Déclarations DPAE en CHR
En bref : Un restaurant qui fait appel à des extras le week-end peut générer des dizaines de DPAE par mois. Chaque déclaration doit être adressée à l'URSSAF avant la prise de poste, sous peine de sanctions pour travail dissimulé. Quand c'est fait manuellement, les oublis sont fréquents, surtout lors des remplacements de dernière minute. Shyfter relie la DPAE au planning : dès qu'un shift est confirmé pour une nouvelle embauche, la déclaration est envoyée automatiquement à l'URSSAF. L'employeur reste toutefois responsable de la déclaration et de l'exactitude des informations transmises.
Pourquoi les DPAE sont un casse-tête en restauration
La DPAE (déclaration préalable à l'embauche) est la formalité que tout employeur doit accomplir auprès de l'URSSAF avant de faire travailler un nouveau salarié. Pour un CDI, c'est une seule déclaration à l'embauche. Mais les extras sont souvent embauchés en CDD d'usage, mission par mission : chaque nouveau contrat est une nouvelle embauche, et donc une nouvelle DPAE.
Un restaurant qui fait appel à 5 extras le samedi et à 3 autres le dimanche, chacun sous un contrat distinct, doit faire 8 DPAE par week-end. Ajoutez les remplacements de dernière minute (un extra qui annule, un autre qui le remplace), et le volume explose.
Les obligations légales
Délai de déclaration
La DPAE peut être faite au plus tôt 8 jours avant l'embauche et doit l'être au plus tard juste avant la prise de poste. Pour un extra qui commence à 18h, la déclaration doit être faite avant 18h. En pratique, le plus tôt est le mieux : idéalement dès que le shift est confirmé dans le planning.
Une DPAE par embauche
- Salarié en CDI ou en CDD classique : une DPAE à l'embauche
- Extra en CDD d'usage : une DPAE pour chaque nouveau contrat, donc souvent pour chaque mission
- Saisonnier ou étudiant : une DPAE à chaque embauche, comme pour tout salarié
La DPAE est faite sur le site de l'URSSAF (net-entreprises.fr) ou via un logiciel connecté. Elle alimente aussi le registre unique du personnel, qui doit être tenu à jour dans chaque établissement.
Sanctions en cas d'oubli
L'absence de DPAE expose l'employeur à une pénalité administrative égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, par salarié non déclaré. Elle constitue aussi un élément du délit de travail dissimulé, puni jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende pour une personne physique. Lors d'un contrôle un samedi soir, chaque extra présent sans DPAE est une infraction distincte.
Le processus manuel et ses risques
Sans outil, le processus est le suivant : le gérant confirme un extra par téléphone ou SMS, note le nom et l'horaire, puis se connecte au site de l'URSSAF pour saisir la déclaration. Multiplié par 5 extras un samedi soir, avec un service à préparer en parallèle, les oublis sont inévitables.
Les erreurs les plus courantes :
- Oubli de déclaration pour un remplacement de dernière minute
- Déclaration faite après la prise de poste (hors délai)
- Contrat d'usage non signé ou non remis au salarié
- Heures du contrat qui ne correspondent pas aux heures travaillées
Comment Shyfter automatise les DPAE
Confirmation du shift = DPAE prête
Dans Shyfter, quand vous confirmez un shift pour un nouvel extra, un saisonnier ou une nouvelle recrue, la DPAE est générée à partir des données du salarié et du shift. Pas de formulaire à remplir deux fois, pas de risque d'oublier un remplaçant.
Modifications et annulations
Un extra qui annule ? Le shift est supprimé dans le planning et Shyfter vous rappelle d'annuler la déclaration correspondante. Un remplacement ? La DPAE du remplaçant est préparée au moment de la confirmation. Tout est tracé et horodaté.
Suivi des contrats d'usage
Pour les extras, Shyfter conserve l'historique des missions de chaque personne. Vous voyez en un coup d'œil qui revient très souvent, ce qui aide à repérer un besoin permanent qui justifierait plutôt un CDI.
Historique complet
Toutes les déclarations sont conservées avec leur horodatage, leur statut et le shift associé. En cas de contrôle, vous avez une trace complète et fiable.
DPAE et multi-restaurants
Si vous gérez plusieurs restaurants, un même extra peut travailler dans différents établissements au cours de la semaine. Si ces établissements relèvent de sociétés différentes, chacune est un employeur distinct et doit faire sa propre DPAE. Shyfter gère cette complexité : chaque déclaration est rattachée au bon SIRET.
FAQ, déclarations DPAE en restauration
Combien de DPAE un restaurant fait-il par mois ?
Cela dépend de votre recours aux extras. Un restaurant qui embauche 5 extras par week-end en CDD d'usage, mission par mission, fait au moins 40 déclarations par mois. Avec les remplacements, le volume augmente encore. L'automatisation n'est pas un luxe, c'est une nécessité.
Que se passe-t-il si un extra commence avant que la DPAE soit faite ?
Vous êtes en infraction. L'absence de DPAE est sanctionnée par une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti par salarié concerné et peut être qualifiée de travail dissimulé. Avec Shyfter, la DPAE est envoyée automatiquement à l'URSSAF dès la confirmation du shift, bien avant le début du service.
Faut-il une DPAE pour chaque mission d'un extra en CDD d'usage ?
Oui, dès lors que chaque mission fait l'objet d'un nouveau contrat de travail. Le contrat d'usage doit aussi être écrit et remis au salarié. Shyfter centralise les contrats et les déclarations, et transmet les heures à votre logiciel de paie ou votre expert-comptable.
