Planning de travail : comment gérer les demandes de congés et de jours de repos des employés ?

Une entreprise est dans l’obligation d’accorder des vacances annuelles et des jours de repos à ses travailleurs. Plus la structure est grande et les équipes nombreuses, plus la gestion des gérer les demandes de congés et gérer les absences des employés se transforme en véritable casse-tête. Un employeur doit à la fois satisfaire ses collaborateurs et répondre aux besoins opérationnels de sa société, notamment lors de périodes de surcroît d’activité. La complexification du système de congé et les différentes lois qui le régissent rendent plus difficiles le traitement des demandes et la création de plannings. L’utilisation d’un logiciel de gestion des congés et des absences est la solution pour établir des calendriers cohérents et assurer le bon fonctionnement d’une entreprise.

Comment créer un planning de congé ?

Le gestion de planning du personnel est un document papier ou numérique, qui contient les horaires de travail, les jours de repos et les périodes de congés d’un salarié. Il se présente généralement sous la forme d’un calendrier ou d’un tableau. Cet outil est nécessaire à l'organisation d’une entreprise et à la bonne gestion du personnel. Le planning peut être réalisé manuellement, à partir d’une application comme Excel ou de façon automatisée, en utilisant un logiciel RH en ligne.

Les étapes de la création de planning

Définir les besoins opérationnels de son entreprise

La première étape pour établir un planning de congé consiste à définir les besoins opérationnels de son entreprise. Selon le secteur, certains mois de l’année sont propices à un surcroît d’activité (saisonnalité, finalisation d’un projet). Il est nécessaire d’identifier ces périodes et d’anticiper ses besoins humains en conséquence pour éviter de manquer de main d'œuvre. Si vous faites face à des demandes de congés simultanés sur un créneau chargé, vous devrez prioriser la productivité de l’entreprise et vous assurer que vous disposez des ressources nécessaires. Veillez cependant à être équitable dans le traitement des demandes et à proposer des alternatives en respectant la politique de l’entreprise.

Établir une politique claire en matière de congés et de jours de repos

Avant la création des plannings, une entreprise doit définir sa politique concernant la prise de congé et de jours de repos de ses employés. Celle-ci doit contenir :

les modalités de la demande - les délai pour valider les congéss - les critères de priorité - les périodes durant lesquelles il ne sera pas possible de prendre des congés (surcroît d’activité).

Une fois établie, l’employeur devra veiller à ce que l’ensemble des salariés de la société en soient informés.

Le choix de la forme du planning du personnel

L’employeur est libre de choisir le format des plannings qu’il souhaite proposer à ses équipes. À lui de sélectionner la forme la plus adaptée à son entreprise entre une version papier ou numérique. L’important est que le document soit le plus clair possible pour éviter les erreurs d'interprétation qui pourraient engendrer des absences. L’avantage de concevoir ses plannings via un logiciel de gestion des congés est de permettre à ses employés d’accéder à tout instant à leurs calendriers. Les formats proposés par ces outils sont lisibles et facilement modulables en cas d’indisponibilité de dernière minute.

Les obligations légales de l’employeur en matière de vacances annuelles

Pour connaître les obligations de l’employeur en matière de vacances annuelles, il faut se référer à la législation belge sur les vacances annuelles et aux conventions collectives de travail (CCT) de votre commission paritaire. Un employeur a l’obligation d’accorder des jours de congés à ses employés selon les modalités définies par la loi. Tout travailleur a droit à des vacances annuelles, quel que soit son type de contrat (durée indéterminée, durée déterminée, intérim) ou son temps de travail (temps plein ou temps partiel), en fonction de ses prestations de l’année précédente.

Quand le travailleur peut-il prendre ses congés?

Les dates de vacances sont fixées collectivement par le conseil d’entreprise ou, à défaut, par accord avec la délégation syndicale ou avec les travailleurs. À défaut de décision collective, elles sont fixées par accord individuel entre l’employeur et le travailleur. Les vacances doivent en principe être prises au cours de l’année et, sauf exceptions (par exemple à la fin du contrat), elles ne peuvent pas être remplacées par un paiement.

Quelle est la durée légale des vacances annuelles?

Un travailleur à temps plein qui a travaillé toute l’année précédente a droit à 4 semaines de vacances annuelles, soit 20 jours en régime de 5 jours par semaine (24 jours en régime de 6 jours). Le nombre de jours est calculé sur les prestations de l’année précédente, appelée exercice de vacances. Pendant ses vacances, le travailleur perçoit un pécule de vacances : pour les employés, le pécule simple (maintien de la rémunération) et le double pécule sont versés par l’employeur ; pour les ouvriers, le pécule est versé par une caisse de vacances.

