. Ces deux obligations sont contrôlées par l'inspection du travail et l'URSSAF, avec des sanctions qui peuvent aller jusqu'au délit de travail dissimulé. Shyfter centralise les embauches, les contrats et les informations nécessaires pour vous aider à ne rien oublier.
Qu'est-ce que la DPAE
La déclaration préalable à l'embauche est la formalité par laquelle l'employeur informe l'URSSAF de toute embauche. Elle permet notamment l'immatriculation du salarié, son affiliation à l'assurance chômage et son inscription au service de prévention et de santé au travail. Pour les supermarchés, qui embauchent régulièrement des renforts, c'est une formalité quotidienne.
La DPAE se fait en ligne sur le site de l'URSSAF ou sur net-entreprises. Elle contient l'identification de l'employeur, l'identité du salarié, la date et l'heure d'embauche et la nature du contrat.
Quand la DPAE est-elle obligatoire en grande surface
Salariés en CDI et en CDD
Toute embauche donne lieu à une DPAE, quelle que soit la durée du contrat. Un CDD de deux jours pour l'inventaire demande sa déclaration comme un CDI.
Salariés en CDD de renfort
Chaque embauche en CDD de renfort, pour les fêtes ou une opération commerciale, doit être déclarée avant la prise de poste.
Étudiants salariés
Les étudiants sont des salariés comme les autres : même DPAE, même inscription au registre unique du personnel.
Intérimaires
Pour un intérimaire, c'est l'entreprise de travail temporaire, son employeur, qui effectue la DPAE. Le magasin utilisateur reste responsable des conditions de travail (durée du travail, repos, sécurité).
Cas particuliers
Un salarié qui revient chez vous après la fin d'un précédent contrat fait l'objet d'une nouvelle embauche, donc d'une nouvelle DPAE. Un stagiaire n'est pas un salarié : il ne fait pas l'objet d'une DPAE, mais il doit être inscrit dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
Délais et sanctions
Délais légaux
La DPAE doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard avant la prise de poste effective. L'employeur remet au salarié une preuve de la déclaration (accusé de réception ou mention dans le contrat écrit).
Sanctions administratives
L'absence de DPAE est sanctionnée par une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, par salarié concerné.
Travail dissimulé
Surtout, l'absence de DPAE peut caractériser le délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié, puni pour une personne physique de 3 ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende, avec redressement des cotisations et annulation possible des réductions de cotisations.
Périodes à risque
Les oublis surviennent surtout pendant les pics d'activité : fêtes de fin d'année, soldes, rentrée. C'est précisément quand le volume d'embauches est le plus élevé que la gestion manuelle atteint ses limites.
Le registre unique du personnel
Principe
Tout établissement qui emploie des salariés doit tenir un registre unique du personnel. Les salariés y sont inscrits dans l'ordre des embauches, au moment de leur arrivée, de façon indélébile.
Les mentions obligatoires
Pour chaque salarié, le registre indique notamment le nom et les prénoms, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi, la qualification, les dates d'entrée et de sortie, et le type de contrat (CDD, temps partiel, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation). Pour un salarié étranger soumis à autorisation de travail, le type et le numéro du titre autorisant le travail sont mentionnés.
Conservation et contrôle
Les mentions sont conservées 5 ans à compter du départ du salarié. Le registre est tenu à la disposition des représentants du personnel et de l'inspection du travail. Il peut être tenu sous forme dématérialisée, à condition de garantir l'intégrité des données. Un registre absent ou incomplet expose à une amende de 4e classe, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés.
Pour aller plus loin, consultez notre guide du registre unique du personnel.
Lien avec le pointage
Le registre unique du personnel recense les salariés, pas leurs heures. Lorsque vos salariés ne suivent pas tous le même horaire collectif, vous devez en plus décompter leur temps de travail chaque jour. Le pointage Shyfter enregistre les heures réelles de chaque service.
Comment Shyfter vous aide
Du planning à l'embauche
Quand vous ajoutez un nouveau salarié ou un renfort dans Shyfter, son profil réunit les informations utiles à la DPAE et au registre : identité, date de naissance, nationalité, poste, type et dates de contrat. Les embauches à déclarer apparaissent clairement, avec les dates de prise de poste. L'employeur reste toutefois responsable de la déclaration et de l'exactitude des informations transmises.
- Vous planifiez un nouveau renfort dans le planning
- Shyfter vérifie que son profil et son contrat sont complets
- Vous effectuez la DPAE avant la prise de poste via le module DPAE
- Le contrat et les informations du salarié restent archivés
Suivi et traçabilité
Chaque embauche est tracée avec son contrat et ses dates. En cas de contrôle, vous retrouvez en quelques secondes qui travaillait, depuis quand et avec quel contrat.
Gestion des changements
Un renfort annule avant sa prise de poste ? Vous le voyez immédiatement et pouvez annuler la déclaration et planifier un remplaçant, à déclarer à son tour.
Tableau de bord
Le tableau de bord vous montre les nouveaux arrivants de la semaine, les contrats qui se terminent et les profils incomplets. Les anomalies sont signalées en couleur.
Méthode pratique pour les grandes surfaces
Planification de la semaine
Le responsable de magasin construit le planning de la semaine suivante dans Shyfter, en général le jeudi ou le vendredi. Les nouveaux renforts sont identifiés et leurs embauches préparées dès la validation.
Gestion des remplacements
Quand un collaborateur est absent le samedi matin, le responsable cherche un remplaçant dans Shyfter. S'il s'agit d'une nouvelle embauche, le profil et la DPAE sont traités avant la prise de poste.
Le jour J
Chaque collaborateur pointe son arrivée via la badgeuse Shyfter. Les heures réelles sont enregistrées et comparées au planning.
Export et paie
En fin de mois, les heures travaillées sont exportées vers votre logiciel de paie ou votre expert-comptable via les intégrations Shyfter. La DSN mensuelle transmet ensuite les heures, les rémunérations et les fins de contrat.
Gestion multi-sites
Pour les groupes qui exploitent plusieurs magasins, chaque établissement tient son propre registre unique du personnel. Shyfter rattache chaque salarié au bon magasin et permet une vue consolidée au niveau du groupe.
FAQ
Que se passe-t-il si j'oublie une DPAE pour un renfort ?
Vous vous exposez à une pénalité administrative et, surtout, au risque de travail dissimulé. Si vous constatez l'oubli, régularisez immédiatement la déclaration. Shyfter vous aide à repérer les nouvelles embauches avant la prise de poste.
Puis-je faire une seule DPAE pour un salarié qui travaille chaque samedi ?
Oui, si vous l'embauchez avec un seul contrat qui couvre cette période, par exemple un CDI ou un CDD à temps partiel le samedi. Une DPAE correspond à une embauche, pas à un jour de travail. En revanche, si vous signez un nouveau contrat à chaque fois, chaque contrat est une nouvelle embauche à déclarer.
Le registre unique du personnel remplace-t-il la DPAE ?
Non. La DPAE informe l'URSSAF de l'embauche. Le registre unique du personnel recense, dans le magasin, l'ensemble des salariés. Ce sont deux obligations distinctes, qui s'ajoutent au décompte du temps de travail.
