Saison terrasse : adapter votre planning
En bref : L'ouverture de la terrasse au printemps, c'est 30 à 50% de couverts en plus du jour au lendemain. Le planning doit suivre : plus de serveurs, des barmans supplémentaires, une cuisine renforcée, le tout avec une météo imprévisible qui peut annuler un service complet. Ce guide couvre la montée en charge saisonnière, le recrutement anticipé, la gestion de la dépendance météo et l'optimisation du planning pendant la haute saison. Shyfter vous aide à adapter vos effectifs en quelques clics.
La terrasse : un accélérateur d'activité qui change tout
Un restaurant de 50 places assises en intérieur qui ouvre une terrasse de 30 places augmente sa capacité de 60%. Du jour au lendemain, il passe de 50 à 80 couverts potentiels. Le chiffre d'affaires peut bondir de 30 à 50% sur les mois d'été. Mais cette hausse ne se gère pas avec la même équipe.
L'ouverture de la terrasse impose un renforcement des effectifs à tous les niveaux : plus de serveurs pour couvrir les tables extérieures, un barman supplémentaire pour les apéritifs et les cocktails en terrasse, un renfort en cuisine pour absorber le volume supplémentaire, et parfois un runner supplémentaire pour faire la liaison entre la salle et la terrasse.
Le défi : cette montée en charge est progressive (les premières belles journées de mars/avril) puis massive (mai à septembre), avec une dépendance météo qui rend chaque journée incertaine.
Anticiper la montée en charge
Le calendrier type
- Mars : recrutement des extras et étudiants pour la saison. Constitution ou remise à jour du pool
- Avril : ouverture ponctuelle de la terrasse les beaux jours. Test des effectifs renforcés. Formation des nouveaux extras
- Mai-juin : terrasse ouverte en continu. Montée en charge complète. Les effectifs doivent être à leur maximum
- Juillet-août : pic de la saison. Vacances du personnel fixe à gérer en parallèle. Étudiants disponibles à temps plein
- Septembre : baisse progressive. Retour des étudiants en cours. Réduction des effectifs extras
- Octobre : fermeture de la terrasse. Retour aux effectifs normaux
Recruter avant la demande
L'erreur classique : attendre mai pour chercher des extras. À ce moment-là, tous les restaurants du quartier cherchent les mêmes profils. Les bons extras sont déjà pris. Commencez le recrutement en mars pour avoir un pool complet en avril.
Sources prioritaires pour le recrutement saisonnier :
- Vos extras de la saison précédente (rappelez-les en premier)
- Les étudiants qui terminent leur session d'examens en juin
- Les écoles hotelières en stage de fin d'année
- Les extras en CDD d'usage qui cherchent un complément pour l'été
Former avant le rush
Un extra qui débarque le premier samedi de beau temps sans connaître la carte, le plan de salle ou le système de caisse est un frein, pas un renfort. Prévoyez des sessions de formation en avril, avant le pic. Même 2 heures de briefing font la différence entre un extra opérationnel et un extra qui génère plus de travail qu'il n'en absorbe.
Gérer la dépendance météo
Le problème
La terrasse dépend de la météo. Un vendredi soir annonce à 25 degrés et ensoleille peut attirer 90 couverts. Le même vendredi sous la pluie, c'est 40 couverts en intérieur. La différence d'effectif nécessaire entre les deux scénarios est énorme : 12 personnes dans un cas, 7 dans l'autre.
Le planning doit intégrer cette incertitude. Vous ne pouvez pas planifier chaque semaine en espérant le beau temps, ni planifier pour la pluie et vous retrouver en sous-effectif quand le soleil brille.
La stratégie du plan A / plan B
Construisez deux scénarios pour chaque service :
- Plan A (beau temps, terrasse ouverte) : effectif renforce avec extras confirmés
- Plan B (mauvais temps, intérieur uniquement) : effectif de base, extras libérés
Confirmez le scénario la veille ou le matin même en fonction des prévisions météo. Cela suppose un pool d'extras qui accepte cette flexibilité et un système de communication rapide.
Les extras "en standby"
Certains extras peuvent être mis en standby : ils sont prévenus qu'ils travailleront peut-être, et la confirmation arrive la veille. Cette pratique n'est pas idéale (les extras préfèrent la certitude), mais elle est réaliste dans un contexte de dépendance météo. Compensez par une bonne relation : payez les extras en standby qui se libèrent pour rien, même si ce n'est pas obligatoire. C'est un investissement en fidélisation du pool.
Shyfter et la gestion des scénarios
Avec Shyfter, vous pouvez créer deux versions du planning (beau temps / mauvais temps) et activer l'une ou l'autre en un clic. Les extras concernés sont notifiés instantanément via l'application. Les déclarations DPAE ne sont générées que pour le scénario active, évitant les déclarations inutiles.