Les obligations légales de l’employeur en matière de temps de repos

Pour être légal, un planning doit respecter le temps de travail et de repos des travailleurs défini par la loi du 16 mars 1971 sur le travail et les CCT, soit :

en principe 8 heures de travail par jour et 38 heures par semaine en moyenne (avec des limites absolues de 11 heures par jour et 50 heures par semaine en cas de dérogation)
11 heures de repos consécutives entre deux journées de travail
un repos hebdomadaire, en principe le dimanche

Les horaires de travail doivent figurer dans le règlement de travail. Pour les travailleurs à temps partiel à horaire variable, l’horaire doit être communiqué à l’avance, et le Contrôle des lois sociales (SPF Emploi) veille au respect de ces règles.

Optimiser la gestion des demandes de congés et des jours de repos

Miser sur la communication et la flexibilité

Pour créer un faire un planning de congés satisfaisant pour le salarié et l’employeur, une entreprise doit encourager la communication et favoriser la flexibilité. Prendre en compte les souhaits de ses équipes permet de limiter les indisponibilités et les mécontentements. Faire preuve de flexibilité est aussi important pour répondre aux imprévus comme des urgences familiales ou des problèmes de santé. Vous pouvez proposer des arrangements comme le télétravail ou des horaires alternatifs lorsque cela est possible. Pour éviter les conflits et les modifications de dernière minute, encouragez vos collaborateurs à planifier et à communiquer leurs congés et jours de repos à l’avance. Cela vous permettra d’anticiper les difficultés d’organisation et de trouver des solutions alternatives si nécessaire.

Utiliser un logiciel de gestion du personnel

L’utilisation d’un logiciel de création de planning facilite la gestion de tous les types de congés (vacances annuelles, jours de récupération, incapacité de travail, congé parental) et des jours de repos. Les salariés disposent d’un espace personnel en ligne sur lequel ils peuvent directement envoyer leur demande de congés. Le responsable du service des ressources humaines est informé instantanément par notification et peut la traiter plus rapidement. L’employé gère ses demandes de façon plus autonome grâce à la visualisation d’un tableau de bord qui contient son solde de congé en temps réel. L’employeur peut suivre les congés de chacun de ses collaborateurs puisqu’il a accès à la totalité des plannings en ligne.

Un logiciel de gestion RH permet de traiter plus facilement les modifications de planning et les demandes de congés. Les démarches sont entièrement automatisées, ce qui limite le risque d’erreurs de saisie. L’outil génère des emploi du temps automatiquement et prend en compte les informations et les modifications indiquées par l’employeur.

Faire un suivi des congés sur l’année

Une fois les congés accordés, assurez-vous de faire un suivi et d'évaluer l'impact des absences sur l'organisation. L’objectif est de constater si vous avez géré correctement les demandes de congés et si les besoins opérationnels de l’entreprise ont été respectés. Cela peut inclure l’analyse des périodes de surcroît d’activité ou la collecte des impressions des salariés sur le terrain. Ces informations serviront à ajuster éventuellement la politique relative aux vacances annuelles et d'optimiser au mieux les plannings de travail. Passer par un logiciel de gestion du personnel permet de contrôler le taux d’absentéisme au sein de votre entreprise grâce à des rapports générés automatiquement à partir des informations transmises par le service RH.

Avant de se lancer dans la création des plannings de congés, une entreprise doit d’abord déterminer les besoins humains dont elle a besoin pour assurer sa productivité durant les périodes de baisse et de surcroît d’activité. Par la suite, il lui faudra définir une politique claire en matière de congés et de jours de repos. L’employeur à l'obligation de communiquer les règles établies à ses équipes, de façon claire et compréhensible pour éviter les erreurs d’interprétation. Il doit aussi respecter certaines obligations légales définies par la loi et les conventions collectives. Pour optimiser au mieux la gestion des demandes de congés et des absences de ses salariés, une société peut utiliser un logiciel de gestion RH. Ces outils ont l’avantage d’automatiser les demandes, de notifier les managers instantanément de modifications souhaitées par les salariés et de moduler les plannings sans faire d’erreurs. Ils permettent d'établir un suivi global de l’ensemble des congés accordés aux équipes et d’ajuster la politique de l’entreprise en cas de besoin.