Adapter le planning par zone
Terrasse, salle, bar : trois zones, trois besoins
Pendant la saison terrasse, le restaurant fonctionne en trois zones distinctes :
- Terrasse : service rapide, boissons en volume, apéritifs et plats légers. Besoin de serveurs rapides et endurants (la terrasse, c'est des allers-retours plus longs qu'en salle)
- Salle intérieure : service classique, souvent moins charge qu'en hiver (les clients préfèrent la terrasse). Effectif réduit possible
- Bar : en été, le bar tourne à plein régime. Cocktails, bières, apéritifs en terrasse. Le barman est sous pression
Répartition des effectifs
Un jour de beau temps type pour un restaurant de 80 couverts (50 intérieur + 30 terrasse) :
- Terrasse : 2 serveurs + 1 commis/runner
- Salle : 2 serveurs
- Bar : 1 barman (2 en soirée)
- Cuisine : renfort d'un commis supplémentaire par rapport à l'hiver
Total : 8 à 9 en salle/terrasse/bar + 4 à 5 en cuisine. Contre 5 en salle + 3 en cuisine en hiver. La montée en charge est de 40 à 50% sur l'effectif total.
Les pics saisonniers au-delà de la terrasse
Les ponts et jours fériés de mai-juin
En France, mai est le mois des ponts : 1er mai, 8 mai, Ascension, lundi de Pentecôte. Chaque pont génère un afflux de clients, souvent en famille. Le planning doit prévoir un effectif de week-end sur ces jours "semaine" fériés. Les compensations des jours fériés travaillés (et le paiement double du 1er mai) alourdissent le coût salarial, mais le chiffre d'affaires compense largement.
Les événements estivaux
Festivals, concerts en plein air, braderies, fêtes de quartier : l'été est riche en événements qui drainent du monde. Si votre restaurant est situe pres d'un lieu d'événement, anticipez les pics. Un festival à 500 mètres du restaurant peut doubler votre affluence un soir de semaine.
Les vacances scolaires
Juillet et août voient affluer les touristes dans les zones touristiques et les habitants dans les quartiers residentiels. Le midi, les familles en vacances remplissent les terrasses. Le planning doit couvrir ces midis inhabituellement charges.
C'est aussi la période ou le personnel fixe part en vacances. Le planning doit concilier les congés de l'équipe fixe et le renforcement de l'équipe saisonnière. Règle pratique : ne laissez jamais plus de 20% de l'équipe fixe en vacances simultanément pendant la haute saison.
Le coût de la saison
Masse salariale en hausse
La saison terrasse augmente la masse salariale de 30 à 50%. Plus d'extras, plus d'heures supplémentaires, plus de compensations (jours fériés travaillés, heures de nuit en soirée). Ce coût supplémentaire doit être couvert par la hausse du chiffre d'affaires. Si ce n'est pas le cas, c'est que le planning est surdimensionné.
Ratio productivité à surveiller
Pendant la saison, surveillez le ratio masse salariale / chiffre d'affaires chaque semaine. L'objectif en restauration traditionnelle : rester entre 30 et 40%. Si le ratio dépasse 40%, vous avez trop de monde par rapport à l'activité. Si vous êtes sous 30%, vos équipes sont probablement en surcharge.
Optimiser avec les extras
Les extras permettent une flexibilité de coûts impossible avec une équipe 100% fixe. En période de beau temps, vous renforcez. En période de pluie, vous réduisez. Le coût salarial suit l'activité au lieu de rester fixe. C'est l'avantage structurel du modèle extras en restauration.
Préparer la descente de saison
Septembre-octobre : la transition
La fin de la saison terrasse est progressive. Les soirées raccourcissent, les températures baissent, les étudiants retournent en cours. Réduisez les effectifs extras graduellement, pas brutalement. Gardez les meilleurs profils pour les week-ends d'arrière-saison.
Retour d'expérience
A la fin de la saison, faites un bilan :
- Quels extras ont été les plus fiables et compétents ? (Re-engagez-les en priorité l'an prochain)
- Quels services étaient systématiquement en sur ou sous-effectif ?
- Quel à été le ratio masse salariale / CA mois par mois ?
- Quels jours de pluie ont cause des annulations coûteuses ?
Ces données, issues du pointage et du planning Shyfter, alimentent la planification de la saison suivante.
FAQ
De combien faut-il renforcer les effectifs pour la saison terrasse ?
En moyenne, prévoyez une augmentation de 30 à 50% de l'effectif total pendant la pleine saison (mai-septembre). Pour un restaurant de 50 couverts intérieurs qui ouvre 30 places en terrasse, cela signifie 3 à 4 personnes supplémentaires par service en salle/terrasse et 1 à 2 en cuisine. L'effectif exact dépend de la configuration de la terrasse (distance par rapport à la cuisine, nombre de tables) et du type de carte proposée en extérieur.
Comment gérer un planning quand la météo change à la dernière minute ?
Préparez deux scénarios de planning (beau temps / mauvais temps) et activez le bon la veille au soir ou le matin. Constituez un pool d'extras qui acceptent le fonctionnement "en standby" avec confirmation tardive. Avec Shyfter, vous basculez d'un scénario à l'autre en un clic et les extras sont notifiés instantanément via l'application. Les DPAE ne sont générées que pour le scénario active.
Quand faut-il commencer à recruter pour la saison estivale ?
Commencez en mars. C'est assez tôt pour avoir le choix et assez tard pour que les candidats aient de la visibilité sur leur disponibilité estivale. Rappelez d'abord vos extras de la saison précédente. Ensuite, contactez les écoles hotelières pour les stagiaires et étudiants. Prévoyez des sessions de formation en avril pour que les nouveaux extras soient opérationnels avant le rush de mai. En juin, les étudiants terminent leurs examens et deviennent disponibles à temps plein.